Por que o planejamento informal ainda atrapalha grandes eventos

Por Márcio Acorci, CEO e cofundador da Wedy.

O mercado de eventos movimenta bilhões de reais todos os anos e acompanha mudanças profundas no comportamento do consumidor. As pessoas celebram mais, de formas diferentes e em momentos cada vez mais diversos da vida.

Casamentos, formaturas, aniversários, bodas e chás revelação fazem parte de uma jornada cada vez mais contínua, enquanto o consumidor se acostumou a serviços digitais, respostas rápidas, informações centralizadas e experiências personalizadas.

Ainda assim, quando decidem organizar um evento, muitas vezes encontram uma realidade baseada em planilhas, PDFs, cadernos e dezenas de conversas espalhadas pelo WhatsApp. Essa contradição ajuda a explicar por que um mercado tão relevante ainda avança tão lentamente em sua transformação digital.

A tecnologia resolveu a vitrine, mas esqueceu os bastidores

Na minha visão, o setor ficou estagnado porque, durante muito tempo, a tecnologia se concentrou na experiência final do consumidor. Criamos sites, convites digitais e novas experiências para o dia do evento, mas deixamos em segundo plano justamente a parte em que o mercado mais precisava evoluir: a gestão e a organização.

É ali que o setor realmente sangra. O profissional continua administrando orçamentos, fornecedores e cronogramas de maneira muito parecida com o que fazia 20 anos atrás, não necessariamente porque não queira mudar, mas porque faltavam ferramentas desenvolvidas a partir das dores reais de quem opera eventos todos os dias.

Também existe um fator humano nessa equação. Muitos profissionais estão há décadas no mercado e construíram negócios bem-sucedidos trabalhando de uma determinada maneira. Para quem conduz um evento de R$ 500 mil ou R$ 1 milhão, mudar processos no meio de uma operação complexa pode parecer arriscado demais. Além disso, os profissionais mais experientes são referências para todo o setor.

Quando a referência não muda, o mercado inteiro tende a permanecer igual.

O resultado é um setor em que o profissional de eventos vende e opera ao mesmo tempo, muitas vezes sem ferramentas adequadas para nenhuma das duas funções.

A venda pode envolver orçamentos feitos individualmente e acompanhamento baseado na memória. Na operação, informações ficam divididas entre planilhas, WhatsApp, e-mails e cadernos. Qualquer ruído pode se transformar em um problema no dia mais importante da vida de alguém.

Isso não é uma falha individual dos profissionais. É o reflexo de um mercado que historicamente se desenvolveu de maneira fragmentada e que também carece de regulamentação e padronização.

Enquanto isso, o consumidor avançou. A nova geração espera que a experiência de contratar e acompanhar profissionais de eventos seja tão simples quanto a de qualquer outro serviço digital.

O papel do assessor e dos demais profissionais do setor, portanto, não perdeu relevância. Pelo contrário. O que precisa mudar é o tempo que esses profissionais gastam com tarefas operacionais que poderiam ser automatizadas.

IA de verdade não é automação com nome novo

É nesse ponto que a discussão sobre inteligência artificial também precisa amadurecer.

Tem muita coisa sendo vendida como IA que é apenas automação com um nome novo. Um chatbot que responde a um orçamento ou uma ferramenta que resume uma reunião podem ser úteis, mas não representam, sozinhos, uma transformação estrutural.

Em pouco tempo, muitas dessas funcionalidades serão commodities. A transformação está no contexto.

No mercado de eventos, o dado mais valioso não é apenas saber o que uma pessoa contratou, mas entender por que tomou determinada decisão.

Por que escolheu um fornecedor em vez de outro? O que pesou: preço, estilo, disponibilidade, localização ou recomendação?

É esse contexto que permite fazer recomendações melhores, prever demandas e ajudar profissionais a vender de forma mais eficiente.

Na Wedy, mais de 1 milhão de celebrações já passaram pela plataforma e esse histórico ajuda a revelar uma realidade que o mercado ainda costuma ignorar: as pessoas não celebram apenas uma vez.

A jornada pode começar em um casamento e continuar em uma boda, no nascimento de um filho, em um aniversário ou em uma formatura. O mercado trata cada ocasião como uma categoria isolada, mas o consumidor não pensa necessariamente dessa forma.

Se o setor pudesse recomeçar do zero

Esse tipo de inteligência não se constrói simplesmente conectando uma API de IA. Depende de anos de operação e de dados reais sobre como as pessoas celebram e tomam decisões.

Se tivéssemos a oportunidade de redesenhar o setor do zero, algumas coisas deixariam de existir. O orçamento que demora dias para ser respondido e a informação de um evento espalhada em dez canais diferentes não são características inevitáveis do mercado. São sinais de atraso.

Também mudaria a forma como os profissionais são escolhidos. Um fornecedor, uma assessoria ou um espaço de eventos deveria ser avaliado pelo histórico real de entrega, pela reputação construída ao longo do tempo e por avaliações verificadas.

Esse é um movimento que pode valorizar tanto o consumidor quanto os bons profissionais do setor.

Nos próximos anos, acredito que três transformações devem ganhar força: a criação de ambientes capazes de concentrar diferentes etapas da jornada de celebração; a consolidação de marketplaces baseados em reputação e histórico real de entrega; e o uso de inteligência artificial com contexto, transformando anos de decisões em recomendações e previsões mais precisas.

Quem estiver dentro desses ambientes acumulará histórico, reputação e inteligência a cada novo evento.

Quem continuar operando exclusivamente no papel e no WhatsApp corre o risco de ficar invisível e competir apenas por preço.

A tecnologia não substitui o profissional, mas separa quem avança de quem fica para trás

A tecnologia não vai substituir o profissional de eventos. Mas o profissional que souber trabalhar com tecnologia terá uma vantagem cada vez maior sobre aquele que continuar fazendo tudo manualmente.

O Brasil celebra como poucos países no mundo e movimenta um mercado enorme. Ainda assim, é comum encontrar profissionais controlando eventos de centenas de milhares de reais em planilhas, cadernos e dezenas de conversas no WhatsApp.

Isso não precisa ser assim.

Se o consumidor já mudou e o mercado também mudou, não faz sentido continuarmos trabalhando como há 20 anos.