Por que CFO e CHRO devem tratar juntos a contratação de autônomos*

A obrigatoriedade de emissão da Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) por profissionais liberais e autônomos que prestam serviços como pessoas físicas, prevista na regulamentação do Município de São Paulo e aplicável a partir de 1º de agosto, exige uma resposta coordenada entre as áreas de Finanças e Recursos Humanos.

Nos últimos anos, as empresas brasileiras se acostumaram a conviver com um volume cada vez maior de mudanças tributárias.

A Reforma Tributária lidera boa parte das discussões, enquanto novas obrigações acessórias entram em vigor em diferentes estados e municípios.

Neste cenário, é comum que alterações pontuais sejam tratadas apenas como mais uma exigência burocrática, delegada ao time fiscal e resolvida sem passar pela mesa da liderança.

Esse é justamente o risco dessa nova obrigação. Embora tenha natureza fiscal, seus impactos ultrapassam o departamento tributário e alcançam diretamente os processos de contratação, pagamentos, controles internos e governança corporativa.

Tratá-la apenas como mais uma adequação operacional pode gerar ineficiências, aumentar riscos de conformidade e criar custos desnecessários para a empresa.

Um problema que chegou pela porta fiscal, mas não é só fiscal

Até agora, a contratação de autônomos seguia um fluxo previsível: o pagamento era documentado por meio do Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA), permitindo que a empresa concentrasse praticamente todo o processo de formalização e recolhimento dos encargos.

Com a obrigatoriedade da NFS-e, o fluxo não é substituído, mas ampliado.

O RPA continua existindo; a diferença é que a emissão da NFS-e passa a integrar o processo e depende diretamente da atuação do próprio prestador de serviços.

No Município de São Paulo, caso o prestador que esteja sujeito à obrigatoriedade de emissão da NFS-e deixe de emiti-la, a empresa contratante deverá emitir a Nota Fiscal do Tomador de Serviços (NFTS), conforme previsto na regulamentação municipal, para regularizar a operação.

Uma rotina que antes permanecia concentrada na empresa passa a depender também da atuação do prestador de serviços, exigindo maior coordenação entre as áreas de folha de pagamento, fiscal, financeiro, compras e os gestores responsáveis pelas contratações.

Uma nova pauta nas demandas do CFO

O impacto financeiro sobre a contratação de prestadores de serviços pessoas físicas já existe hoje, independentemente da Reforma Tributária.

A contratação desses prestadores normalmente implica a incidência de contribuição previdenciária patronal de 20% sobre a remuneração, sem limite máximo de contribuição, diferentemente das contratações realizadas com pessoas jurídicas (CNPJ), em que essa obrigação, em regra, não recai sobre a contratante.

A partir de 2027, com a Reforma Tributária do Consumo, as prestações de serviços também passam a se sujeitar à incidência da CBS e do IBS.

Além do novo modelo de tributação, a apropriação dos créditos desses tributos pela empresa contratante, dependerá, entre outros requisitos legais, da correta emissão do documento fiscal. A ausência da NFS-e poderá comprometer esse aproveitamento de crédito e aumentar o custo efetivo da contratação.

Para o CFO, isso deixa de ser um detalhe operacional e passa a representar uma variável relevante para o fluxo de caixa, o planejamento tributário e a gestão financeira da Companhia, que precisa ser considerada antes que seus impactos apareçam no resultado.

Por isso, a emissão da NFS-e deixa de ser apenas uma obrigação acessória e passa a desempenhar papel estratégico na documentação das operações e na futura sistemática de apuração e creditamento do IBS e da CBS.

Um alinhamento importante com o CHRO

O que muitas empresas ainda não perceberam é que a contratação de prestadores de serviços pessoas físicas raramente está centralizada em uma única área.

Times de marketing, tecnologia, jurídico e operações contratam freelancers, consultores e outros profissionais diretamente, muitas vezes sem passar por um processo padronizado e organizado dentro de uma Companhia.

É nesse contexto que o CHRO assume um papel estratégico: não porque emitirá a nota fiscal, mas porque pode liderar, em conjunto com as demais áreas, a construção de uma política corporativa para a contratação desses profissionais, garantindo que toda a organização saiba identificar quando uma contratação está sujeita às exigências da regulamentação e atue de forma consistente.

Sem uma diretriz clara, cada área tende a adotar procedimentos próprios, fazendo com que a exposição operacional, tributária e de conformidade da empresa cresça de forma silenciosa.

As duas áreas devem agir em sinergia

Nem o CFO nem o CHRO serão responsáveis por emitir a NFS-e, calcular a contribuição previdenciária patronal ou revisar contratos individualmente.

Essas atividades continuarão a cargo das áreas fiscal, de folha de pagamento e jurídica, que detêm o conhecimento técnico para sua execução.

O papel da liderança é outro: estabelecer uma política corporativa para a contratação de prestadores de serviços pessoas físicas, definir critérios de aprovação para situações excepcionais e garantir que todas as áreas envolvidas conheçam o novo fluxo, compreendam suas responsabilidades e saibam identificar quando a contratação estiver sujeita às novas exigências.

Sem essa camada de governança corporativa, a empresa ficará refém da disciplina individual de cada gestor e o risco inicialmente tributário se transformará também em risco operacional, de conformidade e governança.

Por isso, quanto antes esse fluxo for estruturado, menores serão as chances de inconsistências, retrabalho e exposição durante a adaptação às novas regras.

O que fica de lição para os próximos meses

O impacto de uma nova regra já não pode ser medido apenas pela complexidade da legislação.

Em um ambiente tributário cada vez mais digital, as maiores consequências aparecem na operação diária das empresas e refletem diretamente na eficiência dos processos, na gestão financeira e na conformidade, muitas vezes antes mesmo de qualquer atuação do Fisco.

As organizações que tratarem essa mudança como pauta conjunta de CFO e CHRO, e não como uma tarefa isolada do fiscal, chegarão a 2027 com processos ajustados, equipes preparadas e melhores condições para atender às exigências da Reforma Tributária e aproveitar, quando cabível, os créditos decorrentes do novo modelo tributário.

As demais organizações tendem a perceber os impactos apenas quando eles já estiverem disseminados pela operação, exigindo correções mais complexas, maior esforço das equipes e custos que poderiam ter sido evitados.

Em um cenário de transformação tributária, a vantagem competitiva não estará apenas em conhecer a legislação, mas em preparar a organização para aplicá-la de forma integrada.

É justamente nessa convergência entre governança, pessoas e finanças que começa a construção da conformidade do futuro.

*Charles Gularte, sócio-diretor de contabilidade e relações institucionais da Contabilizei, maior escritório de contabilidade do Brasil.