7 ferramentas de IA para planejar tarefas, reuniões e prioridades sem perder tempo

A quantidade de tarefas, reuniões, mensagens e informações que um profissional precisa administrar diariamente pode dificultar até mesmo atividades simples de planejamento. Nesse cenário, a inteligência artificial pode ser usada não apenas para produzir textos ou responder perguntas, mas também para organizar o trabalho.

Uma pesquisa da Microsoft com 31 mil profissionais em 31 países identificou que trabalhadores são interrompidos, em média, a cada dois minutos durante o horário de trabalho por reuniões, e-mails ou mensagens. O estudo também apontou que quase metade dos funcionários considera a rotina de trabalho caótica e fragmentada.

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1. Notion AI

O Notion AI combina organização de documentos, projetos, tarefas e informações com recursos de inteligência artificial. A ferramenta pode ajudar a transformar informações dispersas em páginas estruturadas, resumir conteúdos e encontrar respostas dentro do espaço de trabalho.

Na prática, um profissional pode usar a ferramenta para transformar anotações de uma reunião em uma lista de tarefas, criar um plano de projeto ou organizar informações de diferentes documentos.

2. Todoist

O Todoist é um gerenciador de tarefas que incorporou recursos de IA para ajudar no planejamento. O AI Assist pode sugerir tarefas, dividir atividades complexas em subtarefas e transformar objetivos mais amplos em ações concretas.

Um exemplo é escrever "preparar apresentação para reunião com cliente" e usar a ferramenta para transformar a atividade em etapas menores, como reunir dados, definir estrutura e revisar os slides.

Além disso, o Todoist pode ser conectado ao ChatGPT. A integração permite consultar, criar e atualizar tarefas e projetos diretamente pela conversa.

3. ChatGPT

O ChatGPT pode funcionar como uma espécie de assistente de planejamento. Em vez de apenas gerar conteúdo, pode ajudar a organizar uma lista de compromissos, estabelecer prioridades e transformar objetivos em etapas.

Um prompt simples seria:

"Tenho estas cinco tarefas para hoje. Considere prazo, importância e tempo estimado e monte uma ordem de execução realista."

Quando conectado a ferramentas de produtividade, ele também pode trabalhar diretamente sobre tarefas existentes, reduzindo a necessidade de alternar entre diferentes aplicativos.

A inteligência artificial pode ser mais útil quando entra no fluxo de trabalho, e não apenas quando é usada para tarefas isoladas.

4. Reclaim AI

O Reclaim usa inteligência artificial para organizar tarefas, hábitos e compromissos dentro da agenda. A proposta é encontrar horários disponíveis para atividades e reorganizar o planejamento quando surgem novos compromissos.

Para um profissional com reuniões espalhadas pelo dia, por exemplo, a ferramenta pode ajudar a reservar períodos para tarefas que exigem concentração.

5. Motion

O Motion combina calendário, gerenciamento de tarefas e planejamento automático. A ferramenta pode reorganizar a agenda de acordo com mudanças de prazo, reuniões e prioridades.

Isso pode ser útil para quem trabalha com várias entregas simultâneas e precisa recalcular constantemente o que cabe no dia.

6. Granola

O Granola é voltado para reuniões e anotações. A ferramenta utiliza IA para estruturar informações registradas durante conversas e transformar anotações em materiais mais organizados.

Para profissionais que participam de muitas reuniões, isso pode facilitar a identificação de decisões, próximos passos e pontos que precisam de acompanhamento.

7. Perplexity

A Perplexity pode ser usada para organizar uma etapa que costuma consumir bastante tempo no trabalho: a pesquisa.

Em vez de começar uma busca do zero, o profissional pode apresentar uma pergunta ou problema e usar a ferramenta para localizar e sintetizar informações de diferentes fontes. O resultado ainda precisa ser conferido, principalmente quando envolve dados importantes para decisões profissionais.

Leia também: aprender a usar IA de forma estratégica pode ajudar profissionais a incorporar a tecnologia às atividades que já fazem diariamente.

Como escolher a ferramenta certa?

A melhor opção depende do problema que está atrapalhando a rotina. Uma forma simples de começar é separar a necessidade:

• Tarefas e prioridades: Todoist
• Documentos e projetos: Notion AI
• Planejamento e agenda: Reclaim AI ou Motion
• Reuniões: Granola
• Pesquisa: Perplexity
• Planejamento personalizado: ChatGPT

O objetivo não é necessariamente usar várias ferramentas ao mesmo tempo. Em muitos casos, uma única ferramenta bem integrada à rotina pode ser mais útil do que uma coleção de aplicativos.

O avanço dessas soluções também acompanha uma mudança no uso profissional da IA. A Microsoft identificou que 67% dos líderes entrevistados já estavam familiarizados com agentes de IA, contra 40% dos funcionários, enquanto 47% dos líderes apontaram a capacitação em IA como uma prioridade para os próximos meses.

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