Reunião online ou presencial? Executivos brasileiros têm uma preferência

Já sabemos que os chefes gostam mais de ir ao escritório, mas será que todos os hábitos da pandemia foram desaprovados? Segundo pesquisa do Tableau, empresa americana desenvolvedora de software de visualização de dados, as reuniões online foram aprovadas.

No Brasil, quase 60% dos executivos da alta liderança preferem que as reuniões entre si continuem no online. A preferência é maior do que a média global, de 41%. Outras modalidades de reunião também caíram no gosto dos executivos, com 61% também preferindo reuniões entre equipes permanecendo online.

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A pesquisa internacional foi feita pela YouGov/Tableau com 1.977 executivos C-Level do Reino Unido, França, Alemanha, Espanha, Suécia, Brasil, Singapura, Japão e Austrália. E os dados sobre as reuniões online foram divulgados com exclusividade para a Exame.

Mesmo que muitos queiram contestar o fato, a realidade é que as reuniões online são mais efetivas e produtivas quando feitas da maneira correta. Com menos cerimônias, conversas para quebrar o gelo e outros percalços de logística, os ganhos do online encantam a chefia no Brasil.

Adriano Chemin, vice-presidente da Tableau na América Latina, observa que o aumento da objetividade das reuniões acontece acontece pelo fato de o home office tornar o trabalho mais orientado para tarefas do que para a jornada.

“Se a preocupação está na entrega de tarefas, tudo se torna mais objetivo. E aí muda a forma como a reunião é conduzida. Se você está numa sala, fala de futebol, toma um café e tem um tempo de espera até todos sentarem. No online, você já está sentado no computador”, diz.

Para o executivo, as complicações de logística e custos de viagens de negócios também pesam para essa predileção. Coordenar agendas e localidades parece uma preocupação do passado quando você pode juntar toda a sua diretoria para um bate-papo rápido entre um compromisso e outro.

Enquanto as empresas aos poucos chamam os funcionários de volta ao escritório ou revelam seus planos para um trabalho híbrido, ao menos 70% das lideranças entrevistadas concordam que foi mais fácil reunir as pessoas para conversas de negócios durante a pandemia.

E 64% disseram que as conversas virtuais foram mais eficientes.

A surpresa revelada na pesquisa é que, apesar dos dados mostrando essa preferência pelo online, as previsões para o cenário pós-pandemia contam outra história.

Enquanto 30% dos líderes acreditam que a maioria das reuniões acontecerão em casa e somente 25% acreditam no modo híbrido de encontro, a maioria (45%) acredita que as reuniões vão voltar para o escritório.

Segundo Chemin, uma explicação para o resultado seria a nostalgia dos velhos hábitos e socialização do escritório.

“Existe uma parte mais conservadora, tem gente que quer ver as pessoas de novo e tem os que não acreditam na produtividade remota. O híbrido parece ser o melhor modelo, pois o 100% remoto também causa exaustão”, diz.

De fato, a pesquisa também mostra que, apesar de produtivas, as reuniões super objetivas têm seu lado negativo: 73% dos líderes sentem falta dos momentos de descontração, encontros informais, almoços e pausas para o café.

Outro ponto é: muitos executivos já tiveram que participar de reuniões híbridas antes da pandemia e sabem que a alternativa pode ser o pior dos mundos. Normalmente, quem estava fora da sala perdia parte das interações, ficando restrito a uma tela e vendo os colegas conversando entre si.

Trabalho híbrido e reuniões híbridas?

Se um está remoto, todos estão. Esse é o lema que a Loggi vai seguir quando o híbrido começar a funcionar a todo vapor em 2022. Segundo Mônica Santos, diretora de pessoas da empresa, é necessário encarar a complexidade do modelo híbrido.

Na empresa, três tipos de trabalho vão ser implementados no próximo ano: o presencial, o remoto e o híbrido. Para adequar os funcionários e lideranças a esse contexto, a Loggi vai investir em capacitação para que todos entendam a cultura remota.

Outro ponto importante para as empresas será dominar a comunicação assíncrona. Sem poder contar que todos estarão na sala o tempo todo, muitas informações e até decisões precisarão ser feitas fora de conversas ao vivo.

Quanto as reuniões, outras empresas que adotarão o modelo híbrido têm buscado fórmulas diferentes focadas nas necessidades das conversas.

Na Loft, o novo escritório foi reformado para se tornar uma ferramenta de trabalho híbrido. Enquanto um andar será totalmente dedicado ao trabalho em silêncio e concentrado, outro andar foi feito para reuniões presenciais, com mesas para o trabalho em equipe, e também para reuniões híbridas, com lousas interativas.

Na PepsiCo, que está terminando a reforma em seu escritório de São Paulo, as reuniões vão depender da ocasião. De acordo com o Vice Presidente de Recursos Humanos da PepsiCo, Fabio Barbagli, o escritório terá quatro funções:

“O escritório continua super relevante, mas muda seu propósito. Agora são os 4Cs: colaboração, criação, conexão e celebração”, explica.

Mesmo assim, o executivo acredita que reuniões de rotina continuarão sendo centradas no digital, mesmo que parte da equipe esteja junta na mesma sala.

Conversas mais pessoais, como o feedback, podem ser feitas no presencial, mas, ao longo do período de isolamento, empresas e startups desenvolveram métodos para que a liderança consiga acompanhar como estão as entregas e o bem-estar de equipes híbridas. A mentalidade de "remote first" pede que todos os rituais se adaptem para os diferentes modelos.

A ideia é apostar na tecnologia e manter os hábitos adquiridos na pandemia: microfone no mudo para não interromper os outros, usar o botão de mão levantada para organizar as falas e todos usando a câmera no computador para não excluir ninguém.

Essa é uma das conclusões de um estudo da consultoria americana Gartner sobre reuniões efetivas no trabalho híbrido com mais de 10 mil profissionais.

O estudo chegou a três princípios para pensar em reuniões híbridas efetivas:

• Virtual primeiro: funcionários com alta demanda preferem as reuniões virtuais
• Flexibilidade para vídeo: não pense em um modelo só, pode ser positivo das opções entre reuniões virtuais, chamadas em áudio e conversas presenciais
• Ferramentas variadas: para melhorar a experiência, é necessário investir em tecnologias e trainar as pessoas para usá-las bem

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