Uma técnica simples e eficaz para conseguir cumprir prazos

Você tem dificuldade em terminar as suas tarefas no prazo? A lista de tarefas acumuladas está tão grande que você tem a sensação de que simplesmente nunca vai conseguir resolver tudo? A chamada Técnica Pomodoro pode te ajudar a sair desse ciclo vicioso e aumentar sua produtividade . Trata-se de uma ferramenta simples e eficaz para que você gerencie o seu tempo .

A técnica foi desenvolvida no final dos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, que procurava uma maneira de aumentar sua produtividade nos estudos nos primeiros anos de universidade.

Ele utilizou um timer daqueles de cozinha para organizar suas tarefas. O timer tinha o formato de um tomate (pomodoro, em italiano) e girava durante 25 minutos, emitindo um barulho forte ao final desse prazo. Nesse meio tempo, Cirillo se concentrava nas suas tarefas sem interrupções (mesmo!), mantendo-se 100% focado. Ao perceber os resultados, divulgou sua técnica em 1992.

Atualmente existem outros sites e aplicativos ( Tomato Time, Pomodoro Time, Pomodoro Keeper, Focus Keeper, etc.) que ajudam na aplicação dessa técnica e dispensam o timer de cozinha.

Como funciona

A técnica se baseia na ideia de que dividindo o nosso fluxo de trabalho em blocos de concentração intensa, conseguimos melhorar a agilidade do cérebro e estimular nosso foco. Em outras palavras, melhoramos nossa gestão do tempo e ficamos mais eficientes. Para colocá-la em prática você vai precisar de:

– Timer ou cronômetro para fazer contagem regressiva.

– uma planilha de tarefas (“to-do-tasks”).

– lápis e borracha.

Primeiramente você deve fazer uma lista de tarefas a serem desempenhadas durante o dia. Depois, basta dividir seu tempo em períodos de 25 minutos (chamados “pomodoros”) e trabalhar ininterruptamente em suas tarefas nesses períodos.

Quando o timer tocar (fim dos primeiros 25 minutos), faça um X nas tarefas concluídas ou anote o status de seu trabalho (50% concluído, por exemplo) e faça um breve intervalo de 5 minutos. Nessa pausa, aproveite para fazer outras coisas não relacionadas à tarefa (ir ao banheiro, ligar para um cliente, tomar um café, etc). A cada quatro ciclos, faça uma pausa maior (entre 15 e 30 minutos) para descansar.

Esses intervalos entres os pomodoros são fundamentais para “oxigenar o seu cérebro” e aumentar a agilidade mental. Vale lembrar que essas medidas de tempo são as sugeridas no método clássico, mas nada impede que você encontre o seu próprio equilíbrio e período de descanso ideal.

Quais os resultados

Os objetivos dessa técnica estão ligados a diminuição da ansiedade e aumento do foco e concentração nas tarefas, evitando tempo desperdiçado e distrações. Ao anotar no papel o que precisa ser feito, você consegue não só organizar melhor suas tarefas como também estabelecer metas para cada dia ou período de trabalho e e acompanhar seus resultados e avanços. Depois de alguns dias utilizando a técnica, você poderá notar alguns benefícios como:

1. Entender quanto tempo leva para realizar cada tipo de tarefa.

2. Entender o que te distrai recorrentemente.

3. Descobrir quais são as principais interrupções no seu trabalho.

A técnica pode ser usada para organização de diversas tarefas, como longos períodos de estudo (vários concurseiros pelo país adoram essa técnica), atividades a serem desempenhadas em um dia de trabalho, projetos que precisam ser terminados, atividades domésticas, dentre outras.

Você está gerenciando bem seu tempo? Descubra como anda a sua gestão do tempo fazendo as seguintes reflexões: Você estuda/trabalha até ficar cansado ou realiza intervalos com frequência? Antes de começar, você faz uma lista com as tarefas a serem desempenhadas ou vai lembrando de cabeça? Você sabe quais as principais causas de interrupção do seu trabalho?

Você estima o tempo que gastará com determinada atividade e depois consegue conferir se foi eficiente? Você trabalha bem na corrida contra o relógio? A pressão te faz produzir mais ou te atrapalha?

* Este artigo foi originalmente publicado pelo Na Prática, portal da Fundação Estudar

2. 1. Navegar na internet compulsivamente

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3. 2. Responder e-mails assim que eles chegam

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4. 3. Buscar energia nos alimentos errados

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O nível de glicose no seu sangue funciona como um pedal acelerador do seu cérebro: quando está baixo, você se sente cansado, lento e dispersivo; quando está alto, você consegue trabalhar a todo o vapor. A quantidade ideal da substância para otimizar o seu desempenho é 25 gramas.  O detalhe é que os efeitos da glicose para a sua produtividade podem variar muito de acordo com a fonte alimentar. Doces com açúcar refinado e refrigerantes, por exemplo, geram um salto de energia que dura apenas 20 minutos. Já aveia, arroz integral e outros alimentos com carboidratos complexos têm efeitos mais duradouros e, por isso, merecem ser priorizados.

5. 4. Apertar o botão “soneca” do despertador

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Ceder à tentação de ganhar mais alguns minutos de sono pela manhã pode parecer um “presente” que você dá a si mesmo. Mas esse hábito pode ter efeitos surpreendentemente negativos para o seu bem-estar durante o dia. Bradberry explica: o cérebro normalmente prepara o corpo para estar alerta na hora em que você costuma despertar. É por isso que muitas vezes acordamos um pouco antes do som do alarme. Quando você usa o botão “soneca” e volta a dormir, você perde esse “empurrãozinho” da natureza para acordar. Para ter manhãs mais produtivas, é melhor respeitar o primeiro alarme do relógio.

6. 5. Aceitar todos os convites de reunião

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Segundo Bradberry, executivos hiperprodutivos compartilham uma certa aversão a reuniões. “Eles as evitam ao máximo porque sabem que podem durar uma eternidade”, diz o especialista. Para não perder um tempo precioso do seu dia, é melhor ser bastante criterioso na hora de aceitar convites para esses encontros. Se de todas as maneiras for impossível fugir, a saída é lutar para que a conversa não extrapole demais a programação. De acordo com o especialista, as reuniões costumam ser muito mais interessantes e úteis quando precisam respeitar um horário rígido ou um limite claro para os temas a serem tratados.

7. 6. Trabalhar em modo “multitasking”

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Enquanto os especialistas ainda debatem se o multitasking é possível ou impossível neurologicamente, o fato é que fazer malabarismo com várias tarefas empobrece o seu desempenho, diz Bradberry. Isso porque pessoas bombardeadas por estímulos têm dificuldades de memorização e não conseguem prestar atenção suficiente no que estão fazendo. É mais produtivo e menos estressante começar uma atividade só depois de ter concluído a anterior.

8. 7. Sacrificar a execução em nome da “perfeição”

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Prezar pela qualidade da entrega é diferente de postergar indefinidamente o início de uma tarefa pela convicção de que ela ainda não foi bem planejada. O bloqueio causado pelo perfeccionismo aparece principalmente na hora de começar a atividade. O conselho Bradberry é não passar tempo demais diante de uma página em branco. Afinal, diz ele, não dá para melhorar o que ainda não foi feito, mas é possível aperfeiçoar o que você já começou.

9. Veja agora 7 hábitos matinais que todo profissional deveria ter

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O que você faz ao acordar?