Boa parte dos documentos que antes exigiam papel hoje mal sai da tela. Para se ter uma ideia, a plataforma de assinatura eletrônica do Gov.br acumulou mais de 548 milhões de usos até julho de 2026, segundo o Ministério da Gestão e da Inovação. Contratos, recibos e declarações dependiam de impressão e reconhecimento de firma agora se resolvem todos no digital, o que pode levar à ideia de que não vale a pena ter uma impressora em 2026.

Porém, existem alguns cenários em que ter uma impressora pode fazer toda diferença. Em vez de item obrigatório em qualquer mesa de trabalho, virou uma decisão que depende do quanto o papel ainda faz parte do fluxo de trabalho.

Ainda compensa ter uma impressora em 2026?

Quando há demanda recorrente de documentos físicos. Por exemplo, quem imprime acima de 100 páginas por mês — apostilas, relatórios internos, materiais de estudo, fichas de atendimento —, o custo por página de uma impressora de tanque de tinta fica entre R$ 0,01 e R$ 0,07 com tinta original. Esse valor é menor do que o cobrado por gráficas rápidas e serviços de impressão avulsa, que costumam partir de R$ 0,15 a R$ 0,50 por folha dependendo da região.

Entram nessa lista os escritórios de advocacia, contabilidade, clínicas, imobiliárias e escolas, que mantêm demanda constante de papel e o usam para documentar todo o fluxo operacional. Em logística e e-commerce, impressoras térmicas de etiquetas funcionam como peça do processo de despacho, com uso contínuo e custo baixo por unidade impressa.

Quando não faz sentido ter uma impressora?

Para quem imprime poucas páginas por mês, o investimento inicial — que parte de R$ 800 em modelos de tanque de tinta — pode levar anos para se pagar. Impressoras desse tipo também precisam ser usadas com certa frequência, visto que a tinta precisa circular pelo sistema para que os cabeçotes não entupam.

Sendo assim, equipes que operam em nuvem, usam assinatura eletrônica e não lidam com papel como rotina funcionam sem impressora própria. Quando surge uma exceção — um documento com exigência de cópia física ou uma apresentação que precisa sair impressa —, uma gráfica resolve sem o custo fixo do equipamento.

Qual tipo de impressora faz mais sentido em 2026?

Modelos de cartucho, que dominaram o mercado doméstico por duas décadas, perderam espaço para o tanque de tinta e para a laser compacta.  A vantagem da laser sobre a tanque de tinta está na velocidade de impressão e na secagem instantânea do toner, sem risco de borrão e entupimento por falta de uso. O custo inicial mais alto dessas duas categorias se compensa no rendimento por página e na menor frequência de reposição.

Epson EcoTank L3250

O modelo mais vendido do Brasil na categoria tanque de tinta custa entre R$ 950 e R$ 1.100. Imprime até 4.500 páginas em preto e 7.500 em cores com um kit de tinta de reposição que sai por cerca de R$ 65, o que resulta em custo por página de R$ 0,013. É multifuncional (imprime, copia e digitaliza), tem Wi-Fi e opera pelo app Epson Smart Panel. O ponto de atenção é a ausência de impressão frente e verso automática, ou seja, precisa virar a folha na bandeja.

HP Smart Tank 581

Compete com a L3250 na faixa de R$ 800 a R$ 900, mas se diferencia pelo rendimento de fábrica, pois a tinta que vem na caixa é suficiente para até 12 mil páginas em preto e 6 mil em cores, o que adia a primeira compra de refil. A HP também oferece compatibilidade nativa com AirPrint (impressão direta do iPhone e Mac sem drivers) e conexão Bluetooth, além de Wi-Fi.

Epson EcoTank L4260

Para quem precisa de frente e verso automático sem abrir mão do tanque de tinta, a L4260 é a escolha direta. O preço parte de R$ 1.660, mais alto que a L3250, mas o duplex automático e o visor LCD de 1,44" (que permite cópias e digitalizações sem computador) justificam a diferença para quem imprime documentos longos com frequência. O rendimento é de 7.500 páginas em preto e 6 mil em cores por kit de tinta, com resolução de 5.760 x 1.440 dpi.

Brother HL-L1232W

A laser monocromática mais acessível com Wi-Fi da Brother sai por R$ 1.299 na loja oficial da marca. Não é multifuncional — só imprime —, mas faz isso sem risco de borrão. A folha sai pronta para manuseio, encadernação ou envio. Diferente das tanque de tinta, a laser não entope por falta de uso, o que ajuda quem liga a impressora uma vez por semana a não correr o risco de sair no prejuízo.

Brother DCP-L1652W

Quem precisa de cópia e digitalização no mesmo equipamento laser encontra a DCP-L1652W por R$ 2.049. A multifuncional monocromática tem Wi-Fi e Ethernet (conexão por cabo de rede), o que a torna uma opção para escritórios com infraestrutura fixa. A capacidade de processamento atende até 5 mil páginas por mês, e o toner de alto rendimento reduz a frequência de reposição em comparação com modelos de entrada da mesma linha.