Reuniões mal aproveitadas são um dos maiores “ladrões” de tempo no ambiente de trabalho, especialmente para quem precisa tomar decisões rápidas e entregar resultados. 

Se você é um jovem profissional de alta performance ou já ocupa uma posição de liderança, sabe que perder 30, 60 ou até 90 minutos em encontros sem objetivo claro compromete a execução, que é o ponto que mais importa.

E se uma mudança simples no jeito de planejar reuniões pudesse resolver isso?

É o que defende Steven Rogelberg, psicólogo organizacional e especialista em produtividade. A proposta dele não é acabar com as reuniões — mas fazer com que elas sejam realmente necessárias, bem conduzidas e produtivas. As informações foram retiradas de CNBC Make It.

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Reuniões que funcionam: da rotina automática ao objetivo claro

Muitas reuniões acontecem apenas porque estão no calendário. Mas, segundo a autora Laura Vanderkam, toda reunião só faz sentido se for indispensável para tomar uma decisão que não poderia ser resolvida de outra forma.

A primeira mudança sugerida é repensar a pauta.

A mudança de abordagem que torna as reuniões mais eficazes

Em vez de listar tópicos, Rogelberg propõe estruturar a pauta como perguntas a serem respondidas. Isso força quem organiza a refletir sobre:

• Por que essa reunião está acontecendo?

• Que decisões precisam ser tomadas?

• Quem realmente precisa estar presente?

Se não houver perguntas claras, talvez a reunião nem precise existir.

Menos reuniões desnecessárias, mais foco no que importa

A proposta não é eliminar todos os encontros, mas substituir a rotina por intenção. Além disso, Vanderkam sugere revisar o formato das reuniões: será mesmo que toda decisão precisa caber exatamente em 30 ou 60 minutos?

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Reduzir o tempo, a frequência ou o número de pessoas presentes pode ser o ajuste necessário para ganhar agilidade — sem perder alinhamento.

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