Priorizar é uma capacidade que ajuda na administração das atividades do dia a dia. Embora ela seja importante em qualquer fase da vida, há momentos em que é indispensável. É o que percebeu a investidora e conselheira de startups Fran Hauser, quando teve um filho.

Com tantos afazeres, ela sentia-se encurralada. Foi aí que criou uma tabela de priorização, que até hoje a ajuda a focar em seus principais objetivos (o que é mais difícil de fazer do que parece). Ela explicou todo o processo no site Fast Company.

“Eu estava a algumas semanas de licença maternidade quando soube que minha empresa havia nomeado um novo CEO”, conta ela. Por medo de perder a chance de se conectar com o líder o quanto antes, ela interrompeu sua licença e voltou ao trabalho. O resultado de tantas responsabilidades acumuladas foi que Fran começou a trabalhar no que ela chama de “modo transacional”. Basicamente, passou a gastar toda sua energia em tirar tarefas pequenas da sua lista – o que fez com que as maiores (e mais importantes) escapassem.

Ao conversar com um mentor, ouviu que deveria “escolher as coisas que realmente importavam” para ela. Foi então que Fran entendeu que não estava conseguindo impor limites para si mesma e decidiu agir para não retomar ciclos passados de frustração e ansiedade, marcas de dias “agitados, porém improdutivos”.

“Eu precisava analisar objetiva e honestamente onde eu queria focar meu tempo e energia. Depois que descobrisse, poderia planejar um plano para diminuir os compromissos que não correspondiam às minhas prioridades.”

Como funciona a tabela de priorização

A tabela de priorização surgiu a partir do primeiro passo da reforma de produtividade de Fran: determinar os “não negociáveis” em todas as áreas de sua vida. Na prática, a tabela da investidora é bem simples e funciona com base em duas linhas, uma vertical e uma horizontal.

Em cada um dos quatro quadrados que se formam com os dois traços, escreva as áreas mais importantes para você. Fran, por exemplo, escreveu “Eu”, “Amigos/Família”, “Carreira” e “Mundo”.

Abaixo de título, listou suas maiores prioridades em cada campo. Aqui o cuidado é limitar o número de itens – afinal, é uma tabela de priorização. Fazendo isso, Fran sabia que seria forçada a dizer não a algumas tarefas, mas faz parte do exercício.

O objetivo da tabela da investidora era fazer com que suas próprias prioridades ocupassem a maior parte do seu tempo (idealmente, em torno de 80%). Assim, ela só se dedica às tarefas administrativas no restante das horas (20% delas).

Outros passos para priorizar

Além de ter adotado a tabela de priorização, Fran tomou outras duas medidas. Ela ajustou seu calendário e listas de tarefas de acordo com suas prioridades listadas. “Comecei a mudar minha agenda e meus compromissos dizendo não e delegando alguns dos pedidos que não me levariam em direção às minhas metas”, explica.

Ela também começou a checar suas prioridades com frequência, para ajustar o que fosse necessário ao longo do tempo.

“Eu faço um check-in a cada duas semanas para ter certeza de que meu calendário está mapeando minhas prioridade. E a cada três meses, também revisito completamente minha tabela para determinar se preciso mudar alguma prioridade.”

O objetivo, explica Fran, é permitir que suas prioridades mudem sem deixar que elas se acumulem interminavelmente. Lembre-se: “se tudo é uma prioridade, nada é”.

Este artigo foi originalmente publicado pelo Na Prática, portal da Fundação Estudar