O que muda para o RH com novas normas e adaptações

Por Silvana Fernandes*

Em novembro de 2021, foi publicado no Diário Oficial da União o Decreto 10.854, que regulamenta disposições da legislação trabalhista, reunindo mais de mil decretos em 15 dispositivos e instituiu o Programa Permanente de Consolidação, Simplificação e Desburocratização de Normas Trabalhistas Infralegais.

Em paralelo, também houve a publicação da Portaria 671, que consolidou normas na legislação sobre o controle de ponto eletrônico, vale-alimentação e refeição, entre outras normas.

Essas duas mudanças ocorreram a fim de simplificar o entendimento das normas, e representam uma atualização no sistema empresarial e nas leis trabalhistas. Alguns pontos levantados e consolidados pelo decreto e pela portaria são de extrema importância para empresas e funcionários.

Decreto 10.854/2021

O Decreto 10.854 visa organizar, estruturar e revisar os dispositivos infralegais relacionados ao direito do trabalhador. Por isso, empresas, trabalhadores, sindicatos de trabalhadores e profissionais do Direito devem encontrar mais clareza e transparência com relação ao arcabouço normativo relacionado ao direito trabalhista. Assim sendo, a expectativa do Governo é de que o Decreto 10.854 promova maior segurança jurídica para empresas e colaboradores.

Este decreto não altera nenhum termo disposto na Consolidação das Leis Trabalhistas, visto que a CLT é um texto com força de lei. Este apenas regulamenta institutos infralegais, ou seja, aqueles que estão abaixo da norma legal. Além disso, o decreto também reforça um direito constitucional, previsto em seu Art. 5º, Alínea 8, “Melhorar o ambiente de negócios, o aumento da competitividade e a eficiência do setor público, para a geração e a manutenção de empregos.”

O decreto busca promover o direito ao trabalho digno, além de segurança jurídica para empresas e colaboradores. Sendo assim, ele assegura o “Programa Permanente de Consolidação, Simplificação e Desburocratização de Normas Trabalhistas Infralegais” e visa garantir mais transparência na relação entre empresas e Ministério do Trabalho e Previdência. Isso será feito através de um ambiente único e digital, que será constantemente atualizado pelos órgãos governamentais responsáveis

Transformação Digital

O decreto inovou permitindo a substituição do livro de inspeção do trabalho, que antes era um caderno obrigatório nas empresas, e criou o Livro de Inspeção do Trabalho Eletrônico (eLIT). Esse documento não terá nenhum ônus para as empresas e deverá ser utilizado, inclusive, por profissionais liberais, instituições beneficentes, associações recreativas ou a outras instituições sem fins lucrativos que admitirem trabalhadores como empregados

O eLIT é de uso obrigatório por toda e qualquer empresa, independente de porte ou número de funcionários, pois configura o meio de comunicação oficial entre empresa e inspeção do trabalho

Com a chegada do eLIT, as empresas devem encontrar maior praticidade na documentação dos itens relacionados à inspeção do trabalho, pois tudo poderá ser feito de forma online. Essa iniciativa também demonstra que o Governo está disposto a contribuir com a Transformação Digital nas empresas.

A digitalização também chegou nas denúncias sobre irregularidades e dos pedidos de fiscalização trabalhista. Agora, esses pedidos poderão ser feitos por meio de canais eletrônicos, democratizando o acesso a esse tipo de iniciativa, e podem ser utilizados por: trabalhadores; órgãos e entidades públicas; entidades sindicais; entidades privadas; e outros interessados.

Além disso, os novos formatos de registro eletrônico do controle de jornada, como batidas por celular e aplicativos de mensagens, também demonstram a abertura à transformação digital nesse meio.

Portaria 671/2021

Esta é uma Portaria que consolida e revisa diversas normas trabalhistas infralegais e traz mudanças à legislação trabalhista e às relações de trabalho, mas principalmente a revisão das normas de fabricação e uso dos Sistemas Eletrônicos de Registro da Jornada de Trabalho. A Portaria 671 assegura maior clareza e liberdade por parte dos empregadores, e o uso da tecnologia em favor da empresa.

Quais mudanças as empresas devem esperar?

As mudanças realizadas facilitaram o entendimento da legislação, ainda assim, é importante ressaltar que empresas precisarão se adequar para não ficar para trás ou serem multadas.

