Como sobreviver em um escritório sem paredes?

São Paulo - Risadas, conversas em voz alta e interrupções frequentes são parte da rotina de quem trabalha em escritórios abertos.

De fora, o ambiente parece leve e descontraído, mas a agitação cobra um preço alto quando o assunto é produtividade .

Segundo a revista Scientific American, a exposição ao ruído atrapalha a concentração e diminui a memória. O barulho também aumenta a incidência de estresse e de problemas relacionados a ele, como enxaqueca, úlceras e até pressão alta.

Mas quando - e, principalmente, por quê - começamos a trabalhar em escritórios abertos?

De acordo com Rubens Pimentel, sócio da Ynner Treinamentos, a ideia de remover as paredes dos escritórios surgiu entre os anos 1970 e 1980, com o intuito de promover o trabalho colaborativo.

Na época, a novidade trouxe ganhos importantes. A queda das barreiras físicas permitiu que colegas conversassem e tomassem decisões de forma menos burocrática. Resultado: menos reuniões, mais agilidade.

A situação mudou de figura com a popularização da internet e das tecnologias de comunicação. “Passamos a ser invadidos por e-mails, mensagens e notificações, e transferimos essa cultura da interrupção para o nosso comportamento”, diz Rubens.

Em termos práticos, isso significa que um colega de trabalho ansioso não vai pensar duas vezes antes de ir até a sua mesa para tirar uma dúvida - mesmo se você estiver profundamente concentrado na sua tarefa.

O desperdício de tempo não é pequeno. Após uma ruptura de atenção, demoramos cerca de 23 minutos para voltar à nossa tarefa original, segundo Gloria Mark, especialista em distração digital ouvida pelo The Wall Street Journal.

Mar de olhos e ouvidos
Em parte, o problema das interrupções nos escritórios abertos decorre da sensação de que todos estão disponíveis o tempo todo. Mas há um lado bom nessa arquitetura: a proximidade física também se torna simbólica.

Isso porque a ausência de barreira transmite uma ideia de hierarquia suavizada. “As pessoas se sentem mais à vontade para falar com seus superiores se não há paredes entre eles” diz a coach Silvana Mello, da consultoria LHH|DBM.

Por outro lado, o mesmo design que aproxima as pessoas também pode sufocá-las. “Como todos veem e escutam todos, muitas pessoas se sentem observadas, invadidas, sem privacidade para falar ao telefone, por exemplo”, diz ela.

Não é paranoia: a sensação de monitoramento prejudica a satisfação com o trabalho e até o desempenho profissional, de acordo com um artigo publicado no periódico Academy of Management Journal.

O que fazer?
Driblar os problemas da vida em espaço aberto não é fácil. Existem soluções imediatas, como ouvir música com fones de ouvido ou "fugir" para espaços mais silenciosos, como salas de reunião vazias.

Rubens também menciona algumas saídas "radicais" que podem ajudar os mais desesperados.

A primeira delas é trabalhar de casa. “É uma opção muito boa, se houver essa abertura por parte do empregador”, diz ele. O problema é que, por razões culturais, o home office ainda é adotado por poucas empresas no Brasil.

Também é possível ir ao escritório em horários alternativos. “Vejo cada vez mais executivos trabalhando à noite, porque não conseguem se concentrar nas horas comerciais”, comenta Rubens. “É uma solução bastante frequente, mas não acho saudável sacrificar esse tempo”.

O ideal, segundo Silvana, é que as providências venham do próprio empregador. Para ela, a empresa deveria determinar um código de convívio, em que deixe claro o comportamento esperado no ambiente de trabalho .

E se não há uma regra formalmente estabelecida? Só resta negociar. “Vale conversar com a pessoa que está atrapalhando você, sempre de forma calma e assertiva, para evitar conflitos”, afirma Rubens.

De qualquer forma, a resposta definitiva ao problema cabe à empresa. "Algumas atividades profissionais têm ganhos com ambientes abertos", diz o especialista. "Os gestores precisam avaliar, caso a caso, se há benefício real na configuração".

No caso das áreas que funcionam melhor em espaços fechados, a única solução possível é também a mais óbvia: devolver as sagradas paredes a elas.

