Como a ferramenta Zoho Mail reduziu 30% dos custos de e-mail de empresa de segurança eletrônica

De acordo com a Fundação Getúlio Vargas (FGV), os gastos dedicados às áreas de tecnologia da informação (TI) devem representar 9,4% da receita líquida das empresas brasileiras em 2024. Nos próximos dois anos, esse percentual será de 11%. Cada vez mais, portanto, companhias têm buscado soluções de TI que reduzam seus custos e aumentem sua produtividade.

O caso do Grupo FT, empresa catarinense de segurança eletrônica e serviços com mais de 2 mil funcionários e 30 anos de atuação, é um exemplo disso. Em busca de modernização, o Grupo avaliou a possibilidade de migrar seus sistemas para a nuvem, incluindo o serviço de e-mail corporativo — até então oferecido por um provedor interno.

De acordo com Vagner Onesko, gerente técnico e comercial do Grupo FT, a empresa enfrentava problemas clássicos ligados ao desempenho de seu e-mail corporativo, como entrega reduzida e altos índices de spam.

A busca por uma solução de e-mail profissional que equilibrasse custo e eficiência foi um desafio para o Grupo. Após uma série de estudos internos e testes com diversas ferramentas, a empresa optou pelo Zoho Mail, uma das ferramentas integrantes do Zoho Workplace, plataforma de colaboração da empresa de tecnologia indiana Zoho, com mais de 25 anos de experiência no mercado.

Essa escolha se deu principalmente devido ao seu custo competitivo, cerca de 30% mais acessível em comparação com outras opções no mercado.

Tudo começa no atendimento

Para o Grupo FT, o suporte humanizado e a equipe técnica proativa foram diferenciais competitivos da Zoho. “Estabelecemos uma relação de confiança em pouco tempo”, diz Onesko.

Além disso, o executivo também destaca a complexidade que uma migração de sistemas deste porte costuma gerar. Com o Zoho Mail, afirma, não houve esse problema.

A mudança para o Zoho Mail foi realizada em apenas um final de semana, e importantes requisitos do cliente foram atendidos.

A equipe de suporte credita o sucesso da migração à experiência prévia com vários clientes do segmento, também ao atendimento direto e eficiente que prestou ao Grupo FT. "Temos um volume mensal de 40 a 50 contas migradas pelo nosso time de suporte", diz Ricardo Moraes, diretor de suporte e satisfação do cliente da Zoho Brasil. “Nossa maturidade se reflete no índice de SLA (Acordo de Nível de Serviço (ANS), numa tradução livre), que é de 8 horas úteis, com média atual de resposta de 1h30. Isso comprova o nosso compromisso com um atendimento rápido e eficiente, focando a resolução do problema do usuário."

No Reclame Aqui, página que classifica os níveis de satisfação de consumidores com o atendimento prestado pelas empresas, a Zoho atualmente tem nota de 8,9 — liderando a posição em relação a outros players de mercado.

A solução do problema

“Hoje eu tenho mais gestão, mais segurança e mais eficiência”, diz Onesko. O Grupo FT passou a controlar as contas de e-mail, bloquear e restringir acessos, criar políticas de privacidade e envio, além de usufruir de uma maior disponibilidade – um dos grandes problemas enfrentados pela empresa na adoção do antigo sistema interno de e-mail.

O Grupo FT também destaca a capacidade de personalização de planos de e-mail do Zoho Mail, de acordo com as necessidades de cada usuário.

O aplicativo móvel do Mail, por sua vez, trouxe facilidade de instalação e configuração, o que reduziu significativamente a carga de suporte da equipe de TI e melhorou a eficiência operacional dos colaboradores. “Foi possível registrar ocorrências e enviar relatórios de forma imediata”, diz Onesko.  A integração das agendas do Zoho Mail com outras ferramentas de mercado também facilitou a gestão centralizada dos compromissos da empresa.

Segurança e privacidade

A adoção do Zoho Mail também foi um divisor de águas para a segurança de dados e informações do Grupo FT. A empresa lidava com um número elevado de spams que recebia diariamente. Chegou a registrar 24 mil por mês, sendo que mil deles continham anexos maliciosos.

Neutralizar essas ameaças era uma tarefa manual e morosa, além de ameaçar a segurança da companhia. A produtividade da área de TI aumentou significativamente com o sistema anti-spam do Zoho Mail, que realiza esse trabalho de maneira automática.

Outro destaque da ferramenta foi ter facilitado a implantação de uma política de senha robusta. Onesko ressalta a dificuldade que é controlar a solução de e-mail de uma empresa do porte do Grupo FT.

Sobre o Zoho Mail e a plataforma Zoho Workplace

Ao buscar soluções de e-mail, como o Grupo FT, muitas empresas recorrem a abordagens tradicionais, buscando provedores das marcas mais conhecidas, como Google e Microsoft. Porém, mesmo com licenças gratuitas, registram altos custos com backup, conexão de internet e recursos adicionais do servidor, como armazenamento.

A solução Zoho Mail vem justamente para contrariar essa lógica. É possível, sim, oferecer segurança, confiabilidade e alta disponibilidade a um preço acessível e com atendimento personalizado e eficiente.

O Zoho Mail é um e-mail profissional completo, considerado um dos mais seguros do mundo, com domínio personalizado e taxa de entrega e disponibilidade de 99,99%. Também entrega anexos gigantes de até 1GB, Secure Pass, acesso offline, restauração de e-mail, e-Discovery e uma interface White Labeling. Tudo isso a partir de apenas R$ 5 por usuário/mês.

Além disso, o Zoho Mail faz parte de um pacote completo de ferramentas de trabalho: o Zoho Workplace. A solução conta com mais sete aplicativos unificados além do e-mail profissional. São eles: chat corporativo, gerenciador de arquivos, pacote Office completo, software para realizar reuniões e webinars e intranet social. Os planos para contratar a plataforma completa iniciam em R$ 12 por usuário/mês.

Todo o pacote funciona na nuvem, oferece robustas certificações em segurança de dados e facilidade de integração com as demais ferramentas de mercado. Ao redor do mundo, soma mais de 300 mil empresas atendidas e cerca de 22M de usuários.

É possível testar por 15 dias gratuitamente a solução para conhecer todos os recursos na prática. Basta acessar o site do produto e fazer um breve cadastro.