Empresas que lidam diariamente com orçamentos já sabem: nem todo pedido de cotação que chega por e-mail acaba virando uma venda efetiva. No caso do setor da saúde, essa “perda de tempo” pode custar caro. Entre ler e-mails, abrir planilhas, interpretar imagens e digitar pedidos no sistema, um vendedor do Grupo Elfa, distribuidora de medicamentos e materiais médico-hospitalares e rede de serviços e soluções logísticas para o setor, gastava até 40 minutos para responder a uma única cotação, segundo a empresa.

Com mais de mil profissionais na linha de frente, a companhia deixava de precificar parte das oportunidades — uma perda silenciosa, porém constante, de receita.

A solução para o problema veio com uma ferramenta interna, o CotAI, um agente de inteligência artificial generativa (GenAI) desenvolvido com apoio da A3Data, consultoria especializada em dados e Inteligência Artificial (IA), para automatizar a leitura e o processamento de centenas de milhares de itens por mês.

Os resultados após a implementação desse produto digital vieram rápido: mais de R$ 100 milhões em faturamento em apenas oito meses.

“O CotAI hoje atua como um copiloto inteligente no nosso processo comercial. Automatiza etapas operacionais complexas, como leitura de e-mails e interpretação de anexos, e entrega ao vendedor uma proposta estruturada, assertiva e pronta para revisão. O resultado é claro: mais agilidade, maior conversão e uma experiência e jornada mais fluida para o cliente”, afirma Rafael Tobara, CIO do Grupo Elfa.

Projeto compartilhado

A iniciativa nasceu de um experimento pessoal de Tobara. A ideia do executivo era criar uma IA para processar pedidos de cotação que chegavam desestruturados.

Sem uma solução pronta disponível no mercado, o executivo desenvolveu um MVP caseiro e mobilizou parceiros para construir a versão definitiva da ferramenta.

O desenvolvimento efetivo do algoritmo e da arquitetura da solução foi liderado pela A3Data, que usou as tecnologias da Amazon Web Services, a AWS. A integração com o sistema de CRM ficou a cargo da multinacional FCamara.

Durante a execução, o sistema interpreta se um e-mail contém uma solicitação de orçamento e, a partir da análise, cruza as informações com o catálogo de produtos, preços e a malha logística da empresa. A IA consegue interpretar arquivos em PDF, imagens, planilhas e mensagens de texto e os transforma automaticamente em propostas comerciais no CRM dos vendedores.

“Esse projeto nos encantou porque não era só tecnologia pela tecnologia. Era sobre usar a inteligência artificial para servir a um propósito muito maior, que é criar valor real para o negócio”, afirma Rodrigo Pereira, CEO da A3Data.

O CotAI foi testado com sete modelos de IA generativa distintos. Para melhorar a precisão da IA, foram aplicadas técnicas de processamento de linguagem natural e algoritmos de correspondência semântica entre o que o cliente pede e os produtos disponíveis no sistema do Grupo Elfa.

Cultura e adesão interna

A implementação do CotAI foi feita gradualmente e acompanhada de treinamentos para os colaboradores. “Toda transformação começa pelas pessoas. O maior desafio foi cultural e esperado. Mas a virada aconteceu quando mostramos que a IA não vem para substituir ninguém, e sim para liberar o potencial do time comercial. Eles passaram a focar no relacionamento, na negociação e na geração de valor, não mais na operação manual”, diz Tobara.

Com a automatização de tarefas operacionais, o papel dos vendedores mudou. Eles passaram a atuar de forma mais consultiva, buscando novas oportunidades de vendas e negociando melhores condições com os clientes.

“Estamos redesenhando o papel do vendedor na era da IA Generativa. A inteligência artificial assume tarefas repetitivas e operacionais. O humano entra onde ele é diferenciado: na escuta ativa, na análise crítica e na tomada de decisão estratégica junto ao cliente”, conclui o executivo.

Equilíbrio técnico e impacto no negócio

Fundada em 2014, a A3Data é uma consultoria brasileira especializada em soluções de dados, analytics e inteligência artificial. Com projetos em grandes corporações de setores como saúde, financeiro e automotivo, a empresa se destaca por unir tecnologia a um entendimento profundo dos desafios dos negócios.

No projeto com o Grupo Elfa, a companhia foi responsável não apenas pela criação dos algoritmos, mas também pelo desenho da arquitetura de dados e governança da informação. O time da A3Data desenvolveu sete modelos de IA generativa até chegar à configuração atual, que atinge 99,2% de precisão na análise de pedidos de cotação — um índice acima da média do mercado.

Segundo Rodrigo Pereira, o diferencial do CotAI está no alinhamento entre tecnologia e objetivos estratégicos da empresa. A consultoria é parceira Advanced da AWS, com certificação específica em inteligência artificial generativa. Além disso, a empresa investe continuamente em projetos próprios de pesquisa aplicada, o que permitiu à equipe antecipar tendências e criar soluções sob medida, como a que impulsionou o Grupo Elfa.

“Na A3Data, acreditamos que IA só gera valor real quando impacta KPIs concretos — como receita, eficiência e a experiência do cliente. No caso do Grupo Elfa, conseguimos unir todas essas frentes em uma única solução escalável”, conclui o CEO.