Como criar uma estratégia poderosa de comunicação para o meu negócio?

Artigo escrito por Miguel Danilo de Carvalho Marques, professor associado da Fundação Dom Cabral

A comunicação é um fator chave para o sucesso de qualquer estratégia. Ela ajuda a garantir o engajamento das pessoas e sua implementação de forma consistente.

É por meio dela que a liderança da organização consegue garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados e entendam os objetivos estratégicos da empresa. Quando a comunicação é bem executada, é possível evitar conflitos, melhorar a eficiência e aumentar a produtividade.

A McKinsey & Company e a Harvard Business Review publicaram estudo que aponta que a comunicação eficaz da estratégia é uma das principais maneiras pelas quais as empresas podem melhorar suas chances de sucesso na implementação da estratégia.

Aqui no Brasil, a Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje) realizou estudo, em 2022, que indicou que 59% dos participantes acreditam que o maior risco de comunicação é a falta de transparência. Revelou ainda que, engajar as lideranças como comunicadores é o maior desafio para as empresas (70% dos entrevistados).

Outros pontos levantados foram:  gerenciar o excesso de informações e comunicar a estratégia (55%) e melhorar a mensuração das iniciativas (53%).

Outro levantamento, este realizado pelo Zeno Group, aponta que apenas 19% dos executivos se sentem confiantes que os profissionais de sua empresa conseguem comunicar a estratégia do negócio de forma eficiente. Outros 33% se dizem nada confiante.

Em empresas com mais de 10 mil funcionários, esses números são ainda piores, onde a confiança dos executivos nesse sentido é menor do que em companhias de pequeno porte. A pesquisa ainda revela que 57% dos trabalhadores acham que teriam desempenho melhor se conhecessem os planos da companhia.

Já a Revista The Economist divulgou pesquisa sobre as barreiras de comunicação no ambiente de trabalho moderno. Outros 44% dos entrevistados relatam que a falta de comunicação causou atrasos ou falhas na conclusão de projetos, 18% afirmam que as falhas levaram à redução das vendas, 52% disseram que contribuiu para estresse e 31% para desânimo.

Portanto, percebemos que a comunicação da estratégia deve ser adaptada a diferentes pessoas e níveis hierárquicos para que todos possam entender e se alinhar com os objetivos da empresa.

O que é o desdobramento da estratégia e por que é tão importante comunica-lo?

É um processo que visa a transformação da estratégia organizacional em objetivos e metas específicas para cada nível da organização, que se inicia no topo e estende-se para os demais níveis hierárquicos.

Seu objetivo é permitir que todos os membros da equipe compreendam os objetivos e metas da organização e saibam como suas atividades contribuem para alcançá-los de forma alinhada. E, novamente, frisamos a importância do líder envolver os colaboradores, em uma comunicação bidirecional, para que entendam e se engajem na implementação da estratégia.

A Universidade de Cranfield descobriu que a comunicação da estratégia é uma das principais responsabilidades dos líderes da organização. Destaca também a importância de uma abordagem interativa que envolve diálogo e feedback bidirecional para garantir que as equipes estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa. Portanto, para que seja eficaz, é necessário um plano de comunicação cuidadosamente elaborado, detalhado, com canais bem definidos e revisado regularmente para garantir que a mensagem da estratégia seja consistente e bem compreendida.

No plano de comunicação esses fatores devem estar bem alinhados:

• Desenvolver uma mensagem clara

Antes de comunicar a estratégia, certifique-se que a mensagem seja clara e concisa. Ela deve ser fácil de entender e transmitir os valores, a visão, propósito e objetivos da empresa, bem como seus projetos estratégicos e metas.

• Usar uma variedade de canais de comunicação, de acordo com suas necessidades

Para garantir que todas as partes interessadas sejam alcançadas, deve-se incluir e-mails, boletins informativos, reuniões de equipe, vídeos e redes sociais corporativas, intranet, aplicativos de mensagens, gestão à vista, treinamentos, sistemas de feedback e ações estratégicas de RH.

