Quando se pensa em um cartão de crédito corporativo, a primeira imagem que vem à mente é a de um executivo em viagem pagando um jantar a um cliente em potencial ou acertando as contas ao deixar o hotel. Nos últimos tempos, porém, o uso dos cartões corporativos está sendo ampliado. Empresas como GlaxoSmithKline, Bic, Parmalat, Roche e Electrolux estão descobrindo que o cartão de crédito é uma ferramenta útil para pagar compras não estratégicas e de pequeno valor unitário, como material de escritório e combustível para abastecer a frota de veículos. O nome desse instrumento de gestão financeira é cartão de compras, uma tradução do termo inglês purchasing card.

O princípio é simples: em vez de deixar todas as transações a cargo do departamento de compras, a empresa concede a alguns funcionários a autonomia para adquirir o que é necessário pagando com um cartão corporativo específico. "Com isso, os profissionais de compras ficam livres para negociar os melhores preços para as matérias-primas e os serviços essenciais", diz Miltonleise Carreiro Filho, vice-presidente de vendas da administradora de cartões Credicard, que vem implantando programas desse tipo em alguns clientes selecionados.

A companhia que usa um cartão de compras tem duas vantagens. A primeira é operacional: reduzir o número de documentos processados pelo departamento de compras a pagar. "Chegamos a pagar 400 faturas de material de escritório em um único mês", diz Isaac Jarlicht, diretor de compras da empresa farmacêutica GlaxoSmithKline do Brasil, cujos funcionários usam um cartão administrado pela Credicard. "Hoje processamos só uma."

A queda na quantidade de trabalho a fazer é mais sensível nos últimos meses do ano, quando todas as divisões da Glaxo dedicam-se a elaborar os orçamentos para o período seguinte. "As compras de transparências e cartuchos para impressora crescem muito", diz Jarlicht. "Sem o cartão, as pessoas do departamento de contas a pagar teriam de conferir centenas de faturas e fazer centenas de pagamentos."

Os cartões de compras funcionam como uma senha bancária para transações via internet. Os usuários selecionados podem escolher o que comprar com base num catálogo eletrônico. Em vez de fazer uma solicitação ao departamento de compras e esperar pelo processo de fazer cotações, enviar pedidos e conferir faturas, o usuário simplesmente escolhe o que quer, compra e debita o pedido no cartão da companhia. "Com isso, economizamos horas extras da pessoa que conferia as faturas e pagamos tudo com apenas um depósito bancário", diz Jarlicht. Gradativamente a Glaxo foi incluindo outros itens, como galões de água para bebedouros e material elétrico para manutenção. O potencial de crescimento é grande (veja quadro ao lado). "Nosso próximo passo é desenvolver um cartão para que os representantes e os motoristas de caminhão possam pagar combustível", diz Jarlicht.

A segunda vantagem que a empresa tem ao usar um cartão de compras corporativo é obter mais transparência na gestão das compras. "O uso de um cartão torna a empresa capaz de controlar os gastos com mais precisão", diz Francisco da Rocha Campos, vice-presidente da American Express. "A empresa passa a poder negociar melhor com os fornecedores e a obter preços mais baixos." Apesar de estar sujeitos a um emagrecimento de margens, os fornecedores dizem que essa transparência é boa. Segundo Luciana Marotty Loureiro, supervisora de vendas do Gimba, distribuidor de material de escritório de São Paulo, o fato de as compras da Glaxo passarem a ser pagas com cartão reduziu a burocracia e aumentou a segurança. "Agora não há risco de que sejam dadas ordens por quem não tem autorização", diz Luciana. "Além disso, o número de ordens de compra canceladas, que geravam retrabalho, caiu praticamente a zero."

O uso dos cartões de compra também permite ganhos financeiros em casos específicos, como a tradicional compra de passagens aéreas. As relações entre as empresas que enviam seus executivos para longe da matriz e as companhias aéreas que os transportam vêm sendo intermediadas pelos cartões de crédito há tempos. "A diferença, agora, é que estamos usando essas informações para gerenciar melhor os custos e melhorar os prazos de pagamento", diz Felipe de Oliveira, supervisor de viagens do laboratório farmacêutico Roche. O laboratório, com sede em São Paulo, tem gasto mensal de 2 milhões de reais com passagens. "Antes de passarmos a usar o cartão, tínhamos de fazer três pagamentos por mês", diz Oliveira. "Agora, fazemos apenas um depósito bancário." Na ponta do lápis, a Roche ganhou mais 20 dias de fluxo de caixa para aplicar o dinheiro no banco. Oliveira não divulga o ganho, mas diz que o esforço vale a pena. "As empre sas estão trabalhando de maneira cada vez mais enxuta, e qualquer real economizado faz diferença." Se souber operar, a empresa pode esticar mais ainda esse prazo. "Na média, é possível faturar as compras em 28 dias", diz Marcos Arbaitman, presidente da agência de viagens Maringá, que fornece passagens aéreas à Roche.

Quais as desvantagens de usar um cartão de compras? Antes de mais nada, sua autonomia é limitada, pois nem todos os fornecedores o aceitam. Outro problema é que, se quiser pagar regularmente com cartão, a empresa precisa negociar com o fornecedor. Para intermediar as transações e garantir o recebimento do dinheiro, a administradora de cartões de crédito cobra duas taxas. Uma delas, fixa, é de instalação do terminal para capturar as informações, necessário quando as compras são realizadas com cartões físicos. A segunda é um percentual sobre os negócios realizados, que pode oscilar entre 0,5% e 5% do valor total faturado e diminui o valor que entra em caixa. "Nem todos estão dispostos a abrir mão das margens de lucro", diz Jarlicht. No caso da Glaxo, empresa e fornecedores dividiram a despesa.

Outro problema é que essa solução não serve para todos os tipos de compra, e, portanto, também não é adequada a qualquer empresa. "Testamos um cartão de compras durante alguns meses e desistimos do serviço", diz Paulo Vaz, diretor financeiro da empresa de software paulista Veritas, que trabalha com sistemas para armazenamento de dados. Além de desenvolver programas, uma das principais atividades da empresa é treinar os profissionais dos clientes. Seus gastos com material de consumo são de cerca de 10 000 reais por mês. "O grosso de nossas despesas é com equipamentos, programas de elaboração de eventos", diz Vaz. "Como boa parte dos fornecedores ou não está cadastrada ou não aceita pagamentos em cartão, nós cancelamos o serviço."

DO FILÃO EM BUSCA

O mercado para os cartões de crédito corporativo tem muito para crescer no Brasil. Veja por quê:

A Glaxo faz 270 milhões de reais em compras todos os anos

Desse total, 90 milhões de reais são em insumos e materiais estratégicos, que ficam a cargo do departamento de compras

Os restantes 160 milhões de reais são elegíveis para participar dos programas de cartão

Os números da Glaxo mostram o tamanho desse mercado. Há mais exemplos:

As empresas brasileiras gastam, por ano, 25 bilhões de reais em materiais diversos de escritório e em suprimentos para informática

O mercado de viagens corporativas para cidades no Brasil e no exterior está estimado em até 6 bilhões de dólares

O grande segmento inexplorado pelas empresas de cartão de crédito é o setor público, que gasta 60bilhões de reais por ano em compras diversas

Fontes: empresa, administradoras de cartão