Como se organizar no trabalho em um mundo de mudanças constantes

“Tudo sempre leva mais tempo do que você espera, mesmo quando você leva em consideração a Lei de Hofstadter.” Essa frase aparece no livro “Gödel, Escher, Bach: An Eternal Golden Braid”, publicado em 1979, mas, mesmo tendo quase 50 anos, continua muito atual.

Quem nunca começou um projeto acreditando que conseguiria entregar tudo em uma semana e, no meio do caminho, percebeu que havia mais etapas e decisões do que parecia no início? É sobre esse tipo de dificuldade em fazer previsões que o cientista Douglas Hofstadter brinca quando apresenta a lei que leva seu nome.

Não que a Lei de Hofstadter seja exatamente uma “regra científica”. Também não é uma sentença de que o ser humano está condenado a descumprir prazos, chegar atrasado a compromissos ou viver correndo atrás da própria agenda.

Na verdade, essa citação aparece em um contexto sobre a nossa capacidade (ou a falta dela) na hora de estimar quanto tempo desafios complexos podem levar. Lá pela década de 1960, especialistas em computação acreditavam que não demoraria tanto para um computador superar os melhores jogadores de xadrez. A previsão, porém, levou muito mais tempo para se concretizar: foi só em 1997 que o Deep Blue, da IBM, derrotou o então campeão mundial Garry Kasparov.

Parece que, naquela época, muita gente subestimou a complexidade do desafio e, talvez, esse seja justamente um dos erros que cometemos quando tentamos organizar nosso próprio trabalho.

É comum definirmos um prazo olhando apenas para a tarefa que está diante de nós, sem considerar tudo o que pode existir ao redor dela e, principalmente, as pessoas envolvidas no processo.

Uma apresentação que levaria duas horas para ficar pronta pode depender de um dado que precisa ser enviado por outra área. Um projeto dificilmente avança do início ao fim sem passar por conversas, aprovações, ajustes ou decisões de outras pessoas. Ou seja, quando trabalhamos em equipe, nosso tempo quase nunca depende apenas de nós.

Esse, aliás, é um ponto central para mim quando falamos de organização e gestão do tempo.

Às vezes, pensamos nessas habilidades como algo individual, só que, dentro de uma empresa, nosso trabalho faz parte de uma rede. Dependemos de outras pessoas e outras pessoas também dependem de nós, o que significa, por exemplo, que se eu atraso na minha entrega, isso vai impactar alguém cujo trabalho só poderia começar depois que a minha parte fosse cumprida.

É um ciclo de dependências e ter clareza sobre esse mecanismo nos ajuda não só a fazer estimativas mais realistas e cumprir prazos, mas a manter um sistema de trabalho coletivo, que não fica na dependência de uma única pessoa.

Pode parecer um detalhe, mas ter documentos organizados, acessos compartilhados com as pessoas certas e informações importantes registradas faz diferença. É aquele exercício de se perguntar: se eu precisar me afastar amanhã, por exemplo, meu time consegue entender onde está cada projeto e dar continuidade ao trabalho? Ou tudo para até que alguém consiga falar comigo?

Se a resposta for negativa, existem grandes chances de você se tornar um gargalo e de não um, mas vários prazos serem impactados.

Por isso, organização e capacidade de estimar o tempo andam juntas.

Definir um prazo não é uma simples “conta de cabeça”. Tem a ver com entender a complexidade da demanda, identificar as etapas envolvidas, saber de quem precisamos e garantir uma estrutura dentro da qual os outros consigam avançar mesmo na nossa ausência.

É a partir dessa visão mais completa que conseguimos colocar uma margem de segurança sobre a nossa estimativa inicial e sermos profissionais que inspiram confiança.

Afinal, mudanças e imprevistos vão continuar acontecendo. Uma boa organização é aquela que consegue absorvê-los sem que, a cada ajuste de rota, o prazo da entrega seja colocado em risco.