6 erros que não dá mais para cometer em e-mails de trabalho

São Paulo - Mandar e-mails parece muito fácil: basta digitar o nome do seu destinatário, escrever a mensagem e apertar o botão “enviar”.

Mas, ao longo desse processo aparentemente simples, estão escondidas diversas armadilhas. Para começar, o erro pode estar na própria escolha do e-mail como meio de comunicação.

Uma das maiores queixas dos CEOs de empresas de todos os portes é justamente contra profissionais que usam o correio eletrônico fora de contexto, diz ao site da revista Inc. a especialista em etiqueta corporativa Sandra Lamb, autora do livro “Writing Well for Business Success”.

Segundo os executivos ouvidos pela autora, muita gente falha ao ignorar alternativas superiores ao e-mail em algumas situações de trabalho  - como uma ligação telefônica ou o bom e velho cara a cara.

A facilidade de enviar mensagens pela internet está por trás de outra reclamação dos presidentes: funcionários que agem como “spammers”, enchendo a caixa de entrada de colegas e chefes com uma profusão de mensagens desnecessárias.

Outras gafes podem ser mais sutis - mas não por isso menos comprometedoras.

Não quer mais passar vergonha? A seguir, veja 6 erros inaceitáveis listados pela Inc. a partir das entrevistas conduzidas por Lamb:

1. Escrever uma frase inadequada no campo “assunto”
O tradicional ditado “Nunca julgue um livro pela sua capa” não se aplica à realidade dos e-mails. O assunto da mensagem conta, e muito, para determinar se ele será aberto ou não.

Se você escrever uma frase tímida e imprecisa, que não comunique urgência, é provável que o seu recado fique invisível na (provavelmente abarrotada) caixa de entrada do seu destinatário.

2. Classificar todas as suas mensagens como “urgentes”
É importante caprichar no assunto para ser lido, mas não vale tudo para chamar a atenção: letras em caixa alta, por exemplo, podem irritar o outro.

Marcar todas as suas mensagens como “urgentes” também não dá certo. Se todos os seus e-mails vêm com essa designação, o destinatário começará aos poucos a ignorar você. Se realmente se trata de uma emergência, é melhor alcançar o telefone e ligar.

3. Fazer confusão com as opções “Responder a todos”, “Com cópia” e “Com cópia oculta”
Uma receita infalível para passar vexame é não prestar atenção suficiente ao campo de destinatários da sua mensagem. De acordo com Lamb, esta é uma das queixas mais frequentes dos CEOS a respeito do assunto.

Mandar um e-mail para quem não deveria recebê-lo pode, no mínimo, incomodar: você estará roubando o tempo do outro com uma comunicação irrelevante para ele. No entanto, se a sua mensagem é sigilosa ou aborda um assunto sensível para algumas pessoas da empresa, as consequências do seu lapso podem ser mais sérias. Em qualquer caso, é preciso ter cuidado.

4. Desrespeitar as políticas internas do empregador
Em algumas empresas, existem protocolos pré-definidos para a troca de e-mails corporativos. É preciso respeitar políticas sobre o compartilhamento de informações com pessoas de dentro e fora da organização, por exemplo.

Também é importante estar atento a certas "regras extraoficiais". Existe alguém que pode se ofender caso não não seja copiado numa conversa? Prestar atenção às normas tácitas do seu ambiente de trabalho é importante para evitar mal-entendidos e conflitos.

5. Ignorar riscos jurídicos
Mandou um e-mail e se arrependeu depois? Não adianta apagar o item da sua caixa de e-mails enviados: tudo que você manda fica registrado, no mínimo, no servidor dos seus destinatários.

No caso de uma ação judicial, a sua mensagem pode ser recuperada e usada no processo. “Na dúvida, discuta o assunto cara a cara, ou então use o telefone”, diz Lamb.

