A inteligência artificial (IA) já faz parte de várias etapas do fluxo trabalho, inclusive das reuniões. Em vez de depender de alguém para anotar decisões em tempo real ou de confiar na memória de quem participou, agora existem ferramentas que transcrevem reuniões de forma automática, com identificação de quem falou, resumo dos pontos discutidos e até uma lista de tarefas que ficaram pendentes.

Como funciona a transcrição de reuniões por IA?

As principais plataformas de transcrição de reunião com IA funcionam de forma semelhante, em que o usuário conecta seu calendário (Google Calendar ou Outlook) a elas e o sistema passa a acompanhar as reuniões agendadas.

Quando a chamada começa no Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams, a IA entra na sala como participante virtual (no modelo de bot) ou captura o áudio do próprio computador, transcreve o conteúdo, separa os trechos por pessoa, gera um resumo estruturado e entrega o material em poucos minutos após o encerramento.

Principais plataformas de transcrição de reunião por IA

Quatro opções concentram a maior parte dos usuários no mercado de assistentes de reunião com IA: Fathom, Fireflies.ai, Granola e Otter.ai.

Fathom

É o plano gratuito mais completo do mercado em 2026 para uso individual, que permite gravações e transcrições ilimitadas, sem limite de tempo por reunião. A plataforma funciona como um bot que entra na chamada do Zoom, Google Meet ou Teams após o usuário conectar seu calendário.

A transcrição vem acompanhada de separação por orador, e o usuário pode marcar trechos importantes durante a reunião com cliques em botões como "tarefa" ou "insight" em um painel flutuante na tela. Após o encerramento, o Fathom gera um resumo com os pontos discutidos e as decisões tomadas.

A limitação do plano gratuito está nos resumos avançados por IA, restritos a cinco por mês. Quem precisa de mais resumos estruturados ou de integrações com CRMs como HubSpot e Salesforce deve migrar para os planos pagos, que partem de US$ 15 ao mês (cobrança individual e anual) ou US$ 19 mês no plano mensal individual.

Fireflies.ai

O Fireflies.ai é voltado para equipes que precisam da transcrição combinada com análise das conversas. A plataforma adiciona um bot chamado "Fred" às reuniões, que grava e transcreve o conteúdo com suporte a mais de 100 idiomas.

O diferencial do Fireflies está na camada de inteligência sobre os dados. A plataforma analisa o tempo de fala de cada participante, rastreia palavras-chave, identifica o tom das falas e gera listas de tarefas sincronizadas com apps de gestão como Asana, Trello e Jira.

A busca semântica permite localizar trechos específicos em reuniões arquivadas, e o recurso AskFred responde a perguntas em linguagem natural sobre o que foi discutido — algo como "o que ficou decidido sobre o orçamento?".

As integrações com CRMs como Salesforce e HubSpot fazem do Fireflies a opção mais usada por times de vendas e atendimento que precisam alimentar registros de clientes após cada ligação. Os planos seguem o modelo por usuário:

• Free: transcrições limitadas, 800 minutos de armazenamento;
• Pro: US$ 10/usuário/mês (anual) ou US$ 18/mês (mensal), com transcrições ilimitadas e 8 mil minutos de armazenamento;
• Business: US$ 19/usuário/mês (anual) ou US$ 29/mês (mensal), com gravação de vídeo, análise de conversas e integrações completas de CRM.

Granola

O Granola adota uma abordagem diferente das demais plataformas. Em vez de adicionar um bot visível à chamada, ele funciona como um app de desktop (disponível para macOS e Windows) que captura o áudio do sistema em segundo plano. Com isso, nenhum participante extra aparece na sala e não há aviso de gravação disparado pela plataforma de videoconferência.

É a opção preferida de executivos e consultores que participam de reuniões sensíveis — como negociações com investidores ou sessões de coaching — onde a presença de um bot poderia alterar a dinâmica da conversa.

O Granola transcreve o áudio em tempo real no próprio dispositivo, sem enviar o conteúdo para servidores durante a chamada. Após o encerramento, a IA gera um resumo estruturado que combina a transcrição com as anotações feitas pelo usuário durante a reunião. O conteúdo gerado pela IA aparece em cinza, e as notas manuais em preto, para distinguir o que veio de cada fonte.

A plataforma funciona com qualquer app de videoconferência que reproduza áudio pelo computador — Zoom, Google Meet, Teams e até chamadas presenciais captadas pelo microfone do notebook. O app detecta reuniões do calendário conectado e abre a janela de anotações quando a chamada começa.

Os planos do Granola:

• Basic (gratuito): notas com IA, chat para perguntas sobre reuniões e templates personalizados, mas com histórico limitado a 14–30 dias;
• Business: US$ 14/usuário/mês, com reuniões e histórico ilimitados, integrações com Notion, HubSpot, Slack e Zapier;
• Enterprise: US$ 35/usuário/mês, com SSO, controles de segurança e opção de desativar o uso dos dados para treinamento de modelos.

Otter.ai

O Otter.ai foca em precisão de reconhecimento de fala e colaboração em tempo real. A transcrição acontece ao vivo durante a chamada, com legendas visíveis na tela, e o usuário pode marcar destaques, inserir comentários, atribuir tarefas a colegas e acompanhar a conversa em texto.

O OtterPilot entra nas reuniões do Zoom, Google Meet e Teams automaticamente quando o calendário está conectado, e envia o resumo por e-mail para os participantes após o encerramento. A exportação das transcrições aceita os formatos TXT, DOCX, PDF e SRT (legendas).

A limitação mais relevante para o público brasileiro é o suporte restrito a idiomas. O Otter.ai transcreve em inglês, francês e espanhol, então as reuniões conduzidas em português terão baixa precisão. Para equipes que se comunicam em inglês no ambiente de trabalho, o Otter mantém a reputação de transcrição precisa e busca rápida em arquivos de reuniões.

Os planos do Otter.ai:

• Basic (gratuito): 300 minutos/mês, com limite de 30 minutos por conversa;
• Pro: US$ 8,33/usuário/mês (anual) ou US$ 16,99/mês (mensal), com 1.200 minutos/mês;
• Business: US$ 20/usuário/mês (anual) ou US$ 30/mês (mensal), com até 6 mil minutos/mês e recursos de administração para equipes.

Como usar IA para transcrever reuniões no Zoom, Meet ou Teams?

O processo de configuração é parecido nas quatro plataformas. No caso do Fathom, que funciona como exemplo representativo do modelo de bot:

• Crie uma conta no site da plataforma com seu e-mail profissional (Google ou Microsoft);
• Conecte o calendário (Google Calendar ou Outlook) nas configurações da conta;
• Instale o app de desktop — o Fathom roda em segundo plano no Windows ou macOS;
• Na primeira reunião, o bot pedirá permissão para entrar na sala. Após aceitar, ele passará a entrar nas chamadas seguintes de forma automática;
• Após o encerramento, acesse o painel da plataforma para ler a transcrição, assistir à gravação e revisar o resumo gerado pela IA.

O Fireflies.ai segue um modelo semelhante — o bot "Fred" pode ser adicionado como convidado no convite da reunião ou configurado para entrar em todas as chamadas do calendário. O Granola dispensa essa etapa: basta abrir o app de desktop antes da reunião e ele captura o áudio do sistema. O Otter.ai também conecta via calendário e envia o OtterPilot para a chamada.