Controle de estoque: o que é, exemplos e como fazer?

Estoque é um fator essencial para qualquer empresa que lide com produtos físicos, uma vez que é o seu bom gerenciamento que garante o atendimento aos clientes.

Portanto, saber como lidar com o estoque é fundamental para qualquer empresa, seja um pequeno negócio ou uma grande companhia da bolsa de valores .

O que é controle do estoque?

Controle de estoque é o processo de monitorar e gerenciar a quantidade, movimento e disponibilidade de produtos ou materiais em uma empresa.

Ele visa otimizar o fluxo de estoque, minimizar custos, evitar falta de produtos e garantir que a empresa atenda à demanda de maneira eficiente, contribuindo para o sucesso operacional e financeiro.

O que é estoque?

O conceito de estoque consiste nos produtos que estão sob a gestão de uma empresa. Esses produtos podem ser produtos já acabados ou inacabados (como insumos e peças que serão usados para fabricar produtos), podendo servir para a venda aos clientes ou para os processos internos da companhia.

Sendo assim, para buscar uma maior rentabilidade nas empresas, uma das formas mais eficazes é o bom controle do próprio estoque. Por isso, é fundamental entender o que é estoque e como organizá-lo.

Como funciona o controle de estoque?

O planejamento de estoque consiste em uma grande estratégia para empresas que querem melhorar seu desempenho e se diferenciar de seus competidores no longo prazo.

O controle de estoque envolve registrar e rastrear todos os itens armazenados, monitorando entradas, saídas e níveis de estoque atualizados. Isso é feito usando métodos manuais ou sistemas automatizados.

Com base nesses dados, a empresa pode tomar decisões informadas sobre compras, reabastecimento e gestão de estoque para otimizar operações e garantir uma boa margem operacional.

Para que serve o controle de estoque?

Ter uma ficha de controle de estoque serve para garantir que uma empresa tenha produtos ou materiais disponíveis na quantidade certa no momento certo.

Ele otimiza o uso de recursos, minimiza custos, evita falta ou excesso de estoque, atende à demanda dos clientes e contribui para a eficiência operacional e crescimento da receita bruta da companhia.

Para que serve o estoque?

A gestão de estoque tem diversas funcionalidades, e algumas empresas preferem possuir estoque demais do que lidar com a sua falta.

Existem, de fato, diversas justificativas para isso: primeiramente, um estoque protege a companhia dos efeitos da inflação (ou seja, o aumento dos preços do mercado).

Além disso, evita que haja algum tipo de imprevisibilidade com os fornecedores, que podem acabar atrasando entregas ou até mesmo cancelá-las.

Há, também, o benefício financeiro de comprar diversos produtos de uma vez só: geralmente, o preço por cada peça sairá mais barato do que se comprado em pequenos volumes.

Por fim, os custos com transporte, o tempo perdido e a gestão operacional tornam-se mais eficientes caso haja menos compras em maior volume. Isso é o que se chama de ganho de escala.

Isso permite que empresas gerenciem bem seus estoques, mantenham uma boa saúde financeira, cresçam e, com isso, distribuam muitos dividendos aos seus acionistas.

Qual a importância do controle de estoque?

O conceito de estoque é muito importante para o sucesso de um negócio, já que ele pode apontar as movimentações de compra dos clientes e onde o lucro será alcançado mais facilmente. Por isso, buscar o equilíbrio entre armazenagem, compras e entregas é fundamental.

Isso porque o controle de estoque de empresa tem um papel importante no fechamento de novas vendas. Com um estoque de mercadorias organizado, o cliente poderá ter acesso aos produtos de forma mais rápida, sem que o processo de venda e controle financeiro seja prejudicado.

Assim, as mercadorias com um alto giro dentro da empresa devem ter um acesso facilitado por parte dos funcionários e consequentemente dos clientes.

Como os processos dentro de uma empresa são dinâmicos, nem sempre uma mercadoria que possui alto giro atualmente vai continuar sendo vendida com a mesma frequência. Por isso, ter esse controle do estoque é importante para compreender o que pode ser aprimorado no processo de vendas e produção.

A partir desse controle, as estratégias vão se alterando para que a empresa entregue melhores resultados, focando naquilo que de fato será mais relevante na obtenção de lucros e reduzindo perdas e prejuízos.

Quais as vantagens do estoque de segurança?

Há, ainda, um conceito importantíssimo em empresas que lidam com produtos físicos: o de estoque de segurança, fundamental para a saúde financeira da empresa.

Não é possível que os administradores de uma companhia consigam prever exatamente a demanda de seus produtos. Por isso, muitos preferem trabalhar com uma quantidade a mais de seus produtos, permitindo assim que todos os seus clientes sejam atendidos.

