Mudança de sede sem traumas

Mudanças, de qualquer tipo, envolvem desafios. Para a seguradora SulAmérica, que mudou de sede no Rio de Janeiro, em agosto de 2009, as dificuldades do processo eram grandes. A companhia dependia da construção de um novo edifício e tinha prazo para entregar o antigo prédio, onde trabalhavam 2 000 funcionários. Somava-se a isso o fato de a nova sede estar localizada numa região com menos oferta de serviços e dúvidas sobre segurança.

A mudança física era acompanhada de uma mudança cultural. Para garantir que o processo desse certo, a SulAmérica montou uma estratégia de comunicação transparente, expondo as etapas da construção do novo local de trabalho, e realizou campanhas para os funcionários se desfazerem de objetos desnecessários.

O DESAFIO
Localizada num prédio de 80 anos, com problemas de cabeamento e hidráulica, onde funcionários de uma mesma área ficavam separados, a SulAmérica decidiu, em 2007, que era hora de mudar. A troca não seria apenas física. Havia uma relação emocional dos funcionários (cujo tempo médio de casa é de oito anos) com o prédio. A antiga sede tinha ainda vantagens pela localização. No burburinho carioca, era próxima a lojas, restaurantes e oferecia várias opções de transportes — atrativos que o novo local não possuía. Localizado na Cidade Nova, região no centro do Rio de Janeiro, que fica deserta à noite, o novo endereço não agradou inicialmente. “Havia um receio grande em relação à segurança”, diz Maria Helena Monteiro, vice-presidente de recursos humanos. Mais do que isso, seria necessário que cada funcionário se desfizesse de muitas coisas, já que as novas estações de trabalho seriam menores. Era necessário convencer os funcionários num prazo de dois anos de que a mudança seria positiva para todos.

A SOLUÇÃO
Para que a transferência ocorresse no prazo e fosse o menos dolorosa possível, a SulAmérica decidiu fazer com que os funcionários acompanhassem todo o processo, virtual e pessoalmente. Para isso, montou um núcleo, formado por quatro pessoas, que comandou todas as etapas da mudança. A primeira preocupação era manter os funcionários a par do que estava acontecendo na nova sede. Fotos dos avanços da obra eram publicadas no portal da empresa. A SulAmérica também se empenhou em mudar a imagem negativa da nova região, organizando visitas guiadas, que podiam ser comentadas pelos funcionários no portal. Toda crítica negativa ou questionamento eram respondidos pelo núcleo. O tema segurança recebeu atenção especial. A seguradora montou projetos sociais para desenvolver a região no entorno da nova sede e buscou apoio da polícia local e da prefeitura. “Nosso grande acerto foi não ficar na defensiva nem só dizer que havia maravilhas. Mostramos os problemas e as soluções”, diz Maria Helena. Havia ainda um outro problema a ser solucionado: a quantidade de material que deveria ser eliminado. De forma lúdica, a empresa fez duas campanhas. A Campanha do Desapego nasceu para que os funcionários levassem para casa objetos que guardavam no escritório. Havia, por exemplo, quem guardasse documentos pessoais de mais de 60 anos e até um aquário. A segunda campanha, chamada de Descarte, procurava reduzir a papelada que não teria espaço na nova sede. Para ajudar na empreitada, a SulAmérica contratou profissionais de documentação que ensinaram a separar os documentos necessários dos descartáveis. Em janeiro deste ano, a empresa iniciou a comunicação sobre como seria a transferência, com reuniões para explicar o processo. No total, foram dez levas de mudança, sempre nos fins de semana.Conforme as equipes eram transferidas, mais comentários eram escritos no site da empresa. Para dar as boas-vindas aos funcionários, uma carta do presidente com a foto de cada colaborador estava à espera na nova estação de trabalho.

O RESULTADO

Em agosto deste ano, o novo prédio foi inaugurado, dentro do prazo e sem multa. Uma pesquisa realizada na empresa mostrou que 94,8% dos funcionários ficaram satisfeitos com o processo de mudança e 95,2%, com a comunicação sobre o processo. A satisfação com a troca de sede em si deve ser medida na próxima pesquisa de clima, em 2010.

De todo modo, reclamações sobre o novo prédio, que apareceram logo após o anúncio da mudança, já não enchem mais a caixa de e-mail da área de recursos humanos. A troca de prédio também não afetou o turnover da empresa, que permaneceu no nível anterior à mudança.

RAIO X DA SULAMÉRICA

NEGÓCIO: SEGURADORA

NÚMERO DE FUNCIONÁRIOS NO BRASIL: 5 200

FATURAMENTO NO BRASIL EM 2008: R$ 7,7 BILHÕES EM PRÊMIOS DE SEGUROS

SEDE NO BRASIL: RIO DE JANEIRO (RJ)