O que são rotinas administrativas? Saiba as principais atividades

Só no primeiro quadrimestre deste ano, 1,3 milhão de novas empresas foram abertas no Brasil. Enquanto isso, outras 737 mil fecharam as portas, 34% a mais em relação ao último quadrimestre de 2022, de acordo com o boletim do Mapa de Empresas, do Ministério da Economia. Por isso a importância de aprender sobre rotinas administrativas.

Segundo o IBGE, quase metade (48%) das empresas brasileiras acaba fechando antes de completar três anos. Entre os fatores que levam ao encerramento precoce das atividades, o principal motivo apontado pelos empreendedores é a gestão ineficiente, especialmente nos negócios menores. 

Para não fazer parte dessas estatísticas, portanto, aprimorar e profissionalizar o processo de gestão é fundamental. É o caminho para que o pequeno empresário consiga não apenas organizar as suas operações, mas também desenvolver e implementar estratégias que favoreçam a saúde financeira da empresa, para que ela cresça e seja rentável.

O que são rotinas administrativas?

As rotinas administrativas englobam as atividades diárias que sustentam as operações centrais de todos os departamentos de uma empresa, assegurando eficiência na condução do negócio. Executadas em fases, essas rotinas facilitam o cumprimento de prazos e a organização das múltiplas demandas que permeiam o ambiente de trabalho.

Claro que nunca é simples administrar um negócio, ainda mais ao ter pouca experiência, como ocorre muitas vezes em empreendimentos de pequeno porte. Mas com informação, empenho e boas ferramentas de gestão, fica mais fácil executar essa tarefa. 

Quem é o profissional que trabalha com rotinas administrativas?

O profissional que atua na área administrativa, muitas vezes conhecido como assistente administrativo ou analista administrativo, desempenha um papel crucial no funcionamento das organizações.

Suas responsabilidades incluem o gerenciamento de agendas, organização de reuniões, controle de documentos, atendimento telefônico, redação de relatórios e apoio à equipe de liderança, entre outras tarefas.

Esses profissionais têm formações variadas, podendo cursar faculdades em áreas como administração, direito, engenharia ou outros cursos relacionados.

Além disso, é possível obter qualificações adicionais por meio de pós-graduações e cursos livres, aprimorando suas habilidades e conhecimentos.

Esse tipo de profissional pode ser contratado pelas empresas como carteira assinada, ou pode ter uma empresa (seja MEI, microempresa até uma grande companhia) que presta consultoria para negócios.

Para se destacar nessa carreira, é essencial ter proficiência em tecnologia, uma vez que o uso de softwares e sistemas é comum.

Estar atualizado nas metodologias de gestão mais apropriadas é fundamental, pois o cenário empresarial está em constante evolução. A capacidade de adaptar-se a novos métodos e tecnologias é uma característica valiosa para profissionais administrativos de sucesso.

Como automatizar as rotinas administrativas?

Automatizar as atividades administrativas é uma estratégia inteligente para aumentar a eficiência e a produtividade em organizações. Existem várias etapas para alcançar essa automatização.

Primeiro, identifique as tarefas repetitivas e demoradas que podem ser automatizadas. Isso pode incluir o gerenciamento de emails, a organização de agendas, o processamento de documentos e a geração de relatórios.

Em seguida, escolha ferramentas e softwares adequados para cada tarefa. Existem muitas opções no mercado, como sistemas de gestão empresarial (ERP), ferramentas de automação de marketing e softwares de gerenciamento de projetos.

A integração é fundamental. Certifique-se de que as ferramentas escolhidas possam se comunicar e compartilhar dados para evitar redundâncias. Treine a equipe para utilizar as novas ferramentas e estabeleça fluxos de trabalho claros.

Monitorar e ajustar é uma parte essencial do processo. Acompanhe o desempenho das ferramentas e faça ajustes conforme necessário para otimizar a automação.

Essa abordagem não apenas economiza tempo e recursos, mas também reduz erros e melhora a precisão nas operações administrativas, podendo se tornar uma grande vantagem competitiva para as empresas.

Qual é a importância das rotinas administrativas?

As rotinas administrativas desempenham um papel central em qualquer organização, independentemente de seu tamanho ou setor. São essenciais para a eficiência operacional, proporcionando uma base sólida para o funcionamento do negócio.

Por meio delas, as empresas conseguem manter a ordem em suas operações diárias, otimizando a utilização de recursos, gerenciando informações críticas, cumprindo regulamentos governamentais e tomando decisões estratégicas embasadas em dados confiáveis.