É possível fazer esse controle para diminuir as chances de que a empresa não possa vender seus produtos aos clientes.

Isso pode ocorrer por diversos fatores. Por exemplo: quando há uma demanda maior do que a esperada ou quando o fornecedor atrasa suas entregas por alguma imprevisibilidade.

Assim, será possível evitar que falte os produtos na prateleira da empresa. Ainda que haja custos maiores pela estocagem dos materiais, o lucro maior proveniente desse planejamento de estoque costuma compensar os custos.

Vale a pena fazer controle de estoque?

De fato, fazer controle de estoque é fundamental para qualquer empresa, e toda companhia deve ter o cuidado em ter uma planilha de controle de estoque.

Ele permite otimizar o uso de recursos, evitar perdas financeiras devido a excesso ou falta de estoque, atender melhor aos clientes, tomar decisões informadas e, em última análise, aumentar a eficiência e o lucro operacional do negócio.

Vale a pena fazer estoque?

Muitos donos de negócios podem se perguntar se, diante dos prós e contras, vale a pena fazer estoque para seus empreendimentos.

Entretanto, existem vários fatores a considerar: qual é o tamanho do espaço disponível para estocar materiais? Qual o custo de ampliar esse espaço para caber mais estoque? A demanda dos produtos é imprevisível?

Há a possibilidade de fazer estoque de segurança e, com isso, garantir que os clientes serão atendidos com o que precisarem.

Por outro lado, esse estoque não deve ser tão volumoso ao ponto de gerar muitos custos para a empresa e inviabilizar o negócio no longo prazo.

Essa não é uma tarefa fácil, tanto que diversos fundos de ações avaliam bem as empresas de varejo para verificar se elas lidam bem com a estocagem de seus materiais e, portanto, se vale a pena investir em suas ações.

Portanto, manter um estoque apropriado é uma medida que muitas empresas tomam, garantindo assim que conseguirão manter suas operações mesmo que haja problemas ao longo da cadeia produtiva.

Como fazer controle de estoque? Passo a passo

Após saber a importância de fazer a gestão de estoque, é importante que isso seja finalmente colocado em prática. Os passos principais de como fazer um controle de estoque são:

• Fazer um inventário de estoque, por meio de uma tabela padronizada;
• Automatizar o controle de estoque, de modo que a tabela possa ser regulada a partir das entradas e saídas;
• Preparar os colaboradores com treinamento;
• Otimizar o estoque, adotando estratégias para aprimorar a rotatividade das mercadorias;
• Determinar a margem de perda;
• Fazer o cálculo dos custos de armazenamento;
• Buscar estratégias para vender as mercadorias paradas em estoque e reduzir prejuízos;
• Ficar atento à otimização do picking, ou seja, do processo de preparação dos pedidos a serem entregues.

De forma geral, esses são os principais passos de como fazer um controle de estoque. Por outro lado, existem diferentes metodologias de como isso pode ser feito, que varia de acordo com o tipo de empresa, suas necessidades e percepções da gestão.

Escolher o melhor método de controle de estoque precisa considerar alguns fatores importantes da empresa, como:

• Espaço físico disponível de armazenagem;
• Quais são os custos a serem otimizados;
• Quais são os desperdícios e prejuízos observados na empresa;
• Como está a organização dos itens comprados.

A partir disso, a empresa pode adotar algum dos métodos de controle de estoque, como os descritos a seguir.

O que é uma planilha de controle de estoque?

Uma planilha de controle de estoque é uma ferramenta digital que organiza e monitora informações sobre produtos em estoque, como quantidade, valores, datas de entrada e saída.

Ela funciona como uma planilha de gastos mensais, com valores que variam ao longo do mês. Ela ajuda as empresas a gerenciar estoques de maneira eficiente, prevenir problemas de falta ou excesso de produtos e otimizar operações.

Como fazer uma planilha de controle de estoque no Excel?

Para criar uma planilha de controle de estoque no Excel, siga estes passos:

1. Abra o Excel e crie um novo documento em branco.
2. Crie colunas para informações-chave, como nome do produto, código, quantidade, preço, data de entrada/saída, fornecedor, etc.
3. Insira os dados de estoque na planilha.
4. Use fórmulas para calcular totais, atualizar automaticamente e criar gráficos para análises visuais.
5. Formate a planilha para melhor legibilidade.
6. Salve o arquivo e mantenha-o atualizado regularmente.

Isso permite uma gestão eficaz do estoque usando o Excel, possibilitando um maior lucro líquido se feito com cuidado.

Exemplos de controle de estoque

Exemplos de estratégias de controle de estoque abrangem a contagem física regular para reconciliar registros e a adoção de softwares de gestão para monitoramento em tempo real.

Outras medidas importantes são a administração por lotes para priorizar produtos mais antigos, a análise de demanda baseada em dados históricos e o gerenciamento eficaz de fornecedores para garantir entregas pontuais.

5 principais métodos de controle de estoque

Alguns dos principais exemplos de controle de estoque podem ser descritos através de 5 métodos: PEPS, UEPS, Custo Médio, Just in Time e Curva ABC. Por isso, é importante que se entenda como cada um deles funciona, colocando em prática aquele que se encaixa melhor ao perfil da empresa.

1. PEPS

O método “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai” (PEPS) é um dos métodos de controle de estoque mais utilizados pelas empresas em geral. Seu funcionamento prático está associado à ordem cronológica de saída dos produtos e mercadorias.

Com o método PEPS, é possível reduzir os desperdícios de mercadorias, sobretudo em empresas que trabalham com produtos perecíveis. Ele considera não só a quantidade de itens, mas também a depreciação de valor desses itens.

Assim, tudo que chega primeiro ao estoque deverá ser colocado à frente na prioridade de vendas. Por isso, a reposição é realizada somente quando as mercadorias que já estão armazenadas tiverem um destino final determinado. Isso porque o próprio valor do produto tem uma tendência a diminuir com o passar do tempo.

2. UEPS

O método UEPS funciona de forma inversa ao PEPS e isso pode ser entendido a partir do seu nome: “Último a Entrar, Primeiro a Sair”.

Como a tendência dos produtos é ter uma desvalorização conforme o tempo passa, a ideia na utilização do UEPS é justamente priorizar a venda de itens com maior valor, em detrimento aos que já estavam em estoque.

No entanto, apesar de ser um dos principais métodos utilizados pelas empresas, geralmente não é o mais apropriado para os setores que trabalham com produtos perecíveis.

3. Custo Médio

O Custo Médio é um dos métodos de controle de estoque mais indicados para empresas que buscam uma simplicidade nos cálculos. Ele também é conhecido como Média Ponderada Móvel (MPM).

No Custo Médio são somados os preços dos produtos que se encontram em estoque e também o valor das mercadorias novas. A partir do resultado dessa soma, se divide pela quantidade total de produtos, registrando um preço médio de compra.

O custo médio servirá como base para o preço de venda praticado ao consumidor final para aquele item.

Vale destacar que os demais custos envolvidos na venda também podem ser considerados no preço final, como as obrigações tributárias, por exemplo. Com isso, é possível prever o lucro que será obtido quando todas as mercadorias em estoque forem vendidas.

4. Just in Time

O “Just in Time”, que traduzido para o português significa “No Tempo Certo”, é um dos métodos de controle de estoque mais recomendados para empresas que desejam diminuir os custos destinados à armazenagem.

Com o uso desse método, é possível manter um estoque mínimo necessário. Com isso, se reduz desperdícios, os processos se tornam mais efetivos, otimizados e padronizados. Nesse caso, pode ser necessário o uso de um sistema de gestão empresarial (ERP) para que o controle seja melhor realizado.

5. Curva ABC

A Curva ABC é um dos métodos que propõe um controle de estoque efetivo com mais informações sobre o giro das mercadorias. Ou seja, por meio da relevância de cada um dos produtos armazenados, há a possibilidade de otimizar a operação.

Alguns dos fatores considerados na Curva ABC são faturamento, lucratividade e giro. Assim, as mercadorias são colocadas em três tipos: A, B e C.

As mercadorias do tipo A são aquelas que representam 80% do valor do estoque e 20% da quantidade de produtos. No tipo B, essa distribuição é 15% do valor e 30% da quantidade. Enquanto no tipo C a divisão fica em 5% e 50%, respectivamente.

5 dicas para melhorar o controle de estoque

Para melhorar o controle de estoque, siga as 5 dicas abaixo:

1. Mantenha registros precisos: Documente todas as entradas e saídas de produtos de forma detalhada.
2. Utilize um sistema de gestão: Implemente um software de controle de estoque para automatizar tarefas e obter insights em tempo real.
3. Estabeleça políticas de reabastecimento: Defina níveis mínimos e máximos de estoque para evitar escassez ou excesso.
4. Faça inventários regulares: Realize auditorias periódicas para identificar discrepâncias e corrigi-las rapidamente.
5. Analise dados históricos: Utilize informações passadas para prever demandas futuras e otimizar o estoque.

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