Como usar o Microsoft Teams: guia completo de colaboração e reuniões

Desde a pandemia, quando muitas empresas adotaram o trabalho remoto, o Microsoft Teamsganhou relevância por facilitar a colaboração em diferentes locais.

Criado para possibilitar a interação e o trabalho híbrido, o Teams permite enviar mensagens em chats, criar equipes, entrar em canais direcionados e, principalmente, organizar reuniões de forma simples.

Seu calendário conecta pessoas antes, durante e após as reuniões, e ainda há integração com outros aplicativos e ferramentas dentro do ecossistema Microsoft 365. Entenda como usar as principais funções do Teams

Como criar ou participar de reuniões no Microsoft Teams?

Além do chat, as reuniões são um dos recursos mais usados no aplicativo Teams. Aqui vão 4 dicas de uso do Microsoft Teams com relação às reuniões:

1. Como ingressar em uma reunião

São três formas de ingressar em uma reunião do teams, veja no detalhe:

• Link do convite: em geral, você recebe um link para a reunião. Basta clicar e seguir as instruções na tela;
• Sala de espera: caso não seja admitido automaticamente, aguarde na sala de espera até que o organizador aprove sua entrada;
• Calendário do Teams: se preferir, clique em Calendário no menu esquerdo do Teams, localize a reunião agendada e clique em Entrar.

2. Como criar uma nova reunião

Se você for o anfitrião de uma reunião, será a pessoa responsável por criar o convite e compartilhar com os colegas de equipe:

1. Vá em Calendário e selecione Nova reunião;
2. Adicione pessoas ao convite, definindo o horário e o local (online ou presencial);
3. Envie os convites e aguarde as confirmações.

3. Recursos avançados

Alguns recursos do próprio Teams te ajudam a ter uma experiência melhor durante as reuniões. Veja os principais:

• Avatares personalizados: participe das reuniões com avatares para maior flexibilidade;
• Entrar via número de telefone: alguns planos permitem que você ofereça um número para ingressar por chamada de voz;
• Gravação: grave a reunião e disponibilize o arquivo posteriormente para quem não pôde participar;
• Compartilhamento de tela: mostre documentos, apresentações ou a tela inteira;
• Salas de debates (Breakout Rooms): divida participantes em grupos menores ao clicar em Rooms dentro do menu da reunião. Selecione o número de salas, atribua participantes e clique em Criar salas > Iniciar salas.

4. Funcionalidades durante a reunião

Em alguns casos, principalmente quando a reunião conta com muitos integrantes, o Teams disponibiliza alguns recursos para que você possa fazer parte da discussão sem necessariamente abrir o seu microfone. Alguns deles são:

• Levantar a mão: indica que você deseja falar sem interromper o fluxo de discussão;
• Reações: em vez de abrir o microfone, use emojis para reagir ou sinalizar algo de forma rápida;
• Acesso a arquivos compartilhados: depois da reunião, o convite do calendário exibe os arquivos enviados, a gravação ou a transcrição do encontro.

Equipes no Microsoft Teams

Uma Equipe (Team) é um espaço dedicado a um grupo de pessoas, conversas, arquivos e ferramentas organizadas para projetos, departamentos ou áreas específicas. É uma forma de criar grupos, fazer comunicados, concentrar demandas e uma série de outras funcionalidades. Veja o passo a passo de como criar uma Equipe no Teams:

1. Clique em Equipes no menu lateral e selecione Ingressar ou criar uma equipe;
2. Selecione Criar equipe;
3. Escolha um modelo (por exemplo, para marketing, vendas ou projetos). Esse modelo virá com canais e aplicativos sugeridos;
4. Defina o nível de privacidade: Privado (apenas membros convidados) ou Público (qualquer pessoa da organização pode ingressar);
5. Nome e descrição da equipe;
6. Clique em Criar e aguarde alguns instantes para que o ambiente seja configurado.

Chat no Microsoft Teams

O chat é perfeito para conversas individuais, em grupo ou relacionadas a uma reunião. Além de texto, você pode:

• Enviar emojis, GIFs e figurinhas;
• Compartilhar arquivos diretamente no chat;
• Marcar mensagens como importantes ou urgentes;
• Utilizar @ para mencionar pessoas e garantir que elas sejam notificadas.

