Por anos, agenda cheia foi sinônimo de líder compromissado. Reuniões em sequência, convites aceitos no automático e a sensação de que estar ocupado é prova de relevância. Paulo Matos, diretor-geral da Tommy Hilfiger Brasil, tem ido na direção oposta: ao invés de lotar a semana inteira, ele decidiu proteger dias “em branco”.

A inspiração veio de uma frase que ele ouviu do empresário Roberto Justus e não esqueceu: o poder da “agenda vazia”. O conceito, segundo Matos, não é sobre improdutividade, é sobre flexibilidade.

“Ouvi um dia o Roberto Justus falar sobre o poder da agenda vazia. Ele comentou que, depois que virou consultor, passou a ter um papel mais interessante, parou de colocar a mão em tudo e ganhou flexibilidade para atuar no que realmente importa”, diz Matos, em entrevista ao podcast “De frente com CEO”, da EXAME.

Na prática, o executivo organiza a semana em dois blocos:

• segunda e terça-feira concentradas em reuniões e alinhamentos;
• quarta, quinta e sexta sem marcações fixas, abertas para o que precisa ser resolvido na hora.

“Quarta, quinta e sexta eu deixo a agenda aberta. Se surge algum assunto ou problema, já sei que são os dias para resolver isso”, diz.

Agenda vazia não é falta de trabalho, é espaço para decidir

Matos reconhece que não dá para “ter agenda vazia” o tempo todo, especialmente quando ainda há muito a construir, mas defende que o líder precisa de margem para agir fora do roteiro.

Ao deixar metade da semana livre, ele evita o problema clássico de quem vive preso ao calendário.

“Agenda vazia não é falta de trabalho. É ter margem para decidir rápido quando algo importante surge. Se a agenda está sempre lotada, você acaba resolvendo tudo no sufoco,” diz o diretor geral da Tommy Hilfiger Brasil.

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Onde o líder gera valor (e onde ele só atrapalha)

O ponto central do argumento de Matos é escolher com honestidade onde a presença do líder agrega. Ele deu um exemplo direto: inauguração de loja.

“Eu não vou mais inauguração de loja”, afirma. Não por desprezo ao ritual, mas o executivo entende que seu impacto é maior antes da abertura, na análise do lugar, do formato e do potencial de cada cidade.

“Eu adoro fazer a expansão antes da expansão, é um estudo para você chegar lá e falar ‘caramba, a Tommy tem que estar aqui’, e não dá para delegar com tanta facilidade,” diz Matos.

Na inauguração em si, ele vê uma troca ruim: o time é quem tem protagonismo e repertório para executar, e é saudável que seja assim.

“Quem está lá tomando champanhe com o franqueado é o meu time, não sou eu”, diz, defendendo que abrir espaço é também um jeito de fortalecer lideranças abaixo dele.

A agenda como termômetro de maturidade de liderança

A lógica da agenda vazia aparece conectada a outra ideia que Matos considera um marco: o líder só vira líder “de fato” quando consegue sair e o negócio continua funcionando.

“Eu acho que você só vira um líder de fato quando você pode ir embora e tudo funciona”, afirma.

Para ele, a função principal do cargo não é operar o dia a dia, mas definir direção, e puxar o time para essa direção.

“O papel do líder é ter uma visão clara de mercado e para onde você quer que ela vá. Não é a operação”, diz Matos.

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Como aplicar o “poder da agenda vazia” sem perder o controle

A leitura de Matos não pede uma revolução na rotina, pede um ajuste de intencionalidade. Na prática, a ideia se traduz em três movimentos:

• Concentrar reuniões em blocos (em vez de espalhar pela semana inteira), para reduzir ruído e “quebras” de foco.
• Reservar dias sem compromissos fixos para visitas de campo, decisões rápidas e temas que exigem presença do líder (e que surgem sem aviso).
• Delegar o que é execução e celebração, deixando o time “brilhar”, e não reforçando a cultura do “líder indispensável”.

No fim, a agenda vazia não é uma agenda leve. É uma agenda estratégica: menos sobre marcar tudo, e mais sobre estar disponível para o que só o líder pode (e deve) fazer.

Veja abaixo a entrevista completa de Paulo Matos, diretor geral da Tommy Hilfiger Brasil, ao podcast "De frente com CEO", da EXAME: