A digitalização das atividades do RH é uma tendência inevitável e muito bem-vinda, pois aumenta a eficiência e a produtividade dos profissionais e aprimora a gestão de negócios de todos os portes. A mais recente iniciativa nesse sentido é o FGTS Digital, que mudará toda a gestão da arrecadação dos recursos do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço.

A data de implantação do novo sistema será divulgada ainda este ano, e as empresas terão alguns meses para ajustar seus processos internos – o governo montará inclusive um ambiente de testes, para que as empresas possam visualizar os dados reais e simular a emissão de guias pelo sistema.

Usando os dados declarados no eSocial, com o FGTS Digital as empresas poderão emitir suas guias de recolhimento com mais agilidade. Um dos recursos do novo sistema é a possibilidade de recolher várias competências em um mesmo documento, agilizando o trabalho do profissional do RH. Outra novidade é que processos como estorno, restituição, compensação e parcelamento de valores serão 100% digitais.

Esse é mais um passo importante para quebrar vários estereótipos que normalmente estão atrelados à imagem do RH e dos profissionais da área. A visão tradicional é daquele Departamento de Pessoal antigo, que depende de inúmeras planilhas para compartilhar as informações com o contador e tem dificuldade em fazer, por exemplo, a gestão de férias dos colaboradores ou a admissão de novos funcionários. Esse cenário, porém, mudou muito nos últimos anos.

A digitalização da sociedade e o avanço da tecnologia impulsionam o RH. Nesse sentido, iniciativas como o FGTS Digital mostram que o governo também está atento a essa oportunidade e enxerga possibilidades de melhoria em seus próprios controles. Para as empresas, esse também é um momento muito positivo.

Com a retomada dos negócios no pós-pandemia, já estamos vendo novos modelos de contratação, em regime híbrido ou remoto, e uma forte tendência de aumento da autonomia dos colaboradores. Soluções como a autogestão dos benefícios ou processos rápidos de onboarding a partir do aprendizado flexível e lifelong learning dão mais liberdade para que os colaboradores decidam como farão sua jornada na empresa – ao mesmo tempo em que atendem à necessidade dos negócios de capacitar rapidamente os times para novas demandas e processos.

Esse aumento da flexibilidade dos negócios e da autonomia das equipes se choca frontalmente com aquela imagem tradicional do RH como uma área engessada, cheia de processos manuais que são incompreensíveis para quem é de fora. O uso de tecnologia facilita a gestão da área, aproxima a realidade das obrigações trabalhistas da realidade do negócio e cria maneiras mais eficientes de fazer a gestão das empresas.

Um bom exemplo disso acontece com o próprio FGTS Digital. Utilizando as informações do eSocial como base de dados, o sistema evita duplicidade de informação e evita retrabalhos. Dessa forma, as empresas inserem os dados dos colaboradores em um único sistema do governo, que cuida de replicar essas informações para onde for necessário. Essa forma de trabalho também simplifica o cálculo de impostos e guias, já que parte de informações que a própria empresa informou anteriormente.

Além disso, como a nova plataforma vai substituir o processo via GFIP/Conectividade Social, também diminui a complexidade de lidar com as questões trabalhistas em razão de possíveis erros – já que o relacionamento da empresa com o FGTS passa a ser feito em um único lugar e com mais agilidade.

Hora da virada para o RH

A área de Recursos Humanos sempre foi essencial para o funcionamento de qualquer negócio. Seja pelas questões ligadas à motivação, engajamento e benefícios, seja pelo relacionamento com o governo e a emissão de guias e atendimento aos processos de controle criados pelas autoridades. Mas, normalmente, o RH é visto mais como um mal necessário do que como uma oportunidade estratégica.

O FGTS Digital pode ser um bom gatilho para acelerar uma mudança na visão tradicional sobre o RH. Afinal de contas, a possibilidade de dar mais produtividade e eficiência para as tarefas do setor abre espaço para que os profissionais usem seu tempo de maneira mais estratégica. Nos tempos 100% analógicos (felizmente já no passado), era inviável discutir qualquer coisa com o então Departamento de Pessoal no início de cada mês, porque todo o time estava concentrado em gerar a folha de pagamento e, a partir daí, cumprir todas as obrigações com o governo, emitindo diversos relatórios com informações parecidas para diversos órgãos estatais.

Nos últimos anos, esse processo vem sendo cada vez mais simplificado – inclusive com a ajuda de soluções de mercado que automatizam o fluxo de emissão de documentos. Com a LGPD, manter o controle, a segurança e a privacidade das informações se tornou ainda mais importante – e os profissionais de RH passaram a ser ainda mais relevantes como usuários desses dados e guardiões de informações estratégicas para o negócio.

Com o FGTS Digital trazendo um novo grau de automatização às relações com o governo, profissionais de RH que estiverem equipados com plataformas de gestão podem ampliar ainda mais os benefícios do uso de tecnologia. Com isso, podem dedicar mais tempo a propor melhorias na gestão, nos programas de benefícios e nas atividades do negócio, em vez de concentrar sua atenção em atender a demandas burocráticas, que são necessárias mas não agregam tanto valor para a empresa.

Este momento pode ser uma grande oportunidade para o RH aumentar sua importância estratégica no dia a dia dos negócios. Ou pode ser apenas mais uma adaptação às exigências de controle por parte do governo federal. Quem escolhe é você.

*Marcelo Furtado é administrador de empresas e cofundador e CEO da Convenia

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