São Paulo - Mandar e-mails parece muito fácil: basta digitar o nome do seu destinatário, escrever a mensagem e apertar o botão “enviar”.

Mas, ao longo desse processo aparentemente simples, estão escondidas diversas armadilhas. Para começar, o erro pode estar na própria escolha do e-mail como meio de comunicação.

Uma das maiores queixas dos CEOs de empresas de todos os portes é justamente contra profissionais que usam o correio eletrônico fora de contexto, diz ao site da revista Inc. a especialista em etiqueta corporativa Sandra Lamb, autora do livro “Writing Well for Business Success”.

Segundo os executivos ouvidos pela autora, muita gente falha ao ignorar alternativas superiores ao e-mail em algumas situações de trabalho  - como uma ligação telefônica ou o bom e velho cara a cara.

A facilidade de enviar mensagens pela internet está por trás de outra reclamação dos presidentes: funcionários que agem como “spammers”, enchendo a caixa de entrada de colegas e chefes com uma profusão de mensagens desnecessárias.

Outras gafes podem ser mais sutis - mas não por isso menos comprometedoras.

Não quer mais passar vergonha? A seguir, veja 6 erros inaceitáveis listados pela Inc. a partir das entrevistas conduzidas por Lamb:

1. Escrever uma frase inadequada no campo “assunto”
O tradicional ditado “Nunca julgue um livro pela sua capa” não se aplica à realidade dos e-mails. O assunto da mensagem conta, e muito, para determinar se ele será aberto ou não.

Se você escrever uma frase tímida e imprecisa, que não comunique urgência, é provável que o seu recado fique invisível na (provavelmente abarrotada) caixa de entrada do seu destinatário.

2. Classificar todas as suas mensagens como “urgentes”
É importante caprichar no assunto para ser lido, mas não vale tudo para chamar a atenção: letras em caixa alta, por exemplo, podem irritar o outro.

Marcar todas as suas mensagens como “urgentes” também não dá certo. Se todos os seus e-mails vêm com essa designação, o destinatário começará aos poucos a ignorar você. Se realmente se trata de uma emergência, é melhor alcançar o telefone e ligar.

3. Fazer confusão com as opções “Responder a todos”, “Com cópia” e “Com cópia oculta”
Uma receita infalível para passar vexame é não prestar atenção suficiente ao campo de destinatários da sua mensagem. De acordo com Lamb, esta é uma das queixas mais frequentes dos CEOS a respeito do assunto.

Mandar um e-mail para quem não deveria recebê-lo pode, no mínimo, incomodar: você estará roubando o tempo do outro com uma comunicação irrelevante para ele. No entanto, se a sua mensagem é sigilosa ou aborda um assunto sensível para algumas pessoas da empresa, as consequências do seu lapso podem ser mais sérias. Em qualquer caso, é preciso ter cuidado.

4. Desrespeitar as políticas internas do empregador
Em algumas empresas, existem protocolos pré-definidos para a troca de e-mails corporativos. É preciso respeitar políticas sobre o compartilhamento de informações com pessoas de dentro e fora da organização, por exemplo.

Também é importante estar atento a certas "regras extraoficiais". Existe alguém que pode se ofender caso não não seja copiado numa conversa? Prestar atenção às normas tácitas do seu ambiente de trabalho é importante para evitar mal-entendidos e conflitos.

5. Ignorar riscos jurídicos
Mandou um e-mail e se arrependeu depois? Não adianta apagar o item da sua caixa de e-mails enviados: tudo que você manda fica registrado, no mínimo, no servidor dos seus destinatários.

No caso de uma ação judicial, a sua mensagem pode ser recuperada e usada no processo. “Na dúvida, discuta o assunto cara a cara, ou então use o telefone”, diz Lamb.

6. Descuidar da redação
Erros de português são bastante comuns na comunicação corporativa, e precisam ser evitados a todo o custo. Mas você não deve se preocupar exclusivamente com a gramática: a estrutura do seu texto também merece atenção.

E-mails prolixos, confusos e mal escritos podem acabar com o humor do seu destinatário. Para não sacrificar o tempo (e a paciência) do outro, a dica é buscar dizer o máximo com o mínimo - e jamais dispensar uma boa revisão.