Não é só meme: 3 em cada 4 reuniões poderiam ter sido um email, diz pesquisa

Cinco mil trabalhadores em quatro continentes participaram de uma pesquisa realizada pela gigante de software australiana Atlassian sobre produtividade no ambiente de trabalho. As conclusões são aquelas que a maioria já suspeita: as reuniões são ineficazes na disseminação de informações, no estímulo à colaboração e na realização de tarefas em 72% dos casos.

Isso significa que, em média, 3 em cada 4 reuniões realmente poderiam ter sido substituídas por um email.

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A pesquisa também descobriu que um pequeno grupo de pessoas frequentemente controla a conversa, deixando de fora os participantes mais silenciosos que perdem a chance de contribuir. Em segundo lugar, as reuniões frequentemente não fazem os projetos avançarem. 77% dos respondentes disseram que todas as reuniões são para criar mais reuniões. A pesquisa também identificou um fenômeno chamado de "caos conversacional", que é quando uma reunião sem uma pauta sai dos trilhos e se desvia pela falta de foco.

Isso tem impacto na produtividade. Quase 4 em cada 5 (78%) dos respondentes da pesquisa afirmaram que têm dificuldade em concluir seu trabalho por causa da quantidade de reuniões às quais são obrigados a comparecer. Mais da metade disse que até mesmo têm que trabalhar horas extras alguns dias por semana especificamente por causa do "excesso de reuniões".

O problema não está concentrado em níveis hierárquicos mais baixos. Na verdade, 67% dos que estão no nível de diretor para cima relatam a necessidade de trabalhar horas extras. Em geral, mais de três quartos (76%) dos trabalhadores disseram à Atlassian que os dias cheios de reuniões os deixam totalmente exaustos.

Outro estudo recente feito pela universidade de Yale confirmou que as reuniões pelo Zoom falham em estimular a atividade cerebral da conexão pessoal, o que só reforça a epidemia persistente de fadiga do Zoom. Tendo em vista esse tipo de reclamação, algumas empresas, como a Shopify, estão lançando "dias sem reuniões" designados. No início do novo ano, a startup de fórmula infantil Bobbie cancelou todas as reuniões recorrentes em massa.

Nesse contexto,a Atlassian recomenda que, caso uma reunião de alinhamento tenha mesmo que ocorrer, o tempo estabelecido pode ser reduzido de 30 para 15 minutos, e uma pauta deve ser enviada previamente. Além disso, pode ser designado um facilitador que garanta que os tópicos sejam discutidos e todos participem do encontro.