Cinco slides são suficientes para mostrar a estratégia anual de TI. Capacidade de síntese e objetividade são duas fortes características de Rubens Nascimento Pinto, diretor de TI da Boehringer Ingelheim. A farmacêutica de origem alemã completou 50 anos no Brasil, onde mantém 1 100 funcionários, e produz medicamentos como o Anador e o Buscopan, fitoterápicos e a linha de adoçantes Finn.

Nascimento Pinto fez sua apresentação de cinco slides para 12 presidentes de subsidiárias da empresa em outubro. Ele deu o recado que pertendia. "O Brasil tem qualidade, é competitivo em TI, está alinhado com os negócios e é capaz de fazer mais com o mesmo", disse Nascimento Pinto.Como comprovar isso? Veja na entrevista concedida a Info CORPORATE.

Info CORPORATE - Uma das principais reclamações dos CIOs refere-se à complexidade do ambiente de TI. Como tornar a gestão mais simples?

RUBENS NASCIMENTO PINTO - A primeira lição é sempre falar a língua dos negócios e não a de informática. O comitê diretivo da empresa quer saber as mensagens principais. Ou seja, como estão os custos, como andam os principais projetos, quais são os temas de atenção e as medidas que devem ser tomadas. Apenas isso. Nas apresentações de TI não adianta colocar muito texto. A frase é "estamos entregando mais com o mesmo valor".Com isso solidificado, pode-se discutir os projetos com mais tranqüilidade. Não precisa descer aos níveis de detalhes, isso fica para depois, na conversa de planejamento com cada uma das áreas de negócio.

IC - O que importa, então, é uma visão de custos?

NASCIMENTO PINTO - O que importa é avaliar quanto se gasta com despesas gerais, depreciação, pessoal e mostrar que a decisão sobre os investimentos vai pesar nas despesas de longo prazo. Não há segredo, todo mundo entende essa linguagem. Assim se conquista o valor mais importante da TI, que é a confiança do cliente. Ele sabe que os custos estão sendo bem administrados e que o preço é justo. Precisamos mostrar, por exemplo, que do custo total de TI, a fábrica consome tanto por cento. Você está me pagando tanto e aqui está o retorno. Mostramos que quanto mais próxima a TI estiver da cadeia de valor da empresa, menores serão os custos e as despesas. E quanto mais próxima a TI estiver dos clientes - que são, no nosso caso, governo, médicos e farmácias -, maior tende a ser a nossa lucratividade. Em seguida, apontamos as principais iniciativas
nessas direções, mas só os nomes dos projetos, para caber tudo num slide. Se há um questionamento, basta mostrar a lista detalhada dos projetos e os principais impactos deles.

IC - Quais os indicadores principais da TI na Boehringer?

NASCIMENTO PINTO > Em TI, o principal indicador é o alinhamento estratégico. Dos custos internos, quase 70% estão direcionados a vendas e operações, o que significa que TI está totalmente alinhada com os objetivos do negócio. Simples. Outros indicadores que utilizamos na tecnologia são escopo, prazo e custo para avaliar e acompanhar todos os projetos. Meço quanto por cento concluí desses indicadores, com tolerância de 10% para cada, quando cabível. No caso de uma convenção médica, por exemplo, não há tolerância para o atraso na entrega de notebooks para os representantes da empresa.

IC - Como acontece esse alinhamento na prática?

NASCIMENTO PINTO - O alinhamento já existia como meta para os grandes projetos. Mas percebemos que há um gap no dia-a-dia, nas pequenas demandas que, se atendidas, trazem resultados no curto prazo. Da equipe de TI, que soma 29 pessoas, contando comigo, há um gerente para cada área que TI atende: a fábrica, o negócio de prescrição médica, onde estão as equipes que visitam os médicos; a força de vendas, que lida com o varejo e os distribuidores; e o ponto-de-venda, que são as farmácias. Nos projetos para a fábrica, por exemplo, a TI precisa ajudar a aumentar a eficiência, reduzir estoques e conter os custos das transações. Já na área de prescrição médica, que é orientada à inovação, é preciso estar sempre um passo à frente do mercado. Se as iniciativas de TI contribuem para esses objetivos, então estamos alinhados. O que falta agora é um apoio maior no ponto-de-venda, para contornar o problema dos medicamentos genéricos. A TI também tem de atuar junto ao farmacêutico e ao balconista para que eles tenham consciência dos diferenciais de nossos produtos. Há alguns projetos nesse sentido, como displays com campanhas informativas nas farmácias.

IC - De que forma a equipe de TI participa do dia-a-dia dos negócios na Boehringer?

