Trabalhar em equipe é bom, mas pode ser um transtorno. Nem todo mundo é organizado e às vezes falta colaboração por parte de membros do grupo. Há aplicativos, no entanto, que tornam as coisas bem mais fáceis – ajudam a organizar, criar e gerenciar documentos, “administrar” o pessoal e até continuar o trabalho, mesmo à distância. Selecionamos dez programas para isso, com versões para múltiplas plataformas – Windows, Mac, Linux, Android, iOS, Windows Phone e web. Eles têm as mais diversas funções e podem ser úteis em diferentes situações. Veja mais sobre eles na galeria a seguir.

Um dos principais apps quando o assunto é trabalho em equipe, o Dropbox não serve apenas para armazenar arquivos na nuvem. Os documentos e pastas guardados nele podem ser compartilhados entre os diferentes usuários, que acessam os diretórios, editam os itens e os devolvem. Assim, o trabalho pode ser continuado em outro computador ou mesmo smartphone ou tablet – o app é multiplataforma, com versões para Windows, Mac, Linux, Android, iOS e web. A grande desvantagem é o pouco espaço gratuito oferecido pelo serviço (apenas 2 GB). Esse disco virtual pode ser aumentado consideravelmente ao assinar um dos diversos planos – cada 100 GB extras custam 100 dólares . Há ainda planos para empresas, que dão até 250 licenças e “quanto espaço você quiser”.

Lar do consagrado Google Docs, o Google Drive é uma das ferramentas mais usadas para fazer a edição de textos, planilhas e apresentações em conjunto e via web. O uso maciço do serviço é justificado pela praticidade e pelos recursos apresentados: um documento é compartilhado com poucos cliques, e várias pessoas podem trabalhar nele ao mesmo tempo. Há inclusive integração com o Hangouts, para que os usuários conversem entre si. Quem não quiser depender do Google, pode contar com o Office Web Apps, da Microsoft – versões na nuvem do Word, do Excel e do PowerPoint. O forte dos aplicativos é a compatibilidade com os formatos de documento do Office “de mesa”. Além disso, todos eles apresentam interfaces parecidas com as das versões completas e contam com um recurso de compartilhamento e edição quase conjunta. Assim como no Google Drive, há espaço para armazenar os itens criados e editados nos web apps – 7 GB gratuitos do SkyDrive, contra 15 GB do concorrente.

Este editor de imagens para Windows, Mac, Android e iOS foge bastante do convencional. Ele serve para que você desenhe em cima das fotos, e pode ser usado tanto para brincar com os arquivos quanto para chamar atenção para um objeto ou detalhe em específico. Como é parte do Evernote, os arquivos podem ser salvos direto na “nuvem” do app e compartilhados facilmente. Um recurso interessante é o de anotações em PDFs, que funciona mais ou menos como o de edição de imagens. Os documentos são também facilmente salvos na nuvem do Evernote e compartilhados para feedback posterior, mas, nesse caso, por um preço – cerca de 13 reais. No entanto, dá para testar o recurso por 30 dias.

Acessar computadores remotamente pode ser incrivelmente útil na hora de trabalhar em equipe. E o programa mais conhecido nessa área é o TeamViewer. Com versões para Windows, Mac, Linux, Android, iOS e Windows Phone, o app permite acessar outras máquinas à distância com muita facilidade. Mas o foco vai além do acesso remoto, e pelo programa ainda dá para iniciar reuniões com outros usuários, quase como um “bate-papo”.

Uma alternativa interessante ao TeamViewer é o Screenhero, para Windows e Mac. Em vez de simplesmente dar acesso a outros computadores, oferece ainda um cursor extra ao usuário que está usando a máquina à distância. Dessa forma, duas pessoas podem trabalhar em conjunto, mesmo estando longe. Enquanto trabalham, as duas pessoas podem ainda conversar usando o chat que aparecerá no canto superior direito da tela. O aplicativo é tão fácil de usar quanto o TeamViewer, e requer apenas um cadastro rápido. Assim que adicionar outra pessoa à lista de “contatos”, basta apertar “Share Window” para compartilhar apenas a janela atual ou “Share Screen” para partilhar a tela inteira e dar mais liberdade.

Quase como uma “central” completa, o Flow é uma ótima ferramenta para gerenciar uma equipe. Pelo app, que pode ser acessado pela web ou instalado em um Mac ou aparelho com iOS, é possível compartilhar, delegar e discutir tarefas com qualquer pessoa adicionada, além, claro, de trocar mensagens. O funcionamento do aplicativo é relativamente simples. Uma pessoa cria a “central” e começa a convidar pessoas, como no Google Docs. Tarefas então começam a ser criadas, e podem ser distribuídas entre todos os membros da equipe. Elas ficam marcadas no calendário (“Upcoming”) , e é bem fácil monitorar o cumprimento de todas elas – e, se necessário cobrar os responsáveis por cada uma. O serviço pode ser testado gratuitamente por duas semanas, e depois é necessário assinar um plano (10 dólares por mês).

Em um grupo, uma boa forma de se “ter” uma ideia é partir de um brainstorming. Mas começar um não é tão fácil, embora haja apps como iBrainstorming, gratuito e para iPad. O aplicativo pode ser usado por até quatro pessoas ao mesmo tempo, e todas podem colocar e editar os post-its na tela, estabelecendo ligações entre eles até, quem sabe, chegar a uma boa ideia. A desvantagem do aplicativo é não poder ser usado realmente à distância. Os usuários precisam estar pelo menos na mesma rede Wi-Fi – é possível ainda fazer essa conexão por Bluetooth, se preferir. O iBrainstorming conta com um app “companheiro” para iPhones, no qual é possível apenas editar as anotações.

Comunicação é essencial no trabalho em equipe, e dois aplicativos bons para isso são o Google Hangouts e o Skype. O primeiro, mais recente, herdou a base de usuários do antigo Google Talk e traz basicamente as mesmas funções do antigo serviço. Ou seja, dá para bater papo por texto ou vídeo, inclusive entre diferentes plataformas – web, Android, iOS ou plugin para navegador. Como tenta ficar parecido com mensageiros para smartphones, como o WhatsApp, o aplicativo tem como desvantagem não deixar claro quem está online ou offline. Assim, dá a impressão de que as pessoas estão sempre disponíveis. O segundo programa é outro herdeiro, mas do finado MSN, embora já tivesse um bom número de usuários antes da aquisição pela Microsoft. O Skype tem versões para Windows, Mac, Linux, Android, iOS e WP, e permite trocar mensagens de texto, fazer chamadas com vídeo e ligações via VoIP – bem mais baratas do que por um telefone comum.