Eventos corporativos passam por transformação

Rio de Janeiro - As festas de arromba ficaram para trás. A moda agora é festa no apê, festa no gueto, misturando o mundo inteiro. De Erasmo Carlos a Latino e Ivete Sangalo, muita coisa mudou na MPB, assim como no mercado de eventos corporativos. As festas deram lugar a eventos que são o chamariz para ações de relacionamento, venda e geração de mídia. Com importância no mix de marketing crescendo, agora há mais planejamento e cobrança por resultado em meio a milhares de ações que buscam conquistar o consumidor.

Estima-se que as mil maiores empresas do Brasil realizem, cada uma, 270 eventos por ano em média, o que daria uma conta de 270 mil eventos realizados no país. Os principais estão voltados para o relacionamento externo (53%). Outra parte tem foco no público interno (26%) e é destinada à divulgação de metas e estratégias da empresa (18%), aponta pesquisa da Fanceschini Análise de Mercado encomendada pelo MPI – Meeting Professionals International. São festas fechadas, congressos, stand em feiras, treinamentos, convenções, viagens de incentivo, confraternização de final de ano, patrocínio de eventos culturais, esportivos e shows e coletiva de imprensa. O estudo obtido pelo Mundo do Marketing mostra uma grande evolução nos três últimos anos.

A maioria das empresas passou a ter um calendário (71%) e mais tempo para planejar o seu principal evento, passando de três para quatro meses. "O fato de ter um calendário indica maior planejamento e cuidado com os eventos", afirma Adélia Fanceschini, coordenadora da pesquisa. "Houve um crescimento e uma organização da estrutura de gestão de eventos nas maiores empresas", completa Elizabeth Wada, diretora do MPI no Brasil. "Ainda tem um longo caminho a ser percorrido, mas sem dúvida houve uma grande evolução. As empresas perceberam que, além da publicidade, os eventos também são responsáveis por fortalecer a marca e fidelizar clientes", ressalta Ricardo Buckup, vice-presidente de desenvolvimento setorial e eventos da Associação de Marketing Promocional.

Evento agora é estratégico

Até pouco tempo atrás, evento era sinônimo de festa e comemoração. Agora, é elemento importante de comunicação e alavanca negócios. "Não é relacionamento pelo relacionamento. É um relacionamento focado em negócios. Sendo interno ou externo, um evento hoje tem objetivo", constata Beth Wada. "O evento é uma parte importante do composto de marketing para garantir que as nossas marcas tenham um resultado excelente junto ao consumidor", atesta Thiago Ely, gerente de eventos da Ambev.

Com isso, as convenções de vendas e os lançamentos de produto viraram mega eventos. "Uma convenção era algo muito básico. Nos últimos anos, elas passaram a ser grandes momentos, com temática e show. Saíram das salas de hotéis e foram para lugares diferenciados", conta Andrea Galasso, sócia-diretora do Banco de Eventos. "No passado, o evento era comemoração pura e simplesmente. Depois passou por uma fase mais profissional, para fazer relacionamento com o trade. Agora, o que se vê são eventos de experiência com a marca. A tendência é fazer do evento uma ação de mídia", completa Adélia, sócia da Fanceschini.

O lançamento do novo Gol, produzido pelo Banco de Eventos, reuniu 10 mil pessoas ao mesmo tempo, entre imprensa, distribuidores, funcionários, políticos e fornecedores. "Foi um grande show que mostrou a história do automóvel", lembra Andrea. Muito mais frequentes entre as montadoras e a indústria farmacêutica, hoje, o modelo já é visto no setor alimentício, de bebidas, de telecom e de serviços. Grande parte são convenções de vendas, treinamento de equipe, motivacional e de lançamento de produtos. Mastercard, Redecard, Duracell, Always, Oral B, Pringles e Vivo têm demandado cada vez mais por estes serviços à agência Mix Brand Experience.

Evento estruturado

As empresas se especializaram nesta atividade. A estrutura da gestão de eventos está cada vez mais robusta, com 35% delas contando com mais de quatro funcionários. A Ambev exemplifica bem esta mudança. Há dois anos, a companhia criou a diretoria de eventos que conta hoje com quatro pessoas dividas por plataformas: Skol, Brahma e Antarctica, uma de futebol e outra de eventos proprietários, mais oito coordenadores regionais. Outro exemplo: Célio Ashcar, sócio-diretor da Mix Brand Experience, foi, em 2000, gerente de eventos da TV Globo. "Era uma coisa muito rara naquela época", pondera o executivo.

Antes, a estrutura de eventos da Ambev estava distribuída entre as marcas. Agora, o mercado exige um nível de especialização maior. "Isso traz um melhor planejamento. Você consegue ter tempo para poder montar o melhor para experiência da marca e para poder negociar com os produtores. A estrutura centralizada e especializada fez com que conseguíssemos melhorar muito o custo-benefício. O planejamento de eventos proprietários começa com seis meses de antecedência e envolve a equipe de eventos, da marca, de compras e da agência", explica Ely, da Ambev.

Os números mostram a relevância do segmento. Estima-se que as mil maiores empresas gastem juntas R$ 1 bilhão por ano na realização de seus eventos. O valor de investimento médio é de R$ 970 mil, com 22% dos principais eventos contando com verbas acima de R$ 1 milhão. Não é difícil chegar nesta conta ao sabermos que só a Ambev realiza e participa de cerca de três mil eventos por ano. Eles estão divididos em plataforma: Samba, com a marca Antarctica Pilsen; Surf, universidades, Skol Folia e eletrônica, com a Skol; Country, com a Brahma; e o futebol que abrange várias marcas do grupo. São eventos que passaram a ser uma experiência da marca com seus consumidores.

