Como fazer uma reunião por videoconferência produtiva — e que engaje mesmo quem está em home office

Por Mia Gindis, da Bloomberg Businessweek

Uma vez que trabalhar em casa enfrenta pressão pós-pandêmica para retornar ao escritório, criou-se um Frankenstein: a reunião híbrida, costurada por pessoas no Zoom ou Teams tentando encontrar um terreno comum com colegas em uma sala de conferências no escritório central.

A novidade continua sem ser compreendida por líderes de reuniões e participantes. “Indivíduos que frequentam reuniões remotas se sentem um tanto marginalizados”, diz Steven Rogelberg, professor de ciência organizacional na Universidade da Carolina do Norte em Charlotte e autor do próximo livro Glad We Met: The Art and Science of 1:1 Meetings. (Bom te conhecer: a arte e a ciência das reuniões 1:1).

Ele lembra a apreensão generalizada sobre reuniões totalmente remotas antes que a pandemia as tornasse um elemento do trabalho moderno. Agora, muitas pessoas têm dúvidas parecidas sobre reuniões híbridas.

Trata-se de "estabelecer onde todos participem em pé de igualdade", diz Anita Woolley, professora de comportamento organizacional da Carnegie Mellon University.

Mas é difícil encontrar o equilíbrio certo entre envolvimento pessoal e remoto, complicado por conta da obrigação de retornar ao escritório que faz com que alguns funcionários usem a reunião remota mais do que outros.

Perguntamos a especialistas de que forma gerentes e funcionários conseguem lidar com as frustrações induzidas pelo Zoom e fazer com que o trabalho híbrido funcione.

Ser (híbrido) ou não ser?

Caso o indivíduo esteja decidindo se vai ser totalmente remoto ou tentar um formato híbrido, os especialistas dizem que o remoto é melhor, mesmo que isso signifique participar de uma videochamada do escritório.

"Reuniões virtuais são inerentemente mais democráticas", diz Rogelberg, citando quadros brancos digitais, mecanismos de votação e falta de efeitos de 'líder da mesa'.

Mais executivos seniores aparecendo no escritório enquanto outros trabalham na mesa da sala de jantar – ou vice-versa – podem "reforçar a dinâmica social negativa", diz Woolley.

Mas se o trabalho híbrido for a única opção, não se preocupem — existem maneiras de torná-lo eficaz.

"O líder só precisa cuidar do público pessoalmente, bem como do que está na tela", diz Maureen Taylor, cofundadora da SNP, uma empresa de comunicação de liderança.

O que é uma reunião híbrida obrigatória?

Para garantir que os participantes remotos possam participar completamente, é bom ter um facilitador que solicite informações, resolva problemas técnicos e leia os bate-papos em voz alta.

Se os híbridos forem uma grande parte do mix de trabalho, deve-se também investir em tecnologia, como:

• câmeras de conferência 360°
• alto-falantes de qualidade
• e microfones multidirecionais para que os participantes possam ver e ouvir claramente uns aos outros.

A concepção individual provou ser mais eficaz do que o brainstorming em grupo, de acordo com um estudo publicado na Basic and Applied Social Psychology (Psicologia Social Básica e Aplicada), por isso é bom permitir pausas para os participantes se concentrarem no problema em questão.

Outra dica para manter o foco: "Sou grande fã de organizar a pauta como um conjunto de perguntas a serem respondidas em vez de tópicos a serem discutidos", diz Rogelberg.

Nossa sala de conferências precisa de um novo layout?

Configurações desatualizadas de escritórios provavelmente estão estragando seu feng shui híbrido. As salas de reunião devem tornar mais fácil para as pessoas que não estão pessoalmente ver e serem vistas, para que se sintam incluídas.

A redução do tamanho dos espaços de reunião pode significar menos assentos vagos e melhor acústica.

A configuração de mesa redonda tradicional deveria ser trocada por grupos em forma de ferradura, teatro ou similares que expandam o campo de visão dos participantes virtuais.

"É muito fácil esquecer os trabalhadores remotos se eles não conseguem se envolver emocionalmente", diz Gleb Tsipursky, chefe da empresa de consultoria Disaster Avoidance Experts (Especialistas em Prevenção de Desastres) em Columbus, Ohio.

A iluminação estrategicamente posicionada também pode destacar as reações e a linguagem corporal dos palestrantes para facilitar a compreensão e melhorar a colaboração.

Como engajar os não participantes?

A multitarefa durante videoconferências sem ser pego tornou-se um esporte olímpico. Muitas vezes é difícil dizer se seu público está prestando atenção — embora olhares rápidos e feeds de câmera desativados possam ser um indício — e é difícil saber como trazê-los de volta.

Taylor tem uma regra rígida e rápida: câmeras ligadas, não importa o quê. "Se você for à reunião, ligue-a para estar presente", diz ela. Taylor recomenda uma técnica chamada "threading" para aumentar o engajamento sem pegar ninguém desprevenido.

Funciona assim: dirigir-se a um funcionário pelo nome, fornecendo o contexto e fazendo uma pergunta. Confirmar com os participantes que sua presença esteja realmente garantida pode eliminar os espreitadores e garantir que as pessoas que não precisam estar lá não percam seu tempo.

O que fazer com as distrações em casa?

Cachorro latindo, construção barulhenta, bebê chorando — sempre parece acontecer quando o “mute” está desligado. "O importante é não ficar envergonhado", diz Taylor. Questões técnicas são parte integrante das reuniões virtuais.

Todos nós lidamos com elas e, embora seja preciso fazer o possível para abafar a trilha sonora doméstica — feche as janelas, impeça as crianças de transitar pelo seu espaço de trabalho e — mais importante — mantenha a calma.

Desativar o recurso de autovisualização e desfocar o fundo pode ajudar a se concentrar na pauta, em vez de no cabelo despenteado ou no aposento caótico (ou ambos).

Também é uma boa prática colocar o celular fora do alcance do braço e desligar as notificações. "Passamos por uma crise real", diz Taylor. "Mas estamos crescendo e melhorando."

Tradução de Anna Maria Dalle Luche.