Cinco dicas para adaptar relatórios de despesas na pandemia

A pandemia de covid-19 mudou a rotina de grande parte das empresas no Brasil e no mundo. O trabalho em home office trouxe mudanças significativas não só no dia a dia dos funcionários mas também no tipo de despesa corporativa que ele gera.

Se antes boa parte deste tipo de despesa vinha do custo com viagens (passagens aéreas e hotéis), deslocamentos (táxis, apps de mobilidade ou reembolso de quilometragem) e de refeições, hoje entram na conta novos tipos de reembolso, como infraestrutura e mobiliário residenciais.

Algumas empresas tiveram de correr para se adaptar à nova demanda, mas outras conseguiram fazer a transição de forma mais rápida e simples. Soluções como a SAP Concur, que contabiliza e controla todas as despesas corporativas de colaboradores, deixaram para trás processos arcaicos de prestação de contas que exigiam impressão de comprovantes apagados pelo tempo ou borrados (que dirá em tempos de álcool em gel), assim como envios por malote ou correio e, claro, reembolsos que levavam semanas para ser feitos.

“Mais do que facilitar a vida dos empregados, este tipo de ferramenta ajuda as empresas a controlar e, até mesmo, reduzir os gastos”, afirma Wagner André, consultor de Negócios da SAP Concur. O estudo Estado do local de trabalho global, publicado pelo Gallup Inc. em 2019, apontou que empresas que se concentram na experiência do funcionário podem aumentar a produtividade em 17%, a lucratividade em 21%, além de reduzir a rotatividade em 24%.

Gestão das despesas

A solução também permite adequar os lançamentos às políticas corporativas internas, como limites de gastos por hierarquia; mapeamento por inteligência artificial para localizar gastos não liberados, como bebida alcóolica; ou escolha da classe de passagens aéreas conforme o cargo do funcionário. “Isso facilita a vida dos gestores que aprovam os gastos e automatiza os processos de auditoria”, completa o executivo.

O SAP Concur é um serviço disponível apenas em nuvem e os funcionários o acessam por meio de um app intuitivo. A solução é acessível a todo tipo e tamanho de empresa, já que seu serviço é negociado pelo número de relatórios gerados. Outra vantagem é automação end-to-end, que permite integrar a solução a qualquer plataforma de ERP (sistema de gestão empresarial), mesmo de concorrentes da SAP.

Estudo da consultoria IDC, encomendado pela SAP Concur, apontou que, em média, as empresas têm uma redução de 2,78 milhões de dólares em três anos após a implementação da solução. Hoje, 54% das empresas (mais de 50.000 clientes) em todo o mundo utilizam a solução, também segundo estudo da IDC publicado em 2019.

Se sua empresa ainda não utiliza sistemas de gestão de despesas e anda sofrendo com as mudanças dos gastos de seus empregados durante a pandemia, confira a seguir algumas dicas do especialista da SAP Concur:

1) Garanta boas condições de trabalho

Apesar de não haver uma legislação que obrigue as empresas a pagar novos gastos de empregados que surgiram com a pandemia, é importante entender como esses custos podem impactar diretamente o resultado do trabalho da equipe.

Entre os novos gastos que muitas empresas estão pagando a seus colaboradores estão: valor extra mensal com internet, energia elétrica e água; mobiliário (cadeira, mesa teclado etc.), reembolso de vacinas (como a H1N1), alimentação (funcionários que precisam cobrir plantão), despesas emergenciais (como colchão para equipe de manutenção que precisa se alocar na unidade), malote, entregas e serviços de motoboy, além de despesas administrativas, como cartório.

Wagner André conta que um cliente da SAP Concur, por exemplo, definiu quais departamentos poderiam trabalhar em home office definitivo ou transitório e o funcionário pôde optar por qual modelo trabalhar. Para quem escolheu o transitório, a empresa forneceu uma ajuda de custo temporária com um valor fixo para o empregado usar com internet, energia elétrica, infraestrutura e água até a volta integral aos escritórios.

Já quem escolheu o home office definitivo, a ajuda de custo passou a ser fixa e não será interrompida após o fim da pandemia. Este colaborador também recebeu um subsídio para melhorar ergonomia e conforto do local de trabalho em casa.

2) Facilite o controle de gastos dos colaboradores

Se a empresa não tem processos automatizados para digitalizar a gestão de despesas ou tem soluções antigas está gastando mais ou pior desde o início da covid-19, segundo análise conduzida pela SAP Concur. Isso acontece porque, como ela não tem controles ou tem conferência manual, gasta mais com Sedex ou serviços de malote.

Todos os anos, algumas empresas gastam milhões de reais com despesas necessárias para o cumprimento das atividades de funcionários. O valor é ainda maior se considerarmos quanto custa o tempo que os funcionários levam com esses processos, seja quem presta contas de suas despesas, seja quem contabiliza os gastos no departamento financeiro.

“Se cada funcionário da equipe de vendas de uma empresa gasta 1 hora por semana com a gestão de seus gastos, dá um total de 48 horas por ano – um tempo em que ele deixou de vender. Agora imagine uma equipe com 200 funcionários e some a isso os impostos. É muito dinheiro jogado fora”, completa André.

3) Priorize o portfólio de inovações

O consultor de negócios da SAP Concur conta que despesas de viagens, responsáveis pela segunda ou terceira maior despesa de algumas empresas e que foram congeladas por causa da pandemia, dão a sensação de que a maioria cortou os custos o máximo possível para enfrentar a crise.

Mas há ainda espaço para cortar outros custos. Novas tecnologias, como inteligência artificial, learning machine e outras ferramentas inovadoras, podem introduzir ou ampliar a transformação digital nas empresas e, assim, automatizar e otimizar processos, além de mudar a cultura da equipe.

4) Gerencie riscos

A pandemia evidenciou que a maioria dos negócios não estava preparada para gerenciar riscos sanitários e hoje está correndo atrás do prejuízo. Quem já tinha o controle de gastos por meio de soluções como as da SAP Concur pode rapidamente realocar as regras e políticas para novas despesas.

Também foi possível atuar rapidamente em novas demandas, como auxiliar funcionários que estavam no exterior e precisavam ser repatriados. A solução permite, por exemplo, localizar rapidamente funcionários e viajantes a negócios em qualquer lugar do mundo em caso de emergência, em horas.

5) Corra atrás do prejuízo (ainda dá tempo)!

“Na urgência, tivemos clientes que compraram a solução e, em 45 dias, seus funcionários já podiam realizar a prestação de contas no app e o time de contas a pagar automatizou o processo de pagamentos de reembolsos e a contabilização das despesas no ERP”, conta Wagner André.

Mas ele ressalta que nem toda empresa tem essa agilidade ou autonomia para viabilizar algo tão rápido. Isso porque é necessário redefinir processos, mesmo que temporariamente. E a adaptação tem de acontecer com a colaboração de diferentes partes interessadas, como RH, financeiro, jurídico, TI, segurança, auditoria interna e conformidade.

É, portanto, uma boa oportunidade para colocar os processos ligados a essas despesas em dia. Quando a empresa não tem urgência, por exemplo, o processo pode envolver a revisão de políticas internas para simplificá-la. “O alto retorno financeiro das empresas justifica a busca pela gestão dos gastos, mas a satisfação dos funcionários com uma experiência totalmente digital nesta fase de trabalho remoto é mais um ponto a favor”, finaliza o consultor.

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