Dos principais pontos levantados pelo decreto 10.854/21 frisamos:

Registro eletrônico do controle de jornada: regulamenta que empresas possam utilizar o meio tecnológico para fazer o registro de ponto. Com a publicação das duas novas normativas, foram estabelecidos três novos modelos de registro de ponto eletrônico, são eles: REP-P, REP-A e REP-C;

Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT)/Vale-alimentação: a partir de 2023, os colaboradores que recebem o benefício, poderão utilizá-lo em qualquer estabelecimento que aceite esse tipo de pagamento, não sendo necessário ser de uma rede credenciada. Ou seja, não terá limitação com relação à bandeira do cartão;

Vale-transporte: será utilizado apenas em meio coletivo público

Mudanças no Programa Empresa Cidadã: Este é um programa que se destina a prorrogação por sessenta dias a duração da licença-maternidade e por quinze dias, além dos cinco já estabelecidos, a duração da licença-paternidade. De acordo com o novo decreto, os direitos previstos no Programa Empresa Cidadã passam a ser garantidos em caso de parto antecipado (algo que não era previsto na lei original — lei nº 11.770).

Repouso Temporário e Repouso Semanal Remunerado

O RSR ou DSR não sofreu grandes alterações, o decreto prevê que o repouso semanal remunerado deverá coincidir, pelo menos uma vez no período máximo de sete semanas, com o domingo e o dia de repouso deverá ser previsto no contrato, segundo o Anexo 2.

Rais — Relação Anual de Informações Sociais

O Rais não passou por alterações significativas. Empresas citadas no artigo 148 são obrigadas a declarar a Rais, por meio do GDRais e a exigência de apresentação da Rais negativa não se aplica ao microempreendedor individual, o MEI. Ainda, a portaria reforça que empresas e empregadores já obrigados à prestação de informações ao eSocial,o farão exclusivamente pelo eSocial.

O que muda na legislação de Ponto Eletrônico?

Com o novo decreto foi determinado o uso do REP, um tipo de programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho. Com base nisso, foram definidos três tipos de registro eletrônico que podem ser utilizados, são eles

REP-P — Registrador Eletrônico de Ponto por Programa

Este é um novo modelo de ponto eletrônico, criado junto da Portaria 671. Ele diz respeito aos programas ou plataformas (softwares) de ponto que funcionam por meio de programas de tratamento de ponto e os coletores de marcações.

REP-A — Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo

Diferentemente do REP-P, este deve guardar as informações de registro de ponto fielmente, ou seja, nesse caso não é possível fazer alterações ou solicitações de ajuste. Outra característica é que ele não pode fazer restrição de horários de registro de ponto (nenhum controle de ponto pode fazer isso). Ele também precisa emitir o AFD e quando solicitado pelo auditor, esse documento precisa receber uma assinatura eletrônica que utilize um certificado digital válido.

REP-C — Registrador Eletrônico de Ponto Convencional

O REP-C é o Registrador Eletrônico de Ponto tradicional físico, o que conhecemos como Relógio Ponto. Este modelo ainda é permitido e segue sendo uma das alternativas mais seguras para o controle de registro de ponto.

Em comum em todos, a portaria determina que o comprovante de registro de ponto pode ser impresso ou em arquivo eletrônico. Nesse último caso, é preciso que o documento seja em PDF e assinado eletronicamente.

Benefícios para Trabalhadores e Empresas

O principal ponto será a maior transparência na interpretação das normas, agora, não é necessário saber de pelo menos 12 normas, estão todas em uma única. E maior segurança jurídica devido à centralização das normas em um único documento

Quais os caminhos para empresas lidarem com esses dois decretos?

Adequação. As empresas têm o prazo legal para adequar-se às novidades, sendo a Seção 4 do Capítulo 5 e o Capítulo 18, em 10 de fevereiro de 2022 e demais dispositivos, em 10 de dezembro de 2021. Para estarem em conformidade com estas novas determinações, é importante que os responsáveis pelo departamento de recursos humanos das organizações avaliem os principais pontos alterados.

Selecionar o melhor modelo de controle de ponto, que se ajuste ao modelo de trabalho e a realidade dos colaboradores, antes da data limite de adequação, é uma oportunidade de testar diferentes opções e entender qual é a melhor. O mesmo se aplica para as alterações em relação aos benefícios oferecidos.

*Silvana Fernandes é gerente de RH da Pontomais

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