Não é incomum que executivos digam que estão ocupados demais, mas isso  pode ser um problema para a produtividade e o bem-estar das pessoas, de acordo com especialistas ouvidos pelo Business Insider.

Brandon Dock é diretor administrativo da empresa de recrutamento TGC Search. Ele frequentemente encara o status "ocupado" dos gerentes quando quer discutir o que os chefes gostariam de ver em um candidato ideal.

A boa notícia é que existem maneiras de mudar uma cultura que implica que calendários congestionados são virtuosos.

Ocupação como um sinal de valor?

Joep Leussink, chefe de crescimento da AddEvent, que desenvolve software para gerenciar eventos e calendários, disse ao BI que, em algumas organizações, uma agenda cheia é interpretada como um sinal de que um trabalhador é valioso — mesmo que o tempo não seja gasto da melhor maneira. "Se você tem uma agenda muito ocupada, alguns trabalhadores usam isso como um símbolo de status", disse Leussink. "Tornou-se uma espécie de ostentação humilde."

Existem outros indicadores (como estar ocupado demais para almoçar) que algumas pessoas podem usar para sinalizar a importância de sua lista de tarefas.

Kate Walker, consultora de recursos humanos e coach executiva em São Francisco, disse ao BI que alguns trabalhadores podem se sentir pressionados a manter suas agendas reservadas para que seus chefes não se perguntem o que eles estão fazendo o dia todo. Ela disse que essa abordagem corre o risco de tornar a presença dos trabalhadores em reuniões mais valorizada do que o trabalho que eles realizam.

Ethan Kross, psicólogo e neurocientista que é diretor do Laboratório de Emoção e Autocontrole da Universidade de Michigan, disse ao BI que se o foco dos trabalhadores for consumido por "responder e-mails e equilibrar calendários", essa atenção poderia ser direcionada para atingir objetivos mais importantes.

"Assumir o controle de nossa agenda — e não nos entregarmos aos nossos emails — pode nos ajudar a ser mais eficientes e nos permitir trabalhar com mais alegria", disse Kross,

Ele disse que algumas organizações conseguem priorizar o "trabalho profundo" a serviço de fazer as coisas importantes, identificando maneiras de ajudar os trabalhadores a se restaurarem para que retornem ao trabalho renovados.

Legado da pandemia

O cansaço das reuniões pode ser um legado da pandemia. Muitos chefes, bem-intencionados e desconfiados, forçaram mais reuniões em calendários para fazer "check-in". Embora algumas pesquisas indiquem que a quantidade de tempo em reuniões começou a diminuir, ainda há mais do que muitos trabalhadores gostariam.

Kate Walker recomenda que os trabalhadores considerem perguntar se sua presença em uma reunião é necessária, mesmo que o organizador da reunião não tenha listado sua presença como opcional. No entanto, fazer isso pode ser mais difícil para funcionários juniores, que podem se preocupar que isso pareça ruim.

Para aqueles que conduzem reuniões, ter uma pauta bem definida pode evitar que algo que deveria ter 30 minutos se expanda. Também vale a pena fazer a velha questão de se uma reunião poderia virar apenas um email, além de marcar reuniões em determinados dias apenas.