• Comunicar regularmente

A comunicação deve ser regular e constante. Recomenda-se ter um cronograma para a comunicação da estratégia, garantindo que todos sejam atualizados sobre o progresso da empresa e como eles se alinham com a estratégia.

• Estabelecer uma cultura de comunicação aberta e transparente

Incentivar essa cultura auxilia a construção de um ambiente de trabalho saudável, produtivo, confiável e com senso de propósito.

A liderança deve estabelecer o tom para a comunicação aberta, demonstrando que valoriza a abertura e a transparência, alinhada com a ideologia. Estabelecer diretrizes claras com feedback, reuniões abertas, comunicação digital.

Ouça ativamente e responda de forma construtiva. Crie um ambiente de trabalho seguro, onde as pessoas se sintam confortáveis em compartilhar suas opiniões. Comemore a comunicação aberta, celebre exemplos na equipe e demonstre como ela levou a resultados positivos. Isso gera engajamento. Valores têm que ser praticados. Por outro lado, a falta de transparência pode levar a rumores e desconfiança entre os colaboradores e prejudicar a implementação da estratégia.

Em resumo, a comunicação do desdobramento da estratégia é importante por várias razões:

• Gera alinhamento, pois todos entendem os objetivos e metas estratégicas e buscam alcança-los.
• Gera engajamento, por se sentirem parte integrante da estratégia e motivados a trabalharem com eficiência e eficácia.
• Previne conflitos, pelo fato de os membros da organização compreenderem como as suas atividades se encaixam no contexto geral da estratégia.
• Auxilia no foco, facilitando alcançarem os objetivos estratégicos da empresa com ações bem direcionadas e sem rupturas.
• Melhoria da eficiência, por terem uma compreensão clara de suas responsabilidades e ações.

E quais são os principais desafios?

Uma pesquisa de 2018 da Deloitte revelou que a comunicação da estratégia é um dos principais desafios enfrentados pelas empresas. Destaca ainda a importância de uma abordagem multidimensional para a comunicação da estratégia, que inclui mensagens claras e consistentes, bem como treinamento e desenvolvimento de habilidades de comunicação para os líderes da organização. Normalmente os líderes não sabem se comunicar. Entre os desafios:

• Dificuldade em traduzir a estratégia em linguagem simples e acessível

Para superar esse desafio a equipe responsável pela comunicação do desdobramento da estratégia deve trabalhar em conjunto com os criadores da estratégia para traduzi-la em uma linguagem simples e acessível para todos.

• Falta de tempo para comunicação

Para superar esse desafio, a comunicação deve ser parte essencial da execução da estratégia. Os responsáveis por ela devem ter tempo e recursos suficientes para implementá-la.

• Dificuldade em manter a consistência na comunicação

Para superar esse desafio deve haver um plano de comunicação bem definido, com canais específicos e que todas as partes envolvidas estejam alinhadas com ele.

• Resistência da equipe

Envolva a equipe na elaboração da estratégia desde o início, para que se sinta parte do processo e se engajem mais facilmente, diminuindo a resistência à mudança.

• E, finalmente, a comunicação da estratégia deve ser apoiada por ações concretas e mostrar, a todos os funcionários, que os líderes estão comprometidos e trabalhando para alcançar os objetivos.

Portanto, para transmitir a mensagem correta sobre o desdobramento da estratégia, necessitamos de líderes que saibam se comunicar, que a empresa tenha um plano de comunicação bem definido, que busque a participação dos funcionários e que esteja disposta a superar os grandes desafios de se fazer entender.

Estamos na era da comunicação, mas ainda não sabemos nos comunicar de forma consistente, clara e objetiva. Comunicar é uma forte base para o engajamento. Líderes devem, sempre, buscar engajamento de sua equipe. E como todas as empresas são feitas por gente, entendê-las e saber se exprimir de forma clara, respeitosa e objetiva é um grande passo para colocar a estratégia em ação.