Adotar o sistema de serviços compartilhados foi a solução que o grupo mineiro Algar encontrou para reduzir seus custos administrativos e ganhar mais foco.

A escolhida apara assumir a tarefa de administrar o centro de serviços compartilhados foi a consultoria PricewaterhouseCoopers, que mantém em todo o mundo 30 desses centros (batizados de BPOs).

Para colocar o sistema em prática foram necessários cerca de dois anos de estudos. Hoje, um ano depois do início das operações, quase 200 pessoas da BPO (125 ex-funcionários do próprio Algar) se encarregam de processos de back office que abrangem áreas como finanças, recursos humanos e tecnologia da informação. "Foi uma mudança cultural muito grande porque cada empresa do grupo tinha formas diferentes de fazer as mesmas tarefas", diz José Mauro Leal Costa, principal executivo do Algar.

Os benefícios da centralização desses processos começam a aparecer e vão desde a economia obtida na negociação com fornecedores (com volumes maiores é possível conseguir melhores preços) até a liberação dos executivos de tarefas burocráticas e operacionais.

Um exemplo? O diretor financeiro tinha que dedicar parte do seu tempo para resolver dúvidas corriqueiras das auditorias interna e externa. Hoje, quem faz isso é a BPO. O próprio Leal Costa se desvencilhou de algumas reuniões. "Com os relatórios detalhados que a BPO prepara consegui deixar de fazer diversas reuniões com a diretoria", diz ele.

Os executivos do grupo acreditam que os benefícios terão impacto direto no caixa da companhia. "Em 10 anos vamos economizar 30 milhões de reais", afirma Leal Costa.