Como evitar a procrastinação e ser mais produtivo no trabalho

Procrastinação é um termo derivado do latim "procrastinatus" ou "procrastinare", que literalmente significa "deixar para amanhã". Essa expressão encapsula o conceito de adiar deliberadamente ações ou tarefas para um momento futuro, encapsulado na ideia de "por que fazer hoje o que pode ser feito amanhã?".

Esse fenômeno se manifesta tipicamente quando enfrentamos projetos grandes e importantes: em vez de focar no que é necessário, tendemos a nos envolver em atividades menos cruciais, porém mais agradáveis ou menos exigentes. Essa tendência não apenas adia o trabalho essencial, mas também pode transformar a procrastinação em uma barreira significativa à eficiência e ao sucesso no ambiente de trabalho.

A procrastinação é frequentemente motivada pelo desejo humano de buscar gratificação imediata, levando-nos a preferir tarefas que proporcionam satisfação no curto prazo, em detrimento de obrigações mais importantes e demandantes. Este comportamento, embora compreensível, pode gerar um ciclo vicioso de adiamento que resulta em acumulação de tarefas.

O impacto psicológico de ver as tarefas acumuladas e os prazos se aproximarem pode ser substancial, desencadeando estresse e frustração. Essas emoções, por sua vez, podem contribuir para uma maior procrastinação, criando um ciclo de adiamento e ansiedade que afeta negativamente a produtividade e o bem-estar. Lidar com a procrastinação requer, portanto, uma compreensão das suas causas subjacentes e o desenvolvimento de estratégias para superar esse impulso, de modo a melhorar a gestão do tempo e a eficiência no cumprimento de tarefas.

Qual a relação entre estresse e produtividade

A relação entre estresse e produtividade é complexa e significativa, conforme evidenciado por pesquisas da Tower Watson Consultoria. Esses estudos revelam que 57% dos funcionários relata sentir-se menos produtiva e desengajada em decorrência de altos níveis de estresse no ambiente de trabalho.

Além disso, 68% dos trabalhadores expressam a sensação de que o tempo disponível durante a jornada de trabalho é insuficiente para atender a todas as suas responsabilidades e obrigações.

O estresse no ambiente profissional não apenas afeta negativamente a produtividade individual, mas também tem implicações mais amplas para a organização como um todo. Um dos reflexos mais preocupantes do estresse elevado entre os funcionários é o aumento do absenteísmo, que se caracteriza pela ausência não justificada do empregado no trabalho, atrasos frequentes e interrupções prolongadas, como extensões do horário de almoço.

Esses comportamentos podem comprometer o funcionamento geral da empresa, afetando a eficiência operacional, a dinâmica de equipe e o cumprimento de metas.

Produtividade e felicidade estão relacionadas?

A felicidade e a produtividade possuem uma conexão mais profunda do que muitas vezes percebemos. Imagine um dia designado para desenvolver uma importante apresentação de resultados mensais. Sem reuniões agendadas, trabalhando de casa, parece o contexto ideal para ser produtivo. No entanto, diante do computador, a mente começa a vagar, e o pensamento de que será necessário um dia inteiro para completar a tarefa gera desânimo.

Distrações como notificações no celular ou tarefas domésticas menores começam a ocupar a atenção, e, de repente, você se encontra realizando estas atividades em vez da principal.

Ao concluir essas pequenas tarefas, um sentimento de satisfação emerge, frequentemente atribuído à liberação de dopamina, conhecida como o hormônio da felicidade. Esse mecanismo cerebral prioriza recompensas imediatas, fazendo com que tarefas prazerosas ou menos exigentes sejam preferencialmente escolhidas em detrimento de obrigações mais importantes, porém percebidas como menos gratificantes.

Estudos recentes destacam o "princípio do progresso", que evidencia a importância de avançar em projetos significativos como fator primordial para impulsionar as emoções e percepções em um dia de trabalho.

Diz Teresa Amabile, uma das autoras do estudo, psicóloga pós­-graduada em Stanford e professora da escola de negócios de Harvard. 

Dicas para combater a procrastinação

O site Quartz propõe um guia de sete etapas para auxiliar no combate à procrastinação, enfocando a introspecção e ajustes de comportamento:

1. Iniciar com um passo pequeno: Estabeleça metas modestas e, ao alcançá-las, permita que a sensação de sucesso motive o progresso contínuo.
2. Gerenciar emoções e tempo: Evite depender do humor para iniciar tarefas; compreenda e nomeie as emoções que levam ao adiamento, como forma de superá-las.
3. Identificar a real natureza do adiamento: Diferencie entre verdadeira procrastinação e atrasos justificáveis causados por circunstâncias além do controle.
4. Adotar a procrastinação estruturada: Priorize tarefas desafiadoras, completando-as junto a outras mais acessíveis, para aumentar a motivação e o senso de realização.
5. Visualizar o futuro eu: Seja realista sobre a disposição futura para as tarefas; a produtividade melhora com mudanças de comportamento, não com o adiamento.
6. Planejar considerando imprevistos: Antecipe possíveis distratores ou obstáculos para cumprir tarefas eficientemente, mesmo diante de contratempos.
7. Evitar autocrítica excessiva: Reconheça que procrastinar é um comportamento humano comum e focar em superá-lo pode ajudar a avançar sem paralisia emocional.