Minha empresa precisa (mesmo) de um código de conduta?

Por Eduardo Ordoño, sócio do escritório Romar, Massoni & Lobo Advogados

No mundo moderno, uma empresa criativa, inovadora e sensível à melhoria das condições sociais e ambientais possui um Código de Conduta e Ética.

É por meio desse compilado de regras e normas, que as empresas tornam públicos os princípios e os valores que inspiram os seus negócios, ações e posicionamentos institucionais.

Trata-se de um fenômeno internacional surgido em meados do século XX, em pleno processo de globalização e com o objetivo de tornar o ambiente corporativo mais ético e socialmente responsável.

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Foi confeccionado, inicialmente, para regular o comportamento das empresas multinacionais e suas cadeias produtivas globais, sem descuidar da necessidade de estimular a livre circulação de mercadorias.

Esse movimento nasceu da preocupação com a imagem e os danos que uma propaganda negativa pode causar à marca, em especial em matéria de violação a direitos ambientais e trabalhistas.

Entretanto, com o tempo, os códigos de conduta passaram a ser um grande fomentador de novos negócios, principalmente pela boa imagem e excelente reputação que a sua existência sinaliza ao mercado.

Como elaborar um código de conduta?

Os códigos de conduta caracterizam-se por uma leitura fácil e atrativa, composta por frases curtas, diretas e objetivas. A linguagem deve ser clara e informal. As cores, a logomarca e todas as imagens representativas da empresa devem estar representadas em cada uma de suas páginas.

O tom é de um informativo à sociedade, por meio do qual serão expressos os valores da empresa e que constituem toda a gama de adjetivos que podem ser encontrados nas pessoas que a compõem e nos produtos e serviços disponibilizados no mercado.

Essas normas de comportamento declaram o que é permitido e o que é proibido pela empresa, obrigando os seus sócios, empregados, parceiros e fornecedores, enfim, todos aqueles que agem em nome dela ou que com ela possuem um vínculo contratual.

A empresa precisa se comprometer com o respeito aos direitos humanos e ao meio ambiente, que impulsionam as suas atividades com responsabilidade social e ambiental, mantendo os padrões de qualidade, transparência e cooperação.

Os códigos de conduta devem regular a postura e o modo como os seus prepostos devem se manifestar pessoalmente em seu dia a dia e nas redes sociais, a divulgação do comprometimento da empresa com a precisão nos registros financeiros e contábeis, a exposição do dever de todos com zelo pela imagem, reputação e a propriedade intelectual da empresa.

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Em seu texto, a empresa deve se posicionar contrária a qualquer ato de corrupção, fraude, lavagem de dinheiro, exploração, violência e discriminação (racial, etária, religiosa, de consciência, dentre outras), em harmonia com a legislação nacional e internacional.

Costuma-se estabelecer regras bem claras quanto ao recebimento ou entrega de brindes, presentes e convites.

Os trabalhos análogo ao escravo, infantil e precário devem ser veemente rechaçados em sua carta dirigida à sociedade, cuja proibição é exigida com rigor internamente e nas relações com terceiros.

Os códigos de conduta devem regular as relações da empresa e de seus prepostos com o Poder Público, com fornecedores e parceiros, com organizações sindicais e entidades representativas, com os órgãos de imprensa, com os consumidores e, principalmente, em seus relacionamentos internos.

É muito importante destacar a responsabilidade que é assumida por cada integrante da empresa, notadamente no uso das atribuições como empregado, gestor e sócio, sendo imprescindível informar, de forma clara, as sanções que podem ser aplicadas em caso de descumprimento das normas dispostas no Código de Conduta e Ética e as regras que informam o procedimento de investigação interno.

Quais mecanismos precisam ser criados?

Os mecanismos a serem implementados pela empresa para o cumprimento do código de conduta são:

a) a criação de um canal de comunicação para o recebimento de denúncias dos descumprimentos do código de conduta, reclamações e elogios, preferencialmente constituído por um número de telefone, um e-mail e um link para a inserção de todas as informações, principalmente nas provas (fotos, áudios, declarações de testemunhas etc) e

b) a constituição de um comitê permanente de ética, que pode ser composto, externamente, por uma empresa de auditoria e/ou, internamente, por pessoas eleitas em procedimento a ser definido pela empresa.

Em um primeiro momento, pode parecer que a elaboração do código de conduta e a criação dos mecanismos de fiscalização de seu cumprimento sejam distantes para uma pequena ou média empresa. Contudo, os custos de implementação serão compensados com o aumento do comprometimento interno, a redução dos prejuízos operacionais, a proteção dos bens e patrimônio das empresas e a maior atratividade que a empresa passará a dispor no mercado, conferindo uma reputação e imagem à PME que a destacará dos demais concorrentes.