Pensando em dar continuidade aos negócios em meio à pandemia, a Andrade Gutierrez adotou, em parceria com a DocuSign, a assinatura eletrônica. Com a adoção da tecnologia, a companhia percebeu mudanças importantes, principalmente a redução do tempo médio de aceitação de contratos. Esse tempo deixou de ser de 14 dias e passou a quatro horas, representando uma queda de 99%. Além disso, em casos de procurações, o tempo caiu de sete dias para dois, uma queda de 29%.

Acostumada a longos processos de documentação e formalização, a companhia vinha fazendo pesquisas para diagnosticar as possibilidades de melhorias em suas operações, em busca de uma solução para acabar com as repetidas idas e vindas de documentos editáveis, impressões com carimbos e envio de malotes no país e na América Latina.

Embora os relacionamentos e transações online tenham se tornado mais comuns, o vice-presidente de Vendas para a América Latina da DocuSign, Gustavo Brant, comenta que ainda há dificuldade em entender o que é assinatura eletrônica e de diferenciá-la da digital.

“É um termo amplo. De forma muito simples, trata-se de uma maneira de autenticar um documento por meio digital, sem a vulnerabilidade da assinatura manual feita em papel, com diversos recursos para comprovar sua veracidade. Em suma, é como se a assinatura eletrônica fosse o gênero do qual digital é a espécie”, afirma Brant.

Brant afirma que a praticidade do processo faz com que até 80% dos acordos com assinatura eletrônica sejam concluídos em menos de um dia e 44% deles em menos de 15 minutos. Ele diz que basta fazer o upload do documento no sistema — adicionando a assinatura, rubrica e outras informações — para, então, compartilhar o conteúdo com quem precisa assinar ou acompanhar o processo, prevendo ainda armazenamento na nuvem e uma trilha de auditoria.

Pandemia acelerou adesão 

Para Júlia Cândido, gerente de Riscos e Contratos da Andrade Gutierrez, fatores práticos como a possibilidade de integração com diferentes sistemas e acesso a uma plataforma que opera mundialmente foram os principais diferenciais que levaram à escolha do produto. No entanto, admite que, apesar de todos os estudos que comprovaram a eficácia do modelo, este ainda enfrentou algumas resistências iniciais, principalmente pelo fato do setor ser mais tradicional em termos de operações.

A gerente diz que esperava que o novo modelo fosse absorvido naturalmente, mas, no final, o processo acabou sendo acelerado devido ao período de isolamento social causado pela pandemia de covid-19.

“Já estávamos preparados para este desafio graças à busca de formas de otimizar nossos sistemas. Com esse cenário, até os mais resistentes acabaram se convencendo da segurança e autenticidade da ferramenta”, declara Cândido.

Números mostram benefícios para o meio ambiente

Além da praticidade, outros dados ajudaram a fortalecer o sentimento de decisão acertada. Desde a implantação da tecnologia, em 2019, já foram assinadas mais de 405 mil páginas, gerando uma economia de quase R$ 100 mil para a construtora. Gastos com malote, entrega e reconhecimento de firma também foram abolidos.

Os benefícios ambientais também foram levados em consideração. De acordo com a ferramenta da Environmental Paper Network, usada pela DocuSign para estimar a economia ambiental com o uso reduzido de papel, a Andrade Gutierrez deixou de produzir quase cinco mil quilos de lixo. Ainda, mais de 70 mil quilos de carbono não foram lançados na atmosfera e cerca de 30 mil quilos de madeira e 740 mil litros de água foram preservados.

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