NASCIMENTO PINTO - A TI deve abrir os ouvidos para as necessidades do cliente. Criamos um programa chamado Adote um Produto, pelo qual, há cerca de um ano, começamos a convidar pessoas de outras áreas para explicar suas atividades a todo o time de TI. Vieram os colegas de supply chain, marketing e o de farmacoeconomia. Depois, demos um passo adiante, que foi convidar os gerentes dos principais produtos da companhia, o Spiriva e o Micardis, para nos dizer como eles gostariam que TI os ajudassem. Esse programa tem feito a maior diferença. Numa dessas palestras, o gerente de produto disse que o sonho dele seria que dali a um mês, num congresso de pneumonologia, ele pudesse coletar uma pesquisa no local, para que uma semana depois o representante da Boehringer conseguisse levar a reposta até o médico. Não era um projeto orçado no budget anual, mas a gente fez acontecer. Um profissional de TI, que foi ao evento, coordenou o sistema que alimentou o CRM com os dados da pesquisa, coletados por uma empresa contratada. Em uma semana o médico foi visitado. Imagine replicar a ação para os 50 eventos médicos no Brasil dos quais participamos ou patrocinamos. São coisas simples, mas de grande eficácia. Basta estar junto.

IC - Que papel o Brasil exerce na TI mundial da companhia?

NASCIMENTO PINTO - A troca de informações com as equipes de TI dos outros países acontece em bases diárias. O Brasil é um centro global de desenvolvimento para CRM. Nossa contribuição foi encontrar uma solução móvel, de acesso completo em handheld, o que permitiu baixar os custos e viabilizar a solução para os países da América Latina. Hoje atendemos também a África do Sul com esse sistema, e os custos devem baixar ainda mais com a troca dos dispositivos por um modelo novo de notebook leve da HP. A plataforma de CRM Siebel é padrão, como determina a Alemanha, outro centro para CRM. Só que o Brasil é mais competitivo, tanto em mão-de-obra quanto em tecnologias de telecomunicações e serviços de consultoria. O nosso custo representa cerca de metade do da Alemanha e é um terço menor em relação ao da Itália, o terceiro centro de desenvolvimento em CRM.

IC - Qual é seu grau de autonomia em termos globais?

NASCIMENTO PINTO - Embora existam procedimentos globais, tanto em aplicativos quanto em infra-estrutura não há uma imposição, do tipo é assim e pronto. Se há uma razão importante para trocar uma solução, que torne o processo mais competitivo, temos autonomia para tomar a decisão, sem problema algum. Numa visita à fábrica, recentemente, uma análise mostrou que o gasto com depreciação subiria após a adoção de um novo processo, controlado por um sistema internacional complexo. Com a oportunidade de utilizar uma outra solução, conseguiremos economizar cerca de 300 mil reais por ano. Uma das missões da TI é checar se a área usuária está gastando de forma adequada seus recursos.

IC - Existe na companhia uma metodologia ou ferramenta específica para controle da estratégia?

NASCIMENTO PINTO - Trabalhamos com metodologias de sistemas, como Itil (IT Infrastructure Library) e PMO (Project Management Office), mas não para estratégia de negócios. O que existe são objetivos de negócio até 2010 e os indicadores para atingi-los. As metas financeiras e as métricas são discutidas com a diretoria, na reunião de planejamento anual, que define os projetos de TI para os próximos 18 meses. Depois, a cada três meses há uma reunião para acompanhar somente os principais projetos. Dentro da TI, a cada 15 dias o comitê de gestão se encontra, e a cada dois meses há uma reunião para tratar da estratégia. O controle é feito em Excel e PowerPoint, pois não vejo necessidade para outras ferramentas. Na intranet os diretores podem acessar o status e os detalhes dos projetos dos quais são líderes; o co-líder é alguém de TI. Agora estamos rediscutindo os indicadores de TI para associá-los às metas globais da empresa. Se o Spiriva e o Micardis são os alvos da companhia, a TI deve responder o que vem fazendo nos últimos meses com foco nesses medicamentos.

IC - Esses indicadores são aplicados para terceiros?

NASCIMENTO PINTO - Ainda não conseguimos alcançar isso. Temos formas de controlar os serviços, mas não os KPI (Key Performance Indicators). Na prática, há procedimentos formais que ajudam a verificar se o resultado é o que se pediu. Toda compra passa por uma especificação funcional, que é assinada pelo cliente, que é o líder do projeto, e por TI. Cada etapa do projeto tem documentos minuciosos que descrevem como deve ser feito. O pedido sai detalhado, como se fosse um PMO, o que facilita o controle. A equipe de 29 pessoas é relativamente pequena para atender 1 100 usuários. Então, trabalhamos com vários parceiros, sendo os principais HP, Oracle, Infor, Stefanini e Cognos. Mas estou fazendo uma planilha para mapear os fornecedores que atendam bem o setor de farma. Se não, aparece um que faz um serviço mais ou menos, depois coloca o nome da Boehringer como referência. Gostaria de dividir com ele esse ônus.O CIO deve ter consciência de que precisa conhecer os fornecedores principais e os potenciais e não só chamá-los na empresa. Temos de ir até eles, saber o que mudou, quais são as novidades. Se conseguirmos fazer isso seremos mais competentes.

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