Aplicativos e integrações

O Microsoft Teams suporta aplicativos que podem ser adicionados aos canais, chats ou reuniões, tornando o trabalho mais dinâmico e personalizado. Aprenda a como adicionar aplicativos no seu Teams:

1. Clique nos três pontos ( ... ) dentro de um chat ou canal;
2. Selecione o aplicativo desejado (ex.: Planner, Trello, Forms, OneNote etc.);
3. Configure o aplicativo conforme necessário para a sua equipe.

Bots

Alguns aplicativos oferecem bots, que podem ser mencionados com o @ para executar tarefas ou fornecer informações. Por exemplo, um bot de tarefas pode criar cartões de atividades diretamente no chat para toda a equipe acompanhar.

Dicas de produtividade no Microsoft Teams

Essas são 4 dicas de ouro para aumentar a sua produtividade no Microsoft Teams:

• Sincronize seu calendário: integre com o Outlook para ver todos os compromissos em um só lugar;
• Gerencie notificações: ajuste as preferências para evitar distrações e priorizar mensagens importantes;
• Use fundos virtuais: em reuniões, escolha fundos personalizados ou borre o fundo real para mais privacidade;
• Mantenha o Teams atualizado: novos recursos e melhorias são lançados periodicamente pela Microsoft.

Perguntas Frequentes (FAQ)

É possível que surjam outras dúvidas enquanto você usa as funcionalidades do Teams. Separamos as principais dúvidas dos usuários com algumas respostas que podem te ajudar:

1. Preciso ter uma conta paga para usar o Microsoft Teams?
   Há versões gratuitas com recursos limitados. Dependendo do seu pacote Microsoft 365, você pode ter acesso a funcionalidades adicionais.
2. Posso participar de uma reunião sem baixar o aplicativo?
   Sim, você pode participar via navegador na maioria das plataformas. Contudo, o aplicativo para desktop ou mobile costuma oferecer mais funcionalidades.
3. Como consigo gravar uma reunião?
   Apenas organizadores ou usuários com permissão podem iniciar a gravação. Procure a opção Iniciar Gravação no menu da reunião.
4. As salas de debate (Breakout Rooms) estão disponíveis em todos os planos do Teams?
   Em geral, as Breakout Rooms estão disponíveis para usuários pagos de Microsoft Teams. Consulte a documentação oficial da Microsoft para verificar atualizações.
5. Posso usar o Microsoft Teams para interagir com pessoas de fora da minha organização?
   Sim, basta convidar usuários externos (com e-mail válido). Dependendo das permissões e configurações de TI, eles podem participar de chats, reuniões e equipes específicas.

Conheça a sede da Microsoft

1 /6SEATTLE, WASHINGTON - MARCH 19: A Microsoft sign is seen at the company's headquarters on March 19, 2023 in Seattle, Washington. (Photo by I RYU/VCG via Getty Images)(O campus da Microsoft em Redmond, Washington, é um vasto complexo de 500 acres, abrigando mais de 50.000 funcionários, tornando-se uma verdadeira "cidade" tecnológica.)

2 /6Seattle, USA - Sep 2, 2020: The Gates Foundation in the South Lake Union neighborhood late in the day.(Com mais de 100 edifícios, o campus possui diversas comodidades, como restaurantes, academias, clínicas médicas e até uma loja da Microsoft, proporcionando conforto e conveniência.)

3 /6A replica of a board room at The Hive, a Microsoft Corp. test center, in Redmond, Washington, U.S., on Thursday, March 3, 2022. Microsoft Corp. has begun calling employees back to its headquarters in recent weeks, but its return-to-office strategy hinges on hybrid work. Photographer: Chona Kasinger/Bloomberg via Getty Images(A sede possui um "Treehouse Office", um escritório na árvore que oferece um ambiente de trabalho alternativo e inspirador em meio à natureza, incentivando a criatividade dos funcionários.)

4 /6Quem mira nas empresas de tecnologia, especialmente nas Magnificent 7, deve levar em consideração a necessidade de fazer uma carteira de investimentos balanceada()

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