2. Evernote

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3. Trello

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4. RescueTime

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A ferramenta serve para verificar como o usuário está passando seu tempo conectado. A função do aplicativo é rastrear a atividade do usuário e depois mostrar a ele os resultados. Com esses dados em mãos, fica mais fácil traçar um plano para usar melhor o tempo. Onde encontrar: programa no site oficial e aplicativo no Google Play

5. Remember the Milk

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A função deste assistente é simples: organizar a sua lista de tarefas. Entre as suas vantagens sobre o velho bloquinho de papel, estão as funções de enviar lembretes por email ou SMS, compartilhar tarefas com outros usuários e sincronizar informações entre vários dispositivos. Onde encontrar: programa no site oficial e aplicativos no iTunes ou Google Play

6. Asana

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O Asana serve para facilitar trabalhos em grupo. Entre outras funções, permite estabelecer tarefas para outros usuários, organizar entregas em listas de projetos e acompanhar o progresso geral da equipe. Onde encontrar: programa no site oficial e aplicativos no iTunes ou Google Play

7. Clear Focus

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O Clear Focus é um cronômetro que ajuda o usuário a intercalar sessões de trabalho com pausas curtas. A inspiração é a "técnica Pomodoro", um método de trabalho que divide o tempo em blocos de 25 minutos, alternados por intervalos, para impulsionar a produtividade. Onde encontrar: aplicativo no Google Play

8. Coffitivity

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Você gosta de ouvir música para se concentrar? Ou pertence ao time dos que preferem o silêncio? Um estudo publicado no Journal of Consumer Research mostrou que a produtividade aflora quando há um ruído difuso no ambiente. O Coffitivity simula o som de uma cafeteria para estimular a criatividade e preservar o foco do ouvinte. Onde encontrar: programa no site oficial e aplicativos no iTunes ou Google Play

9. IFTTT

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A sigla IFTTT, em inglês, significa "if this, then that" ("se isto, então aquilo"). A frase, que dá nome a este aplicativo, resume sua função principal: criar mecanismos automáticos, ou "receitas", no jargão dos usuários. Por exemplo: se o seu telefone tocar numa quarta-feira pela manhã, quando você tem uma reunião semanal, a chamada deve ser cancelada automaticamente pelo seu smartphone. Regras como essa ajudam a economizar tempo em situações previsíveis. Onde encontrar: programa no site oficial e aplicativos no iTunes ou Google Play

10. Productivity Owl

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A "coruja da produtividade" é uma extensão para Google Chrome que obriga o usuário a manter o foco na sua tarefa. O mecanismo é simples: o ícone de uma pequena coruja acompanha você em cada site visitado. Quando você está sendo improdutivo, ela voa através da página e fecha as abas do seu navegador. Sites ligados ao seu trabalho e buscadores, obviamente, podem ser liberados da "censura" da corujinha virtual. Onde encontrar: no site oficial e na Chrome Web Store

11. Wunderlist

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A principal função desta ferramenta é organizar tarefas diversas e dividi-las em listas temáticas, como "Trabalho", "Compras" ou "Família". A possibilidade de classificar pendências de acordo com a sua natureza também ajuda a separar preocupações pessoais e profissionais no dia a dia. Onde encontrar: programa no site oficial e aplicativos no iTunes ou Google Play

12. iDone This

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Às vezes não nos damos conta do quanto produzimos depois de um longo de trabalho. Este aplicativo serve justamente para informar o usuário sobre as suas entregas diárias. Com um simples email, o iDoneThis mostra o quanto você está progredindo num projeto e, de quebra, ajuda a criar um sentimento de realização. Onde encontrar: programa no site oficial

13. Cold Turkey

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O Cold Turkey ajuda a manter o usuário longe de distrações e tentações. Disponível para usuários de Windows, ele bloqueia temporariamente o usuário de sites viciantes como Facebook, YouTube e outras redes sociais. Para quem usa Mac, uma opção parecida é o Self Control. Onde encontrar: programa no site oficial

14. Timeful

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Feito para iPhone, o Timeful ajuda a acompanhar o tempo e marcar compromissos. Basicamente, a ferramenta monitora a sua atividade no celular e identifica os horários em que você costuma desempenhar suas atividades rotineiras. Na hora de programar tarefas, ele sugere alguns horários com maior probabilidade de serem os certos para você. Onde encontrar: aplicativo no iTunes

15. Sunrise

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O Sunrise é a soma aperfeiçoada de diversos calendários online. O aplicativo conecta as informações das agendas que você tem no Google e no Facebook, por exemplo - uma ajuda bem-vinda para quem se confunde com reuniões e eventos marcados em plataformas diferentes. Onde encontrar: programa no site oficial e aplicativos no iTunes ou Google Play

16. GreyNut

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Em churrascarias, bandeirinhas verdes ou vermelhas servem para sinalizar ao garçom se o freguês quer continuar comendo ou não. O sistema inspirou uma startup da Letônia a criar o GreyNut. O dispositivo é composto de uma lâmpada LED conectada a aplicativos que identificam quando o usuário está trabalhando, ou quando está checando as redes sociais. Se ele está ocupado, uma luzinha vermelha avisa aos colegas que não é a melhor hora para interrompê-lo. Onde encontrar: produto no site oficial

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