Muitas reuniões? Pesquisadores da Microsoft dão dicas de gestão

Desde o início da pandemia e do trabalho remoto, a quantidade de reuniões aumentou continuamente. Mesmo após o retorno ao presencial e a adoção de modelo híbrido, a pesquisa anual de tendências do trabalho da Microsoft registrou um aumento no tempo de reunião de 150% por pessoa desde março de 2020.

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Uma boa descoberta da pesquisa foi que o excesso de encontros, e o cansaço que eles causam, foi notado e as reuniões estão ficando mais curtas e diretas. Conversas de 15 minutos consistem em 60% das reuniões entre fevereiro de 2021 e fevereiro de 2022.

O relatório analisou dados de 31 mil pessoas em 31 países e viu que um dos conflitos mais urgentes no trabalho será garantir que os funcionários não fiquem sempre ligados ao trabalho por meio de mensagens e troca de e-mails após o expediente.

Desde março de 2020, o tempo de expediente em média aumentou cerca de 46 minutos. As horas extras e o trabalho no final de semana aumentaram 28% e 14%, respectivamente.

Com o trabalho híbrido, a mentalidade de “sempre online” pode se tornar um problema maior, com times espalhados e com horários diferentes.

Na nova realidade do trabalho, é necessário criar novas regras e rituais para que todos se sintam incluídos, produtivos e sem perder de vista o bem-estar.

Na pesquisa, 43% dos trabalhadores remotos dizem que não se sentem incluídos em reuniões híbridas e somente 27% criaram um guia de etiqueta para remediar essa situação.

Mary Czerwinski and Shamsi Iqbal, pesquisadores da empresa de tecnologia, têm décadas de experiência com estudos sobre produtividade, foco e bem-estar e compilaram algumas dicas para os principais conflitos na comunicação de times híbridos.

Seguindo esses conselhos, é possível começar a criar hábitos e um guia de etiqueta para as reuniões e comunicação assíncrona.

Dicas para as reuniões no trabalho híbrido

Problema 1: Reuniões demais

1. Crie o hábito de perguntar: “Podemos resolver isso por e-mail ou chat?”
2. Procure oportunidades para dividir membros da equipe entre reuniões no lugar de mobilizar a todos em cada ocasião
3. No convite de reuniões, colocar a opção de participantes “obrigatório” e “opcionais” para ajudar na priorização de tempo
4. Bloqueie horários na agenda para foco e produtividade pessoal – e respeite esse limite
5. Em conjunto, times podem combinar dias ou horário livres de reunião

Problema 2: Queda na energia e foco por causa de reuniões consecutivas

1. Compartilhe uma agenda antes da reunião e designe um responsável por cada parte
2. Estabeleça regras com os times para a criação de pausas de cinco a 10 minutos entre reuniões
3. Coloque limite no tempo das reuniões e, se forem mais longas que 30 minutos, inclua uma pausa de cinco minutos
4. Evite reuniões longas e com apresentações na primeira hora do dia, pois as pessoas provavelmente vão realizar outras tarefas e ler e-mails junto da conversa

Problema 3: Mensagens e e-mails foram do horário de trabalho e durante reuniões

1. Use a ferramenta de envio programado fora do horário de trabalho ou durante reuniões
2. Com o time, combine o tempo de resposta para e-mails e mensagens fora do horário de trabalho
3. Use “NÃO URGENTE” no assunto do e-mail ou conversas fora do expediente

Problema 4: Diferentes fusos horários

1. Compartilhe documentos relacionados à reunião antes do horário marcado e peça por comentários que os funcionários possam avaliar de forma assíncrona
2. Grave as reuniões e compartilhe notas após a conversa

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