São Paulo – Quinta feira à noite e você ainda está no trabalho, correndo para terminar o projeto que deve ser entregue na sexta às 9h. Soa familiar? Conseguir cumprir os prazos de projetos sem enlouquecer é um desafio, mas não é impossível.

Para ajudar nesta tarefa, EXAME.com conversou com o especialista em gestão de tempo Luciano Meira, diretor de conteúdo da FranklinCovey Brasil, que listou cinco dicas para ajudar quem não quer mais perder prazos. Confira abaixo:

Não negligencie a realidade

O primeiro passo para não atrasar compromissos é, segundo Meira, se comprometer apenas com aquilo que você sabe que vai conseguirá cumprir. “Não dá para negligenciar a realidade e assumir mais do que é possível em tempo hábil”, afirma.

Faça um planejamento semanal

O hábito de planejar sua semana com antecedência é pouco comum entre as pessoas, mas extremamente funcional, segundo o especialista. Para ele, a falta de um planejamento acaba levando a pessoa a postergar tarefas – que são acumuladas para a reta final, muito em cima de um prazo.

O planejamento pode ser feito com a ajuda de uma agenda, calendários de papel ou aplicativos e softwares. “Pessoalmente, eu uso o calendário do Microsoft Outlook, que me deixa organizado quanto aos meus eventos e tarefas”, sugere.

Não procrastine

Tarefas grandes ou complicadas podem desanimar qualquer um, mas é importante não procrastinar quando uma responsabilidade assusta. “A dica nesses casos é: comece. Escolha uma ação menor, mais simples e faça”, diz Meira. Ele explica que dar os primeiros passos (ainda que pequenos) incentiva as pessoas a dar novos passos.

Além da revisão semanal, o hábito de fazer um fechamento do dia pode ajudar a evitar procrastinação. “Fazer um levantamento do que já foi feito até então e do que não pode deixar de ser feito no dia seguinte, com metas claras, é essencial”, diz.

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Não engane o cérebro

O velho truque de colocar um prazo anterior para “enganar seu cérebro” e fazê-lo acreditar que algo é para quinta em vez de sexta, por exemplo, não funciona. “Não adianta”, diz o especialista. “Você sabe qual é o real prazo e, se não tomar cuidado, vai deixar tudo para a última hora contando com este dia “extra” que criou”.

Para o especialista, é importante que haja, sim, um planejamento que leve em consideração imprevistos, mas o “dia extra” é para o caso de incidentes e atrasos, não para você tentar (e falhar) mentir para si mesmo. Se o dia sobrar, ele pode servir para uma revisão do seu trabalho concluído. “Se você dormir e revisar o projeto finalizado no dia seguinte, terá uma mente mais crítica e pode melhorar o que já estava pronto”, afirma.

Tenha o equilíbrio como palavra de ordem

“Muita gente estica as horas no escritório achando que vai ter mais produtividade, mas acaba sendo o contrário”, relata Luciano. Tempo de lazer é essencial para o processo criativo e, de acordo com o especialista, uma pessoa que equilibra bem trabalho e vida pessoal vai agir melhor na hora de cumprir tarefas.

Esse equilíbrio pode ajudar até nos momentos de indecisão. Quem tem dificuldade para dar o próximo passo de um projeto vai se beneficiar de um tempo de lazer. “A mente equilibrada ajuda a exercitar coragem para tomar decisões”, explica o especialista.

Para os mais indecisos, é importante não ficar muito tempo adiando uma escolha: “É melhor fazer algo inicial quase como um rascunho que depois será aprimorado do que ficar horas empacado”, conclui.