“Corretivo, tinta de impressora e pastas de arquivos são relíquias por um bom motivo”. É nesse tom, pouco saudosista, e bastante verdadeiro, que a DocuSign, empresa líder em assinatura eletrônica, defende um jeito melhor de trabalhar.

“A pandemia acelerou o processo de digitalização. Antes, o investimento em tecnologia podia esperar, mas com a pandemia isso significou a capacidade de continuidade dos negócios”, afirma Gustavo Brant, vice-presidente global de vendas da DocuSign para a América Latina.

Ele tem razão. A vinda inesperada da covid-19 fez com que empresas em todo o mundo tivessem de reagir rápido para substituir encontros e processos manuais por videoconferências, aplicativos baseados em nuvem, e assinaturas eletrônicas. “A tecnologia ajudou a manter os negócios em tempos difíceis. Quem investiu nesse processo não considera retornar ao formato anterior”, garante Brant.

Assinaturas eletrônicas

Para atender a essas inesperadas necessidades, a DocuSign também passou por uma evolução vertiginosa. Pioneira no desenvolvimento e líder da tecnologia de assinatura eletrônica, a plataforma expandiu o alcance de sua tecnologia para gerenciar todas as etapas de um acordo, ajudando as organizações a se conectarem e automatizarem o gerenciamento de seus contratos.

O DocuSign eSignature, solução mais usada no mundo para assinar eletronicamente em dispositivos convencionais ou móveis, como smartphones e tablets, atende aos mais rigorosos requisitos de segurança, privacidade e armazenamento de dados.

O desafio é projetar um fluxo que mantenha as equipes produtivas partindo de um modelo híbrido de trabalho, estejam elas e seus clientes no escritório ou em casa.

Outra missão é a de contribuir para que os processos sejam mais sustentáveis, uma vez que contratos em papel gastam tempo e recursos valiosos. O impacto da digitalização é grande. Desde 2003, os clientes da DocuSign ajudaram a poupar mais de 6 milhões de árvores e 5,9 bilhões de galões de água ao trocar o papel pela tecnologia.

Para isso, a DocuSign oferece uma plataforma que reúne diversas aplicações focadas na automação do ciclo de vida de um contrato ou acordo. Elas se integram aos processos e aplicativos já utilizados pelas organizações, aumentando a eficiência das transações, reduzindo o tempo gasto em tarefas repetitivas e promovendo facilidade, conveniência e mobilidade para que as equipes tenham mais tempo para se dedicar a questões estratégicas voltadas para o crescimento do negócio.

“A segurança das transações é um dos maiores benefícios deste tipo de tecnologia. As plataformas de gestão de documentos e assinatura eletrônica são capazes de vincular a identidade do assinante de forma única, ajudando as empresas a reduzir o risco de fraude”, explica Brant.

Qual a diferença entre documentos digitais e digitalizados?

Por fim, o executivo explica a diferença entre um documento digital e um digitalizado. “Qualquer documento que foi criado para ser assinado em papel e passa por um processo de digitalização (scanner) é considerado digitalizado. Sua forma original não é digital”, diz Brant. “Por ser criado em papel, o documento sofre diversos riscos: extravio, perda, falsificação durante o transporte ou digitalização, entre outros.”

Já o documento digital, destaca, é criado, revisado e assinado em meio eletrônico. “Isso quer dizer que o software deve ter a capacidade de registrar qualquer violação no documento. O que é muito mais difícil do que com documentos físicos, porque o documento eletrônico possui as medidas tecnológicas para evitar fraude ao validar a identidade das partes que assinam. Sua identidade é vinculada de forma única e verificável”, diz Brant.

A seguir, a DocuSign mostra caminhos que facilitam o jeito de fazer negócio.

E aí? Conseguiu identificar formas de melhorar a segurança e a performance na sua empresa? Clique aqui para conferir mais dicas.