Há dois anos, a vida da paulistana Bartira Betini, 46, não exigia uma rotina corporativa das mais organizadas. Na época ela trabalhava como repórter e suas atividades não demandavam o mesmo planejamento de hoje, já que, nos 19 anos dedicados de forma exclusiva à profissão, ela nunca acumulou funções.

O que parecia uma vantagem, uma preocupação a menos, tinha um outro lado: por não se preocupar tanto com a organização da própria rotina, ela quase nunca terminava seus dias com a sensação de ter dado conta das tarefas do trabalho e de casa.

Em 2019, tudo mudou. Betini resolveu empreender e se viu sob a responsabilidade de administrar seu próprio negócio. Com isso, teve que aprender a lidar com novas demandas e gerenciar atividades muito diferentes ao mesmo tempo.

Mesmo apoiada em ferramentas criadas para ajudar a manter uma rotina estruturada, ela sentiu a necessidade de entender como se tornar mais produtiva, equilibrando bem-estar e bons resultados no trabalho.

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Situações como a vivida pela empreendedora são comuns. Não entender a dinâmica por trás da produtividade leva a uma sensação constante de frustração.

Segundo Tatiana Pimenta, CEO da startup de psicologia Vittude, a produtividade pode ser traduzida pela capacidade de cada indivíduo em priorizar tarefas e administrar bem o próprio tempo. Neste sentido, mais do que uma fórmula para se dedicar ainda mais ao trabalho, este é um fator comportamental que confere maior qualidade de vida àqueles que o dominam.  

“Ser produtivo é saber colocar limites em atividades que pouco agregam e eliminar as que provocam sobrecarga emocional”, explica a executiva. Saber dizer não, reduzir a exposição a redes sociais e grupos de trabalho, e priorizar a saúde física e mental, portanto, são passos importantes para quem busca alcançar a produtividade.

Algo bem diferente do cenário descrito por Betini antes de mudar de carreira. “Identifique quais são as demandas roubadoras de tempo e energia, e se livre delas”, conclui Pimenta, que também é especialista em comportamento humano e professora do curso Gestão do Tempo e Produtividade, recém-lançado pela EXAME Academy.

Ocupado x produtivo

Quando há entendimento sobre o processo, fica claro que estar ocupado a todo tempo, sacrificar saúde e se privar de momentos de lazer não significam alta performance. Nesse sentido, a produtividade é um tipo de habilidade cujos impactos podem ser sentidos, sobretudo, no campo pessoal.

Tendo controle sobre a própria vida, todo indivíduo é capaz de se organizar para ter mais tempo de qualidade para atividades que promovem bem-estar, lazer e diversão. Segundo Pimenta, “são esses momentos que dão ao cérebro oxigênio, permitindo que ele construa novos caminhos neurais e ampliando a flexibilidade cognitiva”.

Como consequência, quando as pessoas passam a ter qualidade de vida, a capacidade de ser mais produtivo aumenta. É um ciclo virtuoso em que a melhor gestão do tempo permite mais momentos de bem-estar e estes momentos, por sua vez, impactam na quantidade e qualidade da nossa produção.

Ferramentas

Para dar conta de tudo o que precisa ser feito - e ainda garantir uma boa qualidade de vida - não basta boa vontade. Entender bem o funcionamento da mente humana e se apoiar em ferramentas e truques que ajudam a tirar o potencial máximo dessa área do corpo é fundamental.

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A neurociência indica algumas hipóteses para exemplificar como a mente humana trabalha. Temos, por exemplo, uma tendência a subestimar a complexidade de algumas tarefas e, na mesma proporção, superestimar a memória e o tempo disponível para produzir. 

Lara Branco, líder de dados da The School Of Life Brasil e especialista em gestão do tempo, indica que a melhor forma de lidar com esses vieses mentais é manter o hábito de registrar ideias e reflexões, se possível em um único lugar, para uma consulta adequada.

Outra arma fundamental para garantir a produtividade é a priorização. Quando a escolha daquilo que é mais importante é feita de forma cuidadosa, conseguimos dedicar tempo e energia para as tarefas que, de fato, trarão maior resultado para o dia a dia - seja no trabalho ou em casa.

Em meio às tarefas da rotina, pode ser complexo identificar as prioridades quando há infinitas atividades a serem concluídas em um único dia (relatórios para entregar, reuniões para organizar, livros para ler, vídeos para assistir, jantares para preparar e tantas outras). 

Para lidar com este desafio, uma série de metodologias e ferramentas de organização ajudam a encontrar aquilo que, de fato, é prioritário. Com elas, a ideia é estocar os pensamentos e tarefas para esvaziar a mente, ter visibilidade das demandas e manter um processo contínuo de revisão e redirecionamento das atividades.

Para apoiar a escolha do melhor método organizacional aos interessados em aumentar produtividade, Branco, que também é professora no curso de Gestão do Tempo e Produtividade, da Exame Academy, sugere algumas estruturas metodológicas, como GTD e Eisenhower, e ferramentas digitais, como Notion, Todoist, Trello e Asana.

Contemplar a paisagem

O uso de ferramentas que auxiliam a gestão do tempo e de atividades foi o que fez a diferença na vida de Betini para alcançar a produtividade. Para manter a organização, a empreendedora estabelece metas e realiza checklists diários, o que facilita não só a resolução de problemas, como também evita o acúmulo de trabalho. 

Hoje em dia, Betini consegue um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal. Aprender a delegar a levou a ter mais tempo para tocar projetos pessoais e conquistar melhores resultados.

Em uma reflexão sobre a obsessão das pessoas de querer entregar cada vez em um menor tempo, gerando a necessidade de dissociar a ideia de excesso de trabalho e produtividade, Branco pontua que os brasileiros possuem uma expectativa de vida alta e que isso deveria impactar a forma como encaram suas jornadas.

“Temos que ter calma para abandonar a corrida de curta distância e fazer a melhor maratona possível, sem perder a possibilidade de contemplar a paisagem”, afirma.