São Paulo - Por mais que você tente se convencer de que “se encontra na sua bagunça”, tem horas que a quantidade de coisas acumuladas na mesa de trabalho começa a atrapalhar. “Se você não consegue encontrar algo que procura imediatamente, pense no tempo que está perdendo no fim das contas”, diz o especialista em organização pessoal e profissional José Luiz Cunha, CEO da OZ!.

Com todo tempo perdido em busca de itens específicos, já dava para ter organizado a bagunça. “Organização é um investimento”, defende Cunha. Confira 4 passos para evitar que as pessoas confundam o seu ambiente de trabalho com uma zona de guerra.

Tenha consciência: a bagunça é um problema

Como qualquer tarefa menos prazerosa, você precisa se sentir motivado para atuar. “Lembre-se do quanto isso atrapalha seu dia a dia”, afirma o especialista. Depois, tome coragem e marque um dia específico para a arrumação. Se a preguiça é grande, comece por áreas menores ou mais simples. Se a bagunça é que é grande, não tente arrumar tudo de uma vez só.

Estabeleça um critério

Organização exige um processo pré-determinado. O jeito mais fácil de começar é separar aquilo que não vai mais ficar na sua mesa: os materiais que vão para o lixo, para doação ou que serão mudados de lugar (voltam para o arquivo do escritório ou ficarão na sua casa).

Os objetos que ficam também precisam ser categorizados. “É essencial que você saiba onde cada coisa vai ficar”, diz Cunha. Materiais usados com frequência, por exemplo, devem ter fácil acesso. Outros objetos podem ser guardados nas gavetas: “Mas não se esqueça de categorizar e nomear cada gaveta (mesmo que mentalmente)”, completa o especialista.

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A primeira gaveta pode, por exemplo, servir para materiais de papelaria (canetas, borrachas, grampeador etc). A segunda, para pastas com documentos categorizados e assim por diante. A divisão clara de funções para cada espaço na sua mesa serve para que você saiba exatamente onde encontrar (e guardar) cada coisa. E mais: “Seguir o sistema que você mesmo criou garante que a organização vai se manter por muito mais tempo”, explica Cunha.

Esqueça os post-its

Fáceis, sempre à mão e perigosamente viciantes, os post-its podem ser uma armadilha para a organização, segundo o especialista. Ele explica que as pessoas muitas vezes acabam se enganando com a ilusão da praticidade do recurso e lotam suas mesas e monitores com os papeis grudentos.

“Não só eles podem prejudicar sua organização, como distraem e muito. Volta e meia nosso olhar acaba se desviando para eles e isso mina a produtividade”, explica Cunha.

Acostume-se a se livrar das coisas

O problema não é sua mesa estar repleta de papeis e projetos. O problema é ela estar cheia de materiais de projetos antigos (que devem ser arquivados) ou de projetos futuros (que devem estar em uma gaveta específica). “A bagunça física acaba gerando uma bagunça mental”, diz Cunha. Você acaba confundindo os projetos ou fica ansioso pelo próximo trabalho que terá.

“Além de saber arquivar e guardar, é essencial que a pessoa saiba jogar as coisas no lixo”, afirma o especialista. Para isso, ele sugere que se mantenha uma cesta de lixo grande por perto, para incentivar o costume de se desapegar daquilo que não será mais usado.

Se você é daqueles que têm mais dificuldade em recorrer à lixeira, a sugestão é que se associe a algo legal. “Vale usar uma picotadora elétrica, que muitos acham viciante, ou colocar uma cesta de basquete em cima do lixo, até”, brinca Cunha.