Quando se começa a mexer com programas de escritório, tende-se sempre a dar mais atenção ao processador de texto e à planilha de cálculo. O software de apresentação fica de lado, até porque, para a maioria das pessoas, dificilmente aparece a oportunidade de usá-lo. Um dia, quando ela surge, o jeito é sair correndo e fazer de qualquer jeito. Para que sua primeira apresentação não seja uma dor de cabeça, veja a seguir um roteiro para apresentadores de primeira viagem, elaborado com o PowerPoint 2000.

1 - Escolha o modelo de estrutura
Comece a criar sua apresentação. Acione Arquivo/Novo. Surge a caixa Nova Apresentação. Na orelha Modelos de Estrutura, escolha um modelo visual. O modelo é uma tela de fundo normalmente usada em todas as páginas - ou melhor, slides - da apresentação. Ele dá uniformidade visual ao trabalho. O primeiro slide já está pronto para edição.

2 - Construa o slide de abertura
No slide l, escreva os dados essenciais para a abertura da apresentação - por exemplo, o título, seu nome e a data. Na estrutura desse slide, há apenas duas caixas de texto, uma para o título e outra para o subtítulo. Se você precisar inserir mais uma caixa para incluir um dado adicional, acione Inserir/Caixa de Texto e trace o retângulo com o mouse.

3 - Mostre um resumo dos assuntos
Agora, vamos criar o segundo slide. Você pode fazer isso por vários caminhos. Acione Inserir/Novo Slide, ou então pressione o botão Novo Slide na barra de ferramentas. Ou, ainda, tecle Ctrl+M. Aparece a tela Novo Slide. Desta vez, a estrutura do primeiro (título e subtítulo) certamente já não servirá. Mas o PowerPoint se antecipa e sugere a segunda opção de design. Aceite-a. Ela exibe uma caixa de texto para o título, e outra, grande, para uma seqüência de tópicos destacados por um marcador. Use essa estrutura para apresentar um resumo dos assuntos que você vai discutir durante a apresentação.

4 - Escolha os formatos com critério
Ao criar os slides seguintes, certamente você vai precisar escolher com mais critério a opção de estrutura oferecida na tela Novo Slide. Observe: há estruturas que prevêem apenas texto e outras que prevêem combinações variadas de texto com tabelas, figuras, gráficos e esquemas. A escolha será ditada pelos conteúdos que você quiser incluir no slide. Veja a seguir como inserir objetos multimídia, como figuras e sons.

5 - Ilustre seu trabalho com imagens
Há duas formas de inserir imagens num slide. A primeira é manual. Acione Inserir/Figura e, no submenu, indique a fonte da imagem. Ela pode vir do Clip-art (biblioteca de ilustrações do Office) ou de um arquivo em disco. Também é possível escolher imagens colhidas na coleção de AutoFormas (figuras geométricas oferecidas pelo programa), organogramas e desenhos elaborados com o módulo WordArt. Em qualquer um dos casos, o próximo passo é escolher a figura desejada. A segunda forma de inserir imagens pressupõe que você tenha escolhido uma estrutura de slide que preveja a inclusão de uma figura. No lugar reservado no slide para a figura, você vai ler: "Clique duas vezes para adicionar clip-art". Como você vê, aqui a única fonte da imagem é o clip-art.

6 - Modifique a estrutura do slide
Você escolheu uma estrutura na tela Novo Slide, mas logo percebe que a disposição dos objetos não é a melhor para o caso. É fácil mudá-la: acione Formatar/Layout do Slide, escolha outro esquema e clique em Aplicar.

7 - Em lugar de números, use gráficos
Quando você inclui um gráfico no slide (Inserir/Gráfico), o PowerPoint abre uma planilha de dados para que você digite os valores nos quais seu gráfico se baseará. Inicialmente, o tipo de gráfico é somente o de colunas 3D. Depois de informar os dados, dê um duplo clique no gráfico. Agora, clique nele com o botão direito e acione Tipo de Gráfico. Na nova tela, escolha pizza, linha, área, barra etc.

8 - Que tal usar recursos de som e vídeo?
Também é possível incluir videoclipes na apresentação. Para isso, acione Inserir/Filmes e Sons/Filme do Arquivo. O PowerPoint aceita arquivos de animação de vários tipos, entre os quais AVI, MP2 e MPG. Ao inserir o clipe, o programa pergunta se você quer que ele seja executado automaticamente. Se você responder sim, o filme rodará assim que o slide entrar em cena. Se responder não, ele só será exibido se você clicar nele durante a apresentação.

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