1 - É possível calcular se o quadro de funcionários de minha empresa está adequado ao volume de trabalho? Renan Constantino, de São Paulo

Existem várias maneiras DE chegar a esse resultado. algumas são eficientes, outras nem tanto. Certa vez, alguém me disse que seu método era o seguinte: tirar gente até o pessoal reclamar e, mesmo assim, continuar mais um pouquinho até arrochar. Bem, brincadeiras à parte, vamos aos métodos que podem ser aplicados com bons resultados.

É bom lembrar que o resultado mais positivo para sua empresa de uma avaliação  para calibrar sua equipe à quantidade de trabalho não será a redução de custos ao mandar gente embora, e sim ter processos mais eficientes. E, por consequência, nos quais as pessoas se sintam motivadas para trabalhar porque saberão quais as suas responsabilidades.

A forma mais simples de todas é comparar a quantidade de gente de cada departamento com outras empresas de mesmo porte. Em geral, as consultorias especializadas mantêm um banco de dados com essas informações e podem então fazer comparações bem responsáveis levando em conta o tamanho e o tipo de empresa. Nessa abordagem, é possível detectar se existe alguma distorção mais evidente. 

Outro caminho é fazer uma revisão completa da organização e de processos para eliminar as sobreposições de autoridade e distribuir melhor as responsabilidades. Nesse caso, os processos são repensados e procura-se analisar se existe espaço para a centralização ou a automação do processo — ou parte dele —, e a carga de trabalho fica mais equilibrada entre os postos de trabalho.

Esta última maneira é a mais técnica e costuma apresentar resultados surpreendentes de redução de pessoal, além de trazer resultados melhores para a eficiência dos processos. Em média, esse tipo de abordagem consegue trazer resultados superiores a 20% de redução de custos.

Certa vez, propusemos fazer isso para um governo estadual. Era uma situação atípica, mesmo porque o governador não poderia mandar ninguém embora. Falamos que ele poderia distribuir melhor seus recursos humanos e deixar um quadro desocupado à disposição. Essas pessoas poderiam permanecer estudando por meio de convênios com as universidades locais.

Após alguma conversa, ele topou fazer com uma secretaria. Diminuímos o quadro em 60%. Depois disso, ele não topou fazer o resto. Acho que ficou com receio do tamanho da complicação. Geralmente, quando fazemos esse tipo de trabalho, o ambiente melhora muito, e as pessoas se sentem mais responsáveis, alegres e importantes.

Para que você tenha uma empresa enxuta, ela precisa funcionar bem de ponta a ponta. Invista na gestão. Do contrário, o excesso de trabalho e de equipe será inevitável. Um exemplo disso está na central telefônica do Serviço de Atendimento ao Consumidor (SAC). Se seu produto é de má qualidade ou se você entrega mal, as reclamações se acumulam e não há outra solução a não ser um SAC enorme.

Quer reduzir quadro? Melhore a qualidade de seu produto e serviço. O mesmo vale para seu departamento jurídico. Quem permite o acúmulo de muitas causas contra a empresa deve ter um departamento jurídico enorme.

2 - Gostaria de distribuir participações de minha empresa aos funcionários para que todos se tornem sócios. Como criar barreiras caso um desses associados tenha alguma divergência no futuro e se torne um problema? Como impedir que isso prejudique a empresa? Anônimo

É muito bom ter sua turma como sócia. essa mudança poderá contribuir para estimular uma atitude de dono entre os funcionários. Existem casos em que se verifica que algumas pessoas, por sua própria natureza, têm espírito de dono mesmo não sendo.

Elas tratam todas as coisas positivamente como se fossem suas. No entanto, isso não é a regra. E estimular esse comportamento pode ser fundamental para trazer resultados melhores para sua empresa.

Na hora de bolar um plano para isso, leve em conta que nem todos os funcionários de sua empresa devem ser seus sócios. Recomendo-lhe dar sociedade só a quem, comprovadamente, tem mérito. Isso é meritocracia.

Se você quiser saber quem tem mérito, basta desdobrar suas metas anuais para todos e no fim do ano você vai saber quem é batedor de metas de verdade. Tem muita gente que fala muito e faz pouco — e uma medida objetiva do desempenho é fundamental na hora de reconhecer quem realmente entrega. 

Além disso, seria recomendável observar quem são os que se comportam de acordo com seus valores e aqueles  que não se enquadram. Ser sócio deve ser algo muito importante e de muita honra. Não pode ser para todos. Se for para todo mundo indistintamente, o dividendo vira salário e ninguém dá a importância devida a essa opção. Ser sócio tem de ser status, entendeu? 

Agora, para evitar problemas futuros, recomendo ter uma opção de compra de todas as ações a ser exercida por uma simples decisão de diretoria ou conselho. Uma opção de compra é um simples contrato de compra e venda no qual o comprador da ação se compromete a vendê-la para a empresa quando ela assim decidir. Desse modo, em caso de divergência no futuro, você estará protegido.