São Paulo — Quando você tem algo delicado a dizer a um chefe, subordinado ou colega de trabalho, prefere falar pessoalmente ou mandar o recado por e-mail?

Especialmente quando você não quer que ninguém mais ouça o diálogo,  a segunda alternativa parece muito mais discreta e segura. Mas não é.

Além de serem facilmente mal interpretadas, porque são desprovidas de expressões faciais e tom de voz, as mensagens que você manda por correio eletrônico ficam registradas para sempre.

“O seu e-mail profissional pertence à empresa para a qual você trabalha, tanto quanto a sua mesa ou a sua cadeira de trabalho”, diz a coach Denise Dudley ao site da revista Money. “As mensagens existirão para sempre, por isso é bom evitar dizer algo que pode ‘assombrar’ sua vida no futuro”.

Veja a seguir 4 tipos de conversas que é melhor ter face a face, e não por meio da tecnologia:

1. Fofoca

Espalhar boatos ou falar sobre a vida pessoal das pessoas do escritório é um comportamento com péssimas consequências para a sua carreira, mas é especialmente perigoso se for registrado por escrito.

Caso você não saiba, as empresas podem monitorar as mensagens trocadas por seus funcionários, desde que se trate do e-mail corporativo, e não do particular.

O risco é maior ainda se você acidentalmente incluir múltiplos destinatários quando a conversa é particular, ou apertar o botão “Responder para todos” sem querer.

Dudley conheceu uma pessoa que mandou a frase “Adivinha quem está grávida?” para um grupo de colegas. “A ‘grávida’ não estava grávida, só tinha ganhado um pouco de peso, e acabou interceptando o e-mail”, diz a coach à Money. “A relação dela com o autor da mensagem nunca mais se recuperou”.

2. Críticas — ou elogios

Aqui, o maior problema está na facilidade com que a comunicação escrita é distorcida, pela falta de outros elementos de comunicação como tom de voz e expressão facial.

Na opinião de Kathleen Murphy, fundadora da consultoria Market Me Too, o e-mail é um recurso muito pobre para criticar ou até elogiar o trabalho de um colega.

Por escrito, uma frase como “o novo estagiário é bastante pontual, hein?”, pode parecer sincera ou irônica, a depender do leitor. Mesmo palavras elogiosas como “parabéns” correm o risco de soar pouco verdadeiras ou não suficientemente enfáticas por e-mail.

“Se até comentários positivos podem ser mal-interpretados, que dirá os negativos”, diz Murphy. Como o desempenho alheio é um assunto sensível, para o bem ou para o mal, é sempre melhor comunicar as suas impressões face a face.

3. Brigas

O e-mail também é uma péssima ferramenta para chamar a atenção de um subordinado. “Muita gente acha que o feedback ficará ‘suavizado’ por escrito, mas o resultado pode ser muito pior do que você imagina”, alerta o consultor Chris Hallberg em entrevista à Money.

Segundo ele, é melhor convidar o funcionário para uma conversa — privada, de preferência — para tratar do assunto.

O mesmo vale para qualquer outro tipo de desentendimento ou briga no trabalho, por dois motivos. O primeiro é a possibilidade de a mensagem ser encaminhada fora de contexto para pessoas alheias ao assunto, o que pode agravar o conflito.

A segunda razão é, novamente, a pobreza expressiva do e-mail. Por escrito, as suas frases podem soar mais agressivas do que você pretendia, e aumentar o mal-estar entre as partes. Diálogos presenciais são sempre a alternativa mais sábia, em qualquer caso.

4. Negociações

Precisa falar com alguém sobre salário, mudança de horário ou promoção de cargo? Esqueça o computador e o celular: conversas que envolvam o RH da empresa devem ser feitas pessoalmente, ou no máximo em uma chamada por vídeo.

Isso porque, no diálogo por escrito, perde-se um dos recursos mais poderosos da negociação: a criação do vínculo. Só pessoalmente é possível escutar profundamente o outro, ao ponto de entender seus valores, motivações e necessidades, e adaptar os seus argumentos a eles. Essa leitura, tão fina e complexa, não pode ser feita nos limites de uma mensagem eletrônica.  

Em entrevista à Money, Dennis Collins, diretor da West Corporation, diz que o e-mail pode ser usado, no máximo, para agendar as reuniões necessárias para falar sobre o assunto. “Aplicativos, chat e e-mails podem ser ótimos para avisar a pessoa que você quer conversar, mas não para conduzir a conversa em si”, explica ele.