Além disso, as rotinas administrativas desempenham um papel vital na gestão de pessoal, finanças e recursos, bem como no atendimento ao cliente.

Essas práticas também desempenham um papel importante na documentação de transações e atividades, garantindo que a empresa mantenha registros precisos.

Elas ajudam na identificação de ineficiências e oportunidades de melhoria, contribuindo para o aprimoramento contínuo da organização, o que gera mais lucro e, consequentemente, uma maior distribuição de dividendos aos acionistas.

10 rotinas administrativas para o seu negócio

1. Monitore de perto o fluxo de caixa

Para organizar as finanças, é prioritário ter um estrito controle do fluxo de caixa, o que garante uma visão do presente e do futuro da empresa. Para isso, registre tudo, diariamente, sem deixar passar nada: recebimentos, pagamentos e o que está previsto para entrar ou sair do caixa num período de pelo menos três meses. 

Dessa forma, o empresário consegue antecipar decisões importantes - como negociar prazos com fornecedores, solicitar empréstimos, planejar investimentos ou fazer promoções para reduzir o estoque, por exemplo - para evitar ou minimizar contratempos financeiros.

2. Separe a pessoa jurídica da física

Para um negócio sustentável, é indispensável não misturar as finanças pessoais com as da empresa. Caso contrário, as consequências podem ser desastrosas, inclusive levando à falência do negócio. Alguns dos problemas acarretados são o descontrole do planejamento, a falta de transparência nas contas e dívidas que podem virar uma bola de neve de ambos os lados. 

3. Estabeleça as funções da equipe

Definir as atividades desempenhadas pelos membros da equipe é fundamental para enxergar se o grupo está mesmo completo para atender as necessidades do negócio. Com suas responsabilidades estabelecidas, cada um pode fazer melhor sua parte e também receber capacitação para ampliar suas habilidades se necessário. 

4. Acompanhe o andamento das operações

Durante as rotinas administrativas Crie indicadores e metas para as diferentes áreas do negócio e avalie o desempenho dos processos, fazendo reuniões periódicas com os responsáveis. 

5. Invista em ferramentas que auxiliem na gestão

As ferramentas de gestão são recursos tecnológicos eficientes para estruturar a rotina da empresa e dar mais precisão à tomada de decisão, porque automatizam operações, geram uma série de dados e realizam análises constantes. 

Isso permite que as atividades sejam melhor planejadas e monitoradas, sem gasto de tempo com tarefas repetitivas. Enquanto isso, o empreendedor e sua equipe podem se dedicar mais à parte estratégica.

6. Faça benchmarking

Mesmo que o empreendimento esteja indo bem, nunca deixe de acompanhar a concorrência, fazer seu benchmarking, conhecer melhor seu público, pesquisar as inovações do mercado e ouvir os membros da sua equipe. 

É aperfeiçoando constantemente produtos, serviços e processos que a empresa cresce, por isso, é algo que deve ser parte da rotina. Com tantas novidades no mercado, acredite: há sempre algo que pode ser melhorado.

7. Garanta um bom atendimento

Não adianta ter um produto de qualidade e uma má experiência do cliente não tiver uma boa experiência. Um consumidor satisfeito tem muito mais chances de comprar novamente na sua empresa e ainda trazer novos compradores. Portanto, treine sua equipe para realizar um bom atendimento.

8. Zele pelo ambiente de trabalho

Um time que trabalha em um local agradável e que promove seu desenvolvimento é mais produtivo e motivado em suas rotinas administrativas, com reflexos diretos nos resultados da empresa.

9. Construa um bom relacionamento com fornecedores

Uma relação positiva com os fornecedores pode render preços melhores, prazos maiores de pagamento e entrega mais ágil, por exemplo. Não descuide desse elo tão importante.

10. Aposte em estratégias de marketing

O seu produto ou serviço é bom, o atendimento é bem feito, mas pouca gente sabe disso? Para colocar seu negócio em evidência, investir em estratégias de marketing bem estruturadas é essencial. 

O marketing digital, por exemplo, é uma opção barata, simples e assertiva, que ajuda a divulgar a empresa para o seu público-alvo. Nem é preciso verba extra para iniciar esse trabalho: basta produzir conteúdo periodicamente nas redes sociais, relacionado à empresa e ao seu ramo de atuação. 

Foi possível entender o que são rotinas administrativas e como funciona na prática? Acompanhe outros conteúdos da Exame.