Passo a passo: como criar um assistente de IA seguro com documentos da sua empresa

Consultar políticas internas, manuais, apresentações e outros documentos pode consumir tempo quando a informação está espalhada em diferentes arquivos. Uma alternativa é criar um assistente personalizado capaz de consultar esse material e responder perguntas a partir do conteúdo fornecido pelo usuário. Ferramentas como os GPTs do ChatGPT e os Gems do Gemini permitem fazer isso sem programação. O processo começa pela organização dos arquivos e termina com testes para verificar se as respostas estão de acordo com o material disponibilizado. 1. Escolha os documentos Antes de abrir qualquer ferramenta, selecione os arquivos que o assistente deverá consultar. Podem entrar nessa lista manuais, políticas, apresentações, procedimentos internos, catálogos ou materiais de treinamento. Vale fazer uma triagem. Documentos desatualizados, duplicados ou que contenham informações que não deveriam ser compartilhadas com um serviço de IA devem ficar de fora. 2. Defina a função do assistente O próximo passo é explicar qual será o trabalho da IA. Quanto mais específico for o objetivo, mais fácil será avaliar se as respostas estão adequadas. Um comando pode ser: “Você é um assistente interno da área de recursos humanos. Consulte os documentos fornecidos para responder às dúvidas dos funcionários. Quando a informação não estiver nos arquivos, diga que não encontrou a resposta.” A última orientação é especialmente importante. Ela reduz o risco de o assistente apresentar como fato uma informação que não aparece nos documentos. 3. Adicione os arquivos Nos GPTs do ChatGPT, é possível criar uma versão personalizada e adicionar arquivos como parte do conhecimento utilizado pelo assistente. No Gemini, os Gems também permitem configurar instruções e, dependendo dos recursos disponíveis na conta, utilizar arquivos como referência. Depois do upload, vale conferir quais documentos foram realmente adicionados e se estão atualizados. 4. Crie regras para as respostas O assistente pode receber instruções sobre como deve responder. É possível determinar, por exemplo, que ele seja objetivo, indique o documento usado como referência ou peça esclarecimentos quando a pergunta estiver ambígua. Uma regra útil seria: “Não invente informações. Baseie as respostas exclusivamente nos documentos fornecidos e informe quando não houver dados suficientes para responder.” 5. Faça perguntas de teste Antes de compartilhar o assistente com outras pessoas, teste situações reais. Pergunte algo cuja resposta esteja claramente nos documentos e depois faça uma pergunta para a qual não exista informação disponível. Também vale testar informações conflitantes ou perguntas formuladas de maneiras diferentes. O objetivo é descobrir se a IA mantém as regras estabelecidas ou começa a completar lacunas por conta própria. 6. Proteja informações confidenciais A segurança começa antes do upload. Documentos com dados pessoais, informações bancárias, senhas, segredos comerciais ou outras informações restritas exigem uma avaliação específica das políticas da empresa e da ferramenta utilizada. Também é importante controlar quem poderá acessar o assistente e seus arquivos. Um recurso criado para uma equipe não deve ser compartilhado publicamente por engano. Com esses cuidados, GPTs e Gems podem funcionar como uma espécie de ponto de consulta para documentos corporativos. O ganho está em reduzir o tempo gasto procurando informações, mantendo o usuário responsável pela conferência de conteúdos importantes antes de tomar decisões (Imagem gerada por IA)