Como acabar com reuniões improdutivas em 4 passos simples

Será que essa reunião não poderia ter sido um e-mail? É muito difícil encontrar um profissional que nunca pensou isso na vida. Mais ainda depois da pandemia, quando as reuniões foram para o mundo virtual e se tornou possível agendar um compromisso atrás do outro, sem se preocupar em reservar salas ou com pausas para o café.

A vida está mais complexa, a rotina mais intensa, mas a EXAME Academy pode ajudar a manter a mente em foco

A agenda lotada nem sempre se traduz em produtividade . Na verdade, a rotina deixa mais difícil para que o empregado execute suas tarefas e faça uma gestão eficiente do seu tempo. E, o pior de tudo: muitas vezes a reunião nem sequer resolve o assunto.

Para escapar dessa armadilha, as empresas precisam travar uma batalha que começa com as lideranças e se desenrola em campanhas sobre as práticas positivas para marcar e conduzir reuniões.

Na Sanofi CHC, o gerente-geral da unidade, Rodolfo Hrosz, mandou um convite para que os funcionários bloqueiem suas agendas toda quinta-feira para banir as reuniões internas.

“Temos dois focos com isso. Primeiro, dar maior flexibilidade e bem-estar para todos. Afinal, de um Zoom para o outro, muitas vezes não sobra tempo para se organizar, planejar, pensar ou criar. Acabamos amarrados em reuniões. Segundo, queremos incentivar a atenção para os clientes”, explica.

A comunicação sempre foi um ponto de preocupação para a produtividade e engajamento dos funcionários. Com os novos desafios do trabalho remoto, ela se tornou crucial.

As ferramentas para facilitar as conversas digitais , como Zoom, WhatsApp, Microsoft Teams ou Google Meet, podem não ser muito úteis se os velhos hábitos do escritório se reproduzirem nelas.

Reuniões muito longas, com gente demais e sem pauta? Esse é um alerta para a possibilidade de a reunião se tornar improdutiva.

Antes da crise do novo coronavírus, a Merck já estava atenta para o problema. Em 2019, somando todas as horas de reuniões internas de seus colaboradores, foram 1.200 dias gastos.

Segundo Natasha Martins, líder de CMC e Comercial da Merck, a pandemia e o home office só aumentaram a urgência para mudar os velhos hábitos. Para ela, a questão junta três problemas: um de eficiência, um de produtividade e outro de bem-estar.

“Queremos praticar um equilíbrio maior entre vida profissional e pessoal. Antes da pandemia, já havíamos colocado uma política de horário flexível. E agora fizemos uma campanha para mudar a cultura de reuniões”, conta ela.

O trabalho foi feito com as lideranças e campanhas de comunicação. Junto a isso, eles possuem um curso sobre gestão de tempo disponível para todos da empresa. E tudo foi reforçado com a introdução de um assistente virtual, o Roni, que ajuda a marcar reuniões considerando quatro pontos simples.

“Temos de trabalhar com cada pessoa essa questão para que todos se sintam à vontade para questionar se uma reunião é necessária. E o assistente ajuda a empoderar os colaboradores nas escolhas sobre seus horários”, diz ela.

Com o assistente, cada pessoa pode fazer uma lista simples com quatro pontos que vão definir se a reunião realmente deve acontecer.

As perguntas são:

• Eu considerei não ter uma reunião e o impacto de mandar um invite?
• A reunião tem um objetivo claro que não pode ser alcançado de outra forma?
• O tempo da reunião é adequado para o tema e conseguirei iniciar no horário?
• Todos os envolvidos são essenciais para o assunto e a tomada de decisões?

Se a resposta for não para um dos itens, é melhor pensar mais um pouco antes de tomar um espaço na agenda dos colegas.

Além dessa prática, a empresa colocou a regra de duração de 30 minutos para as conversas. Se o assunto pedir por mais tempo, a pessoa precisa dar uma justificativa.

Os funcionários também são incentivados a reservar horários para não ter reuniões, com 2 horas por semana de total foco em projetos e atividades individuais. Com o horário flexível, todos devem respeitar uma agenda central para marcar reuniões, entre 9 e 17 horas.