Cinco mil trabalhadores em quatro continentes participaram de uma pesquisa realizada pela gigante de software australiana Atlassian sobre produtividade no ambiente de trabalho. As conclusões são aquelas que a maioria já suspeita: as reuniões são ineficazes na disseminação de informações, no estímulo à colaboração e na realização de tarefas em 72% dos casos. 

Isso significa que, em média, 3 em cada 4 reuniões realmente poderiam ter sido substituídas por um email. 

Leia também: Teoria Teal: Conheça a forma ousada de gerir da Netflix que inspira empresas no Brasil

A pesquisa também descobriu que um pequeno grupo de pessoas frequentemente controla a conversa, deixando de fora os participantes mais silenciosos que perdem a chance de contribuir. Em segundo lugar, as reuniões frequentemente não fazem os projetos avançarem. 77% dos respondentes disseram que todas as reuniões são para criar mais reuniões. A pesquisa também identificou um fenômeno chamado de "caos conversacional", que é quando uma reunião sem uma pauta sai dos trilhos e se desvia pela falta de foco.

Isso tem impacto na produtividade. Quase 4 em cada 5 (78%) dos respondentes da pesquisa afirmaram que têm dificuldade em concluir seu trabalho por causa da quantidade de reuniões às quais são obrigados a comparecer. Mais da metade disse que até mesmo têm que trabalhar horas extras alguns dias por semana especificamente por causa do "excesso de reuniões".

O problema não está concentrado em níveis hierárquicos mais baixos. Na verdade, 67% dos que estão no nível de diretor para cima relatam a necessidade de trabalhar horas extras. Em geral, mais de três quartos (76%) dos trabalhadores disseram à Atlassian que os dias cheios de reuniões os deixam totalmente exaustos.

Outro estudo recente feito pela universidade de Yale confirmou que as reuniões pelo Zoom falham em estimular a atividade cerebral da conexão pessoal, o que só reforça a epidemia persistente de fadiga do Zoom. Tendo em vista esse tipo de reclamação, algumas empresas, como a Shopify, estão lançando "dias sem reuniões" designados. No início do novo ano, a startup de fórmula infantil Bobbie cancelou todas as reuniões recorrentes em massa.

Nesse contexto,a Atlassian recomenda que, caso uma reunião de alinhamento tenha mesmo que ocorrer, o tempo estabelecido pode ser reduzido de 30 para 15 minutos, e uma pauta deve ser enviada previamente. Além disso, pode ser designado um facilitador que garanta que os tópicos sejam discutidos e todos participem do encontro.