6. Descuidar da redação
Erros de português são bastante comuns na comunicação corporativa, e precisam ser evitados a todo o custo. Mas você não deve se preocupar exclusivamente com a gramática: a estrutura do seu texto também merece atenção.

E-mails prolixos, confusos e mal escritos podem acabar com o humor do seu destinatário. Para não sacrificar o tempo (e a paciência) do outro, a dica é buscar dizer o máximo com o mínimo - e jamais dispensar uma boa revisão.

2. Antes de uma reunião, socialize

2 /12(Creative Commons/Flickr/ Lars Plougman)

3. Inicie o aperto de mão se você tiver um cargo mais alto

3 /12(Thinkstock/anyaberkut)

Trocar um aperto de mão no mundo corporativo é muito mais complexo do que parece. Mas há uma regra básica, fácil de memorizar: a pessoa hierarquicamente superior deve sempre iniciar o gesto. Se você está recebendo alguém na sua empresa, também cabe a você a iniciativa de estender a mão.

4. Sempre se levante para cumprimentar o outro

4 /12(Thinkstock/Monkey Business Images Ltd)

Não abandonar a cadeira ao ser apresentado a outra pessoa é, antes de tudo, uma postura mal educada. Porém, mais do que isso, levantar-se indica que a sua presença é importante, segundo a autora norte-americana. Se você permanece sentado, corre o risco de ser ignorado.

5. Não puxe a cadeira para outra pessoa sentar

5 /12(Thinkstock/Jupiterimages)

Antigos "rituais" ditados pelo gênero estão ficando fora de moda - inclusive no âmbito profissional. Por isso, diz Pachter, não faz sentido puxar a cadeira para a mulher se sentar num encontro de negócios. Já segurar a porta para um convidado passar é aceitável.

6. Guarde o celular

6 /12(Brent Lewin/Bloomberg)

Não disfarçar a sua fixação pelo celular pode gerar grandes constrangimentos para um executivo. Deixar o aparelho sobre a mesa de reunião é desaconselhável. É melhor que fique no bolso, para que suas luzes e ruídos não virem fonte de distração.

7. Evite comer em reuniões

7 /12(BOA FORMA)

A não ser que se trate de um café da manhã, almoço ou jantar de negócios, é melhor não ingerir nada em reuniões. É que algum constrangimento pode surgir, diz a especialista, por causa dos barulhos de mastigação ou dos odores da comida. Beber água ou café é permitido.

8. Cuide da sua postura na cadeira

8 /12(Thinkstock/Arne Trautmann)

A menos que você precise demonstrar poder, o ideal é ajustar a altura da cadeira para ficar no mesmo nível de todos os presentes numa reunião. Também evite cruzar as pernas - independentemente do seu gênero. "Pode ser uma distração e até um pouco 'sexy' demais para o ambiente de trabalho", afirma Pachter.

9. Vista-se adequadamente

9 /12(Thinkstock/Flickr/Creative Commons/Ana_Cotta)

A sua imagem profissional depende muito mais das suas roupas do que você imagina. Descobrir qual é o código de vestimenta de uma empresa ou encontro profissional - e segui-lo à risca - é essencial para garantir a sua credibilidade.

10. Seja pontual

10 /12(Bloomberg)

Comparado a outras nacionalidades, o brasileiro tende a ser pouco pontual. No mundo dos negócios, é bom conter essa tendência. Segundo Patcher, chegar na hora para compromissos profissionais é uma atitude que denota seriedade, organização e respeito ao outro.

11. Vá direto ao ponto

11 /12(Getty Images)

O conselho é simples, mas fundamental: não faça o outro perder tempo. No mundo corporativo, isso significa se comunicar de forma objetiva e concisa. Evitar repetições, comentários desnecessários e digressões também é um sinal de educação no trabalho, diz a especialista.

12. Veja agora 8 dicas de linguagem corporal para dominar uma negociação

12 /12(Thinkstock/STUDIO GRAND OUEST)

O idioma do corpo