São Paulo – O e-mail não para de emitir alertas de novas mensagens; o telefone, as últimas demandas; seu colega da baia da frente insiste em pedir sua opinião sobre determinado assunto. Tudo isso, enquanto o feed de notícias do Facebook faz de tudo para roubar sua atenção.

Num contexto desse tipo, como conseguir colocar em ordem a lista de missões profissionais diárias, que também está cada vez mais extensa?

“Einstein dizia que ‘a falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de método´”, afirma a especialista em administração do tempo Andrea Piscitelli. “É um mito achar que a pressão do tempo e das tecnologias estão fazendo com que as coisas sejam meio impossíveis. Ninguém é vítima do tempo”, diz.

Para que sua rotina de trabalho não vire uma sucessão de horas sem significado, confira quais os métodos para banir as distrações do expediente:

1. Decrete a morte (temporária) das redes sociais

“Se você olha o feed de notícias do Facebook, vê o quanto as pessoas não estão trabalhando”, diz Andrea, que também é consultora e professora na FGV, FAAP e FIA. A consequência disso? Trabalho acumulado e horas para além do horário do expediente.

Por isso, regra de ouro para fazer seu tempo, realmente, render no expediente? Lime as redes sociais da sua rotina ou determine horários específicos para checá-las.

2. Seja sociável com moderação

É impossível construir uma carreira bem sucedida sem o apoio e parcerias com terceiros. O problema é que, nas palavras da especialista, “as pessoas confundem bom relacionamento com a postura de relações públicas dentro da empresa”.

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Muitos profissionais dão mais ênfase para as amizades que constroem no ambiente de trabalho do que às suas funções dentro da corporação. Ser amigável no ambiente de trabalho é essencial. Mas há tempo para tudo. Durante o expediente, o foco tem que estar no trabalho – que é digno de dedicação exclusiva naquele período.

3. Aprenda a dizer não

“O seu sucesso na administração do tempo é diretamente proporcional a sua habilidade de dizer não e fazer negociações”, afirma Andrea. No dia a dia, você precisará ser assertivo para evitar interrupções de terceiros. E a melhor forma para fazer isso?

Sendo claro e objetivo. Não tenha medo de sinalizar um polido cartaz de “não perturbe” imaginário na sua mesa. Admita que aquele não é o melhor momento para discutir um assunto ou atender determinada demanda. Se for o caso, delegue ou determine um horário (após resolver suas tarefas mais urgentes) para responder a interrupção.

4. Seja crítico (e sábio) com o e-mail

“Você não precisa responder a todos os e-mails de bate pronto”, diz a especialista. Por isso, diante de uma caixa de entrada repleta de novas mensagens, foque apenas naquelas que são realmente urgentes.

Não mantenha o hábito de checar seu e-mail o tempo todo. Para tornar sua rotina mais eficiente, determine horários para ler e responder as novas mensagens.

5. Use e abuse da caixa postal

Tenha o mesmo espírito diante do telefone. Se a tarefa exige absoluta concentração, a dica é deixar uma mensagem personalizada para a situação na caixa postal. “Informe quando retornará a ligação e peça para a pessoa deixar uma mensagem. É um jeito profissional de lidar com essa interrupção”, diz Andrea.

6. Seja organizado

“Quanto mais sua mesa estiver limpa, organizada e funcional mais você economizará tempo produtivo”, afirma Andrea. Por isso, dedique-se a manter tudo, desde anotações até arquivos no computador, segundo uma lógica.

7. Encare as pausas com seriedade

De acordo com a especialistas, em média, conseguimos ficar concentrados em uma atividade por até 90 minutos, desde que, durante este período, você faça pequenas paradas de cinco minutos a cada 20 minutos. “Esse é um método para que a sua energia não caia ao longo do dia”, diz.

Mas até estas pausas devem ser, criteriosamente, cronometradas. “Se ultrapassar cinco minutos, a tendência é que sua concentração diminua”, afirma.