Evento como mídia

Só o Skol Folia, a plataforma voltada para eventos de axé, estima atingir 30 milhões de pessoas por ano. Os eventos com foco em mídia cresceram significativamente entre 2007 e 2009, segundo a pesquisa da Fanceschini. O que as marcas querem é extrapolar as fronteiras do evento. "A mídia não chega a 100% da população. Por isso é importante as marcas estarem presente nos eventos. Temos que fazer eventos de experiência de marca para atingir o nosso consumidor e queremos usar cada vez mais os eventos para se aproximar deles", ressalta Ely.

Um exemplo de como este modelo ganhou importância nas empresas é o envolvimento da área de compras.  "A partir do momento em que os orçamentos começaram a crescer, o departamento de compras entrou na negociação. É claro que isso ainda está no começo e todo mundo aprendendo, mas é um desafio grande porque a remuneração das agências tem sido cada vez mais exprimida", aponta Buckup, da Ampro e sócio-diretor da B2. Outra questão controversa é com relação ao planejamento. "Um dia, um cliente ligou no sábado pedindo uma coletiva de imprensa para terça-feira. Fizemos visita técnica no domingo e segunda-feira foi o tempo que tivemos para produzir", conta Andrea, do Banco de Eventos.

Rapidez, corte de custos e retorno sobre o investimento (Roi) fazem parte do novo momento do mercado de eventos corporativos. A tendência é que o tempo de planejamento seja curto. Antes havia uma programação para um grande evento com até dois anos de antecedência, o que não existe mais. Em um setor como o farmacêutico, quando um produto é aprovado, a empresa tem uma semana para fazer um evento. A experiência com a crise também mostrou aos profissionais que eles precisam ter um pouco mais de instrumento para demonstrar como o evento dá resultado. "Cada vez mais, os eventos estão sendo cobrados por resultado. Tem que mostrar o impacto dele na hora, de vendas, de experimentação e de geração de leads", garante Ashcar, da Mix.

Evento com Retorno sobre o Investimento

Ainda assim, trabalha-se mais na mensuração dos eventos que são estratégicos e já existe uma metodologia específica para isso. "Não é um investimento só financeiro. É um retorno comparado aos objetivos e às ações versus os resultados que a empresa espera alcançar com os eventos", explica Beth Wada, do MPI no Brasil. A metodologia prevê cinco passos que parecem simples para falar, mas difíceis de executar. A mais frequente mede a reação das pessoas com relação à satisfação do evento. "Todo mundo tem um questionário sobre isso. Esse é o básico do básico", adiciona Beth. O segundo passo é mensurar o aprendizado. Avaliar o quanto as pessoas aprenderam do que foi transmitido. A terceira avaliação é quanto foi aplicado do que foi apreendido. O quarto critério é o impacto no negócio. É como uma montadora que lançou um automóvel e mede as vendas de veículos, seguido do retorno financeiro de acordo com os objetivos traçados.

"Não posso ter um investimento se não garantir um resultado", atesta Thiago Ely, da Ambev, que já inclui o quinto estágio em sua mensuração, mas reconhece que ainda precisa evoluir. "O grande desafio é continuar tendo relevância, porque ainda há dicotomia do custo do evento em relação ao resultado que ele gera. Nem sempre mostrar o beneficio é uma coisa fácil. Sabemos quanto é o investimento, mas mostrar o beneficio é o desafio e ainda não vi nenhuma empresa conseguir isso, mas estamos dando os primeiros passos", reconhece.

Outra questão que precisa avançar é a da sustentabilidade. Em 2007, o tema não era nem citado entre as empresas. Hoje, até pela questão de custo, as companhias estão diminuindo o deslocamento e o tempo de duração dos eventos para gerar menos impacto no ambiente. "Há eventos que engajam as pessoas a descartarem na saída o material entregue que não será utilizado, como a própria pasta ou a sacola e o crachá que são encaminhados para reciclagem. Vai além do bloco reciclado", comenta Beth. E assim o oba oba das festas ficou para trás.

Veja outros dados:

- 270 mil eventos foram realizados em 2008 pelas mil maiores empresas do Brasil

- R$ 1 bilhão é a estimativa de gasto das mil maiores empresas

- 22% dos principais eventos contam com verbas acima de 1 milhão

- R$ 970 mil é o valor de investimento médio das empresas em eventos

- Os principais eventos são, na ordem: seminários, stand em feiras, treinamentos, convenções, coquetéis, viagens de incentivo, torneios esportivos, confraternização de fim de ano, participação em eventos patrocinados e coletiva de imprensa.

- Quantos funcionários organizam os eventos? 60% têm no máximo 3; 27% até 6; 8% até 9; e 6% mais de 10.

- 71% têm calendário de eventos

- 4 meses é o tempo médio para a organização de grandes eventos

- Festas fechadas para fazer relacionamentos são a maioria dos eventos. 69% das empresas fazem!

- 53% dos eventos estão voltados para o relacionamento externo

- 26% são voltados para o público interno

- 18% são destinados à divulgação de metas e estratégias da empresa

- 83% costumam mensurar os resultados dos eventos

- Objetivo dos eventos é para relacionamento, treinamento e geração de mídia espoentânea

Leia mais matérias sobre estratégias de marketing