Empresas que aprendem a comprar melhor poupam bilhões, diz estudo

São Paulo - Cortar custos é um objetivo constante no planejamento de qualquer empresa – especialmente em tempos de crise, como agora.

Ter uma gestão de suprimentos eficiente é um passo importante para cumprir essa tarefa, segundo estudo da Bain & Company.

De acordo com a consultoria, as companhias que aprendem a ter excelência na hora de comprar os produtos que elas não produzem e de terceirizar serviços, economizam, em média, um valor equivalente a 10% de seu faturamento total.

Em organizações de grande porte, essa porcentagem pode significar milhões ou até mesmo bilhões de dólares.

O desafio é grande. Para 85% dos executivos ouvidos pela Bain, faltam boas práticas na administração da área de suprimentos das empresas onde eles trabalham. A pesquisa entrevistou 60 profissionais.

O indicador é preocupante, já que, em geral, os gastos com esse departamento correspondem a 43% das receitas de uma corporação.

Alcançar a eficiência, defende a consultoria, não significa apenas deixar nas mãos do setor de compras a responsabilidade por encontrar o melhor preço possível para o produto ou serviço demandado.

A maioria das grandes empresas já usa plataformas eletrônicas para convidar os fornecedores a fazer suas ofertas, como num leilão de concessão, por exemplo.

O ponto-chave agora é integrar as áreas que fazem os pedidos (seja de um computador novo ou de um prestador de atividades de limpeza) e o setor de suprimentos, que executa as ordens.

A ideia é que todos consigam enxergar o gasto total que a empresa terá com essa compra (que pode incluir não só os custos comerciais, mas também de logística e manufatura).

"Muitas vezes o requisitante só olha seus interesses individuais. Esse comportamento precisa deixar de ser verticalizado", diz Alfredo Pinto, sócio da Bain & Company.

Ajude o fornecedor a ajudar

Outra questão importante, segundo o especialista, é entender a estrutura de custos dos fornecedores. Assim, torna-se possível identificar quando eles estão ganhando margens exacerbadas e também criar soluções em conjunto para entregar o produto ou serviço da melhor forma possível.

Checar se não há duplicidade na supervisão de terceirizados é mais um passo rumo à eficiência.

Por puro conservadorismo, nas palavras de Pinto, muitas empresas mantêm estruturas internas para controlar o desempenho de serviços contratados, mesmo que esse trabalho já seja feito pelo fornecedor.

"Na prática isso significa custo dobrado e quem paga é o comprador", afirma o consultor.

Ele defende ainda que as companhias alinhem os bônus de incentivo dos funcionários da área de compras às metas da atividade fim.

Outra estratégia é contratar para o setor de suprimentos profissionais experientes em outros nichos de grande importância para a empresa.

No caso de uma empresa de telecomunicações, por exemplo, seria interessante ter no departamento de compras alguém que entende bem de hardware e de call center, áreas essenciais para a indústria, explica.

Para que todas essas mudanças aconteçam, é necessário que a organização crie "rituais" para que elas sejam discutidas, como comitês ou fóruns para colocar os custos em pauta.

"É necessário ter canais de comunicação internos para que a cadeia de suprimentos deixe de ser composta apenas de requisições que entram e pedidos que são entregues", afirma Pinto.

Por fim, deve haver sistemas para medir e cobrar os resultados dessas iniciativas.

A LG e a Rio Tinto foram algumas das empresas que seguiram essa lógica. A primeira conseguiu reduzir seus gastos anuais em 6 bilhões de dólares e a segunda, em 5 bilhões de dólares, segundo a Bain & Company.