São Paulo – Uma busca rápida no Google Play ou no iTunes com as palavras administração do tempo e produtividade é suficiente para constatar que o número de aplicativos para responder a esta demanda  já supera a casa dos milhares.

Alguns diferem nos formatos, outros, nas propostas, mas todos guardam uma promessa em comum: ajudar profissionais de todos os setores a trabalhar melhor em menos tempo. Na vida real, depois que você faz o download da ferramenta, contudo, esta promessa nem sempre é cumprida. Ou pior: pode ter um efeito contrário.

“A armadilha é você se distrair com alguma outra coisa”, diz André Caldeira, autor do livro “Muito trabalho e pouco estresse” (Editora Évora) e que só usa o bloco de notas do iPhone como uma ferramenta para ajudar no trabalho.  

Quem já se pegou checando as notificações no Facebook no meio de uma reunião sabe o quanto ele está certo. 

Para driblar este e outros riscos inerentes ao uso de aplicativos, contudo, não é necessário bani-los da sua vida. Ao contrário: eles estão aí exatamente para ajudar sua rotina, basta apenas que você aprenda o jeito certo de usá-los. Veja como: 

Não seja escravo da rotina imposta pelo aplicativo

De acordo com Fernando Serra, autor do livro “O tempo na sua vida” (Editora Saraiva) e diretor acadêmico da HSM Educação, o uso de aplicativos depende da rotina diária que você estabelece. “Se você deixar ele solto, é ele quem vai ditar a sua rotina”, explica. 

“Receber um e-mail não significa que você tem que responder imediatamente”, diz Serra. Tanto que, ele afirma, “a melhor maneira de solucionar um problema é estar em um problema”. 

Isso significa que não é porque seu celular ou tablet exibiu uma notificação de e-mail, sms ou mensagem em ferramentas como Whats App que você precisa responder no mesmo minuto. 

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A dica é simples: estabeleça horários para checar as ferramentas. Se estiver em uma reunião importante ou em um momento do dia que exija concentração extrema, desative as notificações. Ou, se necessário, desligue o celular. 

Seja específico

“A funcionalidade, a interface não pode ser mais importante do que a finalidade”, afirma Caldeira. Serra concorda. “É preciso entender a função de cada ferramenta e como ele se relaciona com a sua vida pessoal”, afirma o especialista da HSM Educação. Com essa ideia em mente, escolha apenas aplicativos que sejam, realmente, úteis para a sua rotina e atendam a necessidades reais do seu dia-a-dia. 

Foque

Diante de aplicativos que se adequem ao que você vivencia todos os dias, escolha apenas um para cada necessidade. Se encontrar um que responda a todas ou se for possível sincronizá-los entre si, melhor.

Exemplo: você não precisa ter dois aplicativos de agenda no celular, mais um apenas para anotar as tarefas, além da agenda de papel que você já mantém sobre a mesa. Escolha o mais adequado para as suas necessidades e anote todas as tarefas lá. Do contrário, você corre o risco de se perder no trabalho. 

Controle-se

Domínio próprio é palavra de ordem na hora de administrar o tempo – independente do método. “A gente brinca que o segredo para conseguir fazer qualquer coisa é a combinação entre paixão, perseverança e foco”, diz Serra. Isso significa que sem o mínimo de esforço para se concentrar e usar estas ferramentas de uma maneira estratégica você poderá apenas dar um tiro no próprio pé. E nada mais.