Concentrar documentos, procedimentos internos e materiais de referência em um único lugar sempre foi um desafio para as empresas.

A chegada dos assistentes personalizados de inteligência artificial abriu uma nova possibilidade: reunir esse conhecimento em uma IA capaz de responder dúvidas, consultar arquivos e seguir instruções específicas da organização.

OpenAI, Google e Anthropic adotaram caminhos diferentes para atender essa demanda. Enquanto o ChatGPT aposta nos GPTs e nos Projects, o Google oferece os Gems dentro do Gemini.

Apesar de terem objetivos semelhantes, cada solução foi desenvolvida para um tipo de uso e apresenta vantagens distintas.

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GPTs: especialistas para tarefas específicas

Os GPTs são versões personalizadas do ChatGPT criadas para executar funções bem definidas. O usuário pode adicionar instruções permanentes, anexar documentos de referência e definir o comportamento do assistente sem precisar repetir o contexto a cada conversa.

Na prática, uma empresa pode criar um GPT exclusivo para responder dúvidas sobre recursos humanos, outro para revisar contratos e um terceiro voltado à produção de conteúdo. Cada um mantém instruções próprias e atua como um especialista naquele assunto.

O principal benefício está na padronização das respostas e na facilidade de compartilhamento entre equipes. Como limitação, os GPTs funcionam de maneira independente: cada assistente possui sua própria base de conhecimento e não compartilha automaticamente informações com outros.

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Gems: personalização integrada ao ecossistema Google

Os Gems seguem uma proposta semelhante, mas foram desenvolvidos para quem já utiliza o Gemini e o Google Workspace.

Além de definir instruções personalizadas, o usuário pode criar especialistas para diferentes atividades e aproveitar a integração com ferramentas como Google Docs, Gmail, Drive e Agenda.

Isso torna o recurso especialmente interessante para empresas cuja rotina acontece dentro do ecossistema do Google. Consultar documentos armazenados no Drive, resumir e-mails ou produzir conteúdos baseados em arquivos corporativos tende a ser um processo mais fluido.

Por outro lado, a flexibilidade para configurações avançadas ainda é mais limitada quando comparada às soluções oferecidas pela OpenAI.

Projects: contexto contínuo em vez de vários assistentes

Os Projects seguem uma lógica diferente. Em vez de criar diversos especialistas separados, a proposta é reunir arquivos, instruções, conversas e objetivos em um único espaço de trabalho.

Cada projeto preserva o contexto das interações, permitindo que a IA compreenda decisões tomadas anteriormente e utilize os mesmos documentos ao longo de diferentes conversas.

Esse formato funciona bem para equipes que desenvolvem campanhas de marketing, acompanham clientes, elaboram pesquisas ou executam projetos de longa duração, nos quais manter o histórico faz diferença.

A desvantagem é que o foco está na continuidade do trabalho, e não na criação de assistentes independentes para múltiplas áreas da empresa.

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Qual faz mais sentido para uma empresa?

A resposta depende da forma como o conhecimento corporativo está organizado.

Empresas que precisam criar especialistas para processos específicos tendem a aproveitar melhor os GPTs. Organizações fortemente integradas ao Google Workspace podem encontrar nos Gems uma alternativa mais natural para o dia a dia. Já equipes que trabalham continuamente sobre os mesmos documentos e projetos costumam se beneficiar mais dos Projects.

Independentemente da plataforma escolhida, a tendência é a mesma: transformar documentos, manuais e procedimentos internos em uma base de conhecimento acessível